Certificado digital. Quais as diferenças e como escolher o ideal para sua empresa?

Diferenças entre certificados digitais

Os certificados digitais funcionam como uma senha que verifica a identidade do usuário, empresa ou computador. São utilizados para que seja criado um canal seguro de comunicação, como para emitir notas fiscais.

São disponibilizados por certificadoras, que validam a identidade do portador do certificado e permitem a comunicação de forma criptografada. Eles protegem dados que são trocados online contra roubos ou violações.

Cada certificado é inviolável e não pode ser forjado. Existem diversos tipos de certificado digital, como NF-e, e-CPF e e-CNPJ. 

Conheça os tipos de Certificado Digital

Existem diversos tipos de certificado à venda, e na hora de adquirir, muitas pessoas ficam em dúvida. Veja abaixo os tipos disponíveis:

1) Pessoa física (e-CPF)

É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e permite realizar operações na internet com a mesma validade jurídica que o documento físico. Também pode ser usado em instituições privadas, como já fazem alguns bancos para determinadas transações.

Esse documento digital garante a autenticidade das transações eletrônicas de pessoas físicas. O e-CPF torna possível o acesso a um número cada vez mais maior de serviços em instituições públicas e privadas. É possível utilizar certificado A1 ou A3.

2) Empresas (e-CNPJ)

O e-CNPJ é a versão em formato eletrônico do CNPJ e garante a integridade e a autenticidade das transações de pessoas jurídicas em meio eletrônico. Com o e-CNPJ é possível a empresa fazer procurações e ter acesso ampliado no site da Receita Federal. Disponível nos dispositivos A1 ou A3.

3) Notas fiscais eletrônicas (NF-e)

São feitos especialmente para empresas que precisam assinar as notas fiscais eletrônicas de forma segura e com validade jurídica. Tem a flexibilidade de ser emitido para alguém diferente do representante legal na Receita Federal, como o responsável pela emissão das notas.

É um dos pilares do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que incentiva os contribuintes a trocarem as notas fiscais pelas eletrônicas e facilita a comunicação com órgãos fiscalizadores e administrações tributárias (Receita Federal, Secretaria da Fazenda – Sefaz Estadual etc). É possível utilizar certificado A1 ou A3 e ainda Servidor NF-e sem dispositivo.

Para cada tipo de certificado, é possível escolher também o dispositivo a ser utilizado, que pode ser A1 (arquivo digital) ou A3 (Cartão ou Token).

Certificado digital A1

É um arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador do usuário. Normalmente, sua extensão é .PFX ou .P12 e fica armazenado no disco rígido do computador, assim como a chave privada. Oferece alto nível de segurança.

Para fazer uso do mesmo, é preciso utilizar os dados disponibilizados para efetuar o login, sendo que estes dados ficarão salvos para acessos futuros.

O certificado digital A1 pode ser salvo em uma máquina padrão e ser  instalado em múltiplos computadores, que é a sua maior vantagem. Caso emita notas, por exemplo, poderá utilizar qualquer dispositivo para tal, desde que tenha acesso a internet.

É o certificado indicado para empresas que buscam agilidade.

A validade deste tipo de certificado é de 1 ano.

Principais características

–   Validade de 1 ano;
–   Não necessita o uso de cartão ou token;
– Pode ser salvo em um computador e instalado em diversos computadores simultaneamente;

Certificado digital A3

Este certificado pode ser encontrado em formato de cartão ou token. Por possuir estrutura física, sua chave privada fica instalada dentro do dispositivo portátil, que é bastante seguro, pois toda operação é realizada pelo chip existente no dispositivo. A assinatura digital é realizada através do chip presente nestes dispositivos.

Caso precise utilizar o certificado em outro computador, será necessário inserir o certificado e instalar o mesmo, além de informar os dados de login e senha. Esta é a  desvantagem deste tipo de certificado, visto que pode ser utilizado em um computador ou programa por vez, diminuindo sua versatilidade.

Ele é mais caro que o A1, mas possui validade de até 36 meses, o que melhora a relação custo/ano.

Principais características

– Validade de até 3 anos;
– Por ser um dispositivo portátil, pode ser transportado para qualquer lugar;
– Só pode ser utilizado em um computador por vez;
– É necessário informar a senha para utilização.

Qual certificado é melhor?

Não é possível dar uma resposta definitiva quanto ao melhor certificado, pois varia conforme as necessidades de cada empresa.

O certificado digital A1 tem a vantagem de ser instalado em um computador, porém será possível configurar este para ser utilizado em diversos dispositivos. É um certificado mais ágil.

Já o certificado digital A3 ganha por sua durabilidade, que pode ser de até 3 anos.

O nível de segurança de ambos é totalmente confiável. O que você precisa ficar atento na hora de adquirir o certificado é que, nem todas as máquinas aceitam qualquer certificado. É importante que as empresas que disponibilizam esta solução estejam informadas quanto a isto.

Usabilidade dos Certificados

Os certificados digitais podem ser utilizados para diversas funções:

– Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas

Para uma empresa poder emitir NF-e junto à SEFAZ, ela deve utilizar um certificado digital. No Tiny ERP, será possível configurar tanto o A1, quanto o A3. O tipo deve ser NF-e.

– Consulta e Download de NF-es e XMLs emitidos para sua empresa

Para conseguir monitorar as notas emitidas para seu CNPJ, a fim de evitar notas frias ou conseguir receber todos os XMLs das notas.

– Manifestação do Destinatário

Funcionalidade do SPED que visa proteger empresas de notas indevidas (frias) e ter um maior controle sobre sucessos e insucessos de operações financeiras, a Manifestação do Destinatário permite que você avise a SEFAZ se uma NF-e representa uma operação real, um insucesso ou mesmo uma nota fria.

Como adquirir um certificado digital?

É possível adquirir certificados digitais por diversas emissoras autorizadas pelo governo, como a Certisign, Valid e Serasa.

Para emitir um certificado digital, é necessário que a sua empresa siga os seguintes passos:

– Entre em contato com a certificadora de sua preferência;
– Escolha o tipo de certificado que melhor se aplica à sua situação;
– Para sua empresa emitir ou receber notas, deve ser um e-CNPJ ou NF-e;
– Siga o processo junto à certificadora.

Para configurar seu certificado digital no Tiny ERP, acesse “Vendas > Configurações > Configuração do Certificado Digital”.

Veja o manual, caso necessário.

Caso tenha dúvidas, abra um chamado de suporte em “Suporte > Chamados de suporte” que nosso time irá lhe auxiliar.

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