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Da oportunidade ao sucesso: conheça o case da Casa das Capotas

Da oportunidade ao sucesso: conheça o case da Casa das Capotas

18.03.2021 por Daniela Borsoi em Cases de sucesso do Tiny

A Casa das Capotas é um case de sucesso que utilizou o Tiny ERP para otimizar a rotina do backoffice do e-commerce.

A Casa das Capotas é uma empresa especializada em venda de acessórios para pick-ups, carros e utilitários. Foi fundada na década de 1990 em Bento Gonçalves por Italino Carra, que contou com o auxílio dos filhos Michel e Giovani para dar andamento ao negócio. Hoje, Michel está à frente da operação da empresa e por isso, conversamos com ele sobre sua trajetória e a entrada da Casa das Capotas no e-commerce, momento importante para impulsionar as vendas.

“Para começar, meu pai derrubou uma parede da sala e abriu a empresa”, brinca Michel. Seu pai não sabia bem o que queria fazer, mas a ideia era ser dono do próprio negócio, visto que trabalhou muitos anos como funcionário. 

Até encontrar o segmento certo para empreender, Italino tentou vender diversos tipos de produtos, como materiais de decoração, lareiras e toldos. Por volta de 1997, começaram a surgir as primeiras camionetes, e logo elas se tornaram uma nova alternativa para a empresa que queria construir. “O início foi até engraçado, pois um vizinho nosso precisava de uma capota e não tinha onde comprar. Então meu pai pensou: É uma grande oportunidade, vamos tentar!”, relembra Michel.

Foi com improviso e com vontade de empreender que a Casa das Capotas iniciou. Desde seu início, a empresa está localizada na cidade de Bento Gonçalves, no Rio Grande do Sul. A primeira loja era pequena. Tinha um mezanino que era utilizado para depósito das mercadorias e ainda era oferecido o serviço de instalação para quem precisasse no espaço da loja.

A evolução dos modelos de camionetes também aumentou a diversidade de acessórios disponíveis no mercado, o que possibilitou a ampliação  do mix de produtos que a empresa poderia oferecer. “Na época não existia Facebook para que a gente pudesse divulgar os produtos escolhendo o público alvo. A gente acordava cedo, se deslocava para uma cidade próxima e começava a distribuir panfletos para todos que tinham camionete. Foi a forma que meu pai encontrou para divulgar a empresa”, revela.

O início das vendas online

Em 2005, Michel estava cursando Engenharia Elétrica e um dos seus colegas pediu porque ele não vendia no Mercado Livre. A ideia foi levada adiante e, na primeira semana após criar os anúncios dos produtos, foi vendida a primeira capota. Quando percebeu, Michel estava pagando a mensalidade com as vendas realizadas no Mercado Livre.

Na época, não existia automação de baixo custo para e-commerce. As notas fiscais eram feitas uma por uma, em um processo totalmente manual. O controle de estoque era feito em um papel, onde as quantidades eram apagadas e atualizadas conforme as compras ou vendas.

Michel, Casa das Capotas

O e-commerce da Casa das Capotas foi criado em 2008, através da plataforma Tray, se tornando o principal canal de venda da empresa. Esta plataforma foi escolhida por ter integração com o Mercado Livre. Dessa forma, Michel conseguia centralizar as vendas, facilitando sua rotina. 

Com o crescimento da empresa, o serviço de instalação das peças foi inativado em 2017, e a empresa passou a ter sua operação 100% online.

A evolução das operações

No ano de 2009, Michel estava acabando a graduação e as vendas começaram a aumentar. Em 2011, terminou o mestrado em Processamento de Sinais (DSP), mas entendeu que o mais importante naquele momento era baixar a cabeça e trabalhar no negócio. “De lá pra cá, as coisas foram melhorando. Construímos um pavilhão atrás de nossa casa, que foi a nossa nova sede. Em 2012 nos mudamos novamente para um lugar maior, devido ao crescimento da empresa, e em 2020, passamos por mais uma mudança, que é a sede que estamos hoje”.

No ano de 2012, a empresa começou a utilizar o Tiny para auxiliar no gerenciamento. “Quando começamos a receber de 15 a 20 pedidos diários, percebemos que a rotina deveria ser otimizada”, afirma Michel.  

A operação melhorou com o passar dos anos e o Tiny foi aliado nesse processo. “A empresa começou em uma época onde tudo era mais difícil e manual, em que cada etapa do trabalho era demorada. Era preciso calcular cada frete de forma manual, as pessoas ligavam muito porque tinham medo de comprar, afinal era o início do e-commerce. Isso tudo dava muito trabalho e chegamos a precisar de 12 funcionários na equipe para podermos dar conta. Fomos desenvolvendo processos com o Tiny e isso melhorou a operação”

Com o tempo economizado ao utilizar o Tiny, Michel pode pensar na empresa como um todo, em estratégias de venda, formas de gestão, otimização dos processos e na qualificação da equipe. Entenda como alguns dos processos foram otimizados.

Formação de preços

O recurso de Formação de Preços do Tiny auxiliou a empresa a economizar tempo no dia a dia. Esse recurso tem como objetivo atualizar o custo dos produtos e seu custo médio, bem como gerar o novo valor de venda para os itens,. Antes do Tiny era perdido muito tempo sempre que eram feitas novas compras de mercadorias. 

Logística 

A logística é um dos pontos mais importantes do e-commerce. A Casa das Capotas utiliza a Datafrete integrada ao Tiny para facilitar a gestão dos fretes. É utilizada para rastrear as encomendas e fazer todo o acompanhamento das entregas. Devido ao perfil de carga, a empresa utiliza uma grande gama de transportadoras.

Quando é emitida uma nota fiscal no Tiny, a Datafrete captura as informações do ERP através da API do Tiny. “Com a tecnologia da Datafrete, acompanhamos todos os embarques realizados e, independente do canal de venda, as informações de entrega são atualizadas”, comenta. 

Estoque

A maior parte do estoque da Casa das Capotas fica localizado na sede da empresa, para que esteja sempre disponível para envio quando um consumidor realizar compras. 

Outros produtos são comprados conforme a demanda. Para isso, é utilizado o recurso chamado Sob Encomenda, que permite vendas no e-commerce mesmo sem estoque. Neste caso, as compras são realizadas pela empresa conforme as vendas forem acontecendo. Quando os produtos forem contabilizados em estoque no Tiny, o ERP começa a liberar os pedidos cadastrados como Sob Encomenda.

Para evitar ruptura de estoque, ou seja, a falta de mercadorias para o envio, a empresa utiliza a reserva de estoques do Tiny. Isso significa que, ao receber um pedido, o estoque é reservado para que não seja vendido para outra pessoa. 

Relatórios

“Os relatórios do Tiny são bem organizados e utilizamos em diferentes momentos aqui na Casa das Capotas”. Entre os relatório utilizados, estão o de suprimentos e o de vendas. 

Dessa forma, é possível  saber quantas unidades de cada produto tem em estoque, inclusive seu valor. Também utilizam o relatório de movimentação de estoques, para verificar quais produtos estão sendo mais ou menos vendidos.

Com o relatório de vendas, Michel consegue analisar as vendas conforme o período desejado, baseado em vendas, notas fiscais, situações, entre outros filtros como cliente, produto e canal de venda. 

Fluxo dos pedidos recebidos na Casa das Capotas

Os pedidos originados nos canais de venda são recebidos automaticamente no Tiny através do OMS, um orquestrador de pedidos. “A sincronização automática de pedidos (OMS) é algo bem bacana e faz diferença em nosso dia a dia, pois além de agilizar o processamento de pedidos, consigo manter o estoque dos produtos atualizado em nossos canais de venda, reduzindo a quebra de estoque”, afirma Michel.

Mesmo com situação de pedidos pendente, o Tiny reserva os estoques para que o mesmo produto não seja vendido para duas pessoas. Utilizando a sincronização das situações, a empresa sabe quando os pagamentos foram aprovados e que podem seguir com o processo de despacho.

Com os pedidos no Tiny, Michel conta como é feita cada etapa:

1. Pedido aprovado

Com a mudança de situação para aprovado, o pedido é enviado para separação. Podem ser enviados diversos pedidos de uma só vez.

2. Notas Fiscais

São geradas e autorizadas as notas fiscais dos pedidos, realizando a impressão das DANFES apenas quando a transportadora exigir. Em alguns casos, a empresa consegue utilizar a DANFE simplificada.

A nota fiscal é emitida nesse momento, pois seu número é incluído na etiqueta da separação. Nas vendas também é feito o cálculo automático de volumes conforme os produtos incluídos na venda.

3. Organização

Os pedidos são separados conforme a transportadora que será utilizada, pois muitas mercadorias são grandes e pesadas. Dessa forma, os produtos precisam ser movimentados no estoque apenas uma vez. A empresa utiliza diversas transportadoras, e esta é uma forma de não misturar as encomendas.

4. Separação

No módulo de separação são impressas as etiquetas de separação, que contém dados que podem ser personalizados, como nome do produto, o SKU, o destinatário, número do pedido, localização do produto, transportadora, número da nota e quantidade de volumes.

Na separação, a empresa também utiliza a listagem dos pedidos conforme a localização, para que os produtos sejam encontrados com facilidade. As etiquetas que foram impressas são coladas nos produtos, para posterior conferência.

5. Expedição

São impressas as etiquetas de volume para que sejam coladas nas caixas dos produtos separados. Antes de colar, é feita uma conferência para diminuir as chances de uma mercadoria ser enviada errada.

Com todas as automações realizadas, hoje a empresa trabalha com 10 pessoas no time, além do Michel, seu pai e seu irmão. Giovani ficou responsável por funções administrativas e pelo gerenciamento do setor de assistência técnica, além de participar ativamente nas decisões estratégicas da empresa. 

O Tiny é o coração da operação. Ele nos auxilia, visto que o operador trabalha em um único sistema e qualquer pessoa da equipe sabe o status de um determinado pedido, usando a mesma ferramenta.

Michel, Casa das Capotas

Otimizar a rotina é essencial

De uma oportunidade que surgiu no passado, a família Carra conquistou seu espaço no e-commerce e vem crescendo a cada ano. Desde o início, buscaram a organização para que o negócio pudesse crescer de forma sólida. “Após 28 anos, podemos ver que todo o trabalho e esforço valeu a pena”

Otimizar a rotina é fundamental para o sucesso de um e-commerce. E o ERP é o sistema que te ajuda a centralizar e organizar os processos, mesmo utilizando múltiplos canais de venda para alcançar diferentes públicos. Assim como a Casa das Capotas, outras empresas utilizam o Tiny em seu dia a dia para tornar as tarefas mais ágeis, permitindo que os gestores utilizem seu tempo de forma estratégica.

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