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Moda autoral da Proa e sua rotina com o Tiny ERP

Moda autoral da Proa e sua rotina com o Tiny ERP

10.03.2021 por Natália Zucchi em Cases de sucesso

A Proa é uma marca de moda autoral, que surgiu para atender necessidades de vestuário em dias de muito calor. Conheça sua história de sucesso.

Os primeiros produtos da Proa foram colocados no ar para venda no mês de junho de 2017. Mas seis meses antes, o planejamento estratégico da empresa já havia começado. Traçando cada passo com cores e muita organização, é a Camila Lemos quem está por trás das roupas autorais e leves da Proa.

Jornalista de formação, Camila buscou na criatividade e no propósito de transformar realidades, as razões para abrir seu próprio negócio em Recife, no estado de Pernambuco. Fundou uma marca que vem vestindo com leveza os diferentes cantos do Brasil.  

No contexto da sua virada profissional, Camila chegou a trabalhar com marketing e comunicação, mas sentia que precisava mudar de rumo. Durante um ano, Camila buscou conhecimento em cursos de diversas áreas. Uma delas foi o empreendedorismo, pois, apesar de não ter ideia de abrir uma empresa naquele momento, sabia que era importante ter essas habilidades, mesmo trabalhando como freelancer. 

Neste momento de experimentação, outra área que buscou estudar foi design gráfico. Na faculdade, ela descobriu a estamparia com aquarela e fez cursos relacionados ao assunto. Este foi o primeiro passo para dar início à construção da marca. De desenhos em aquarela criados sem muita pretensão, Camila deu início às estampas florais que hoje estão conectadas à identidade da marca.

Moda como solução e bem-estar

Em Recife, cidade natal da Camila, o clima é muito quente e úmido. Portanto, é desconfortável utilizar roupas pesadas e isso implica não só em tecidos, como em corte e costura. Camila sentia na pele as dificuldades em encontrar roupas ideais para o clima, já que não gosta de usar calça jeans, e as poucas opções do mercado não atendiam seus gostos.

Olhando para um problema pessoal que afetava outras amigas da mesma cidade, Camila propôs seu negócio como solução. A Proa nasceu para criar roupas leves para os dias de muito calor. Esta ideia vem de encontro com a estamparia, que foi aprendida pela Camila durante sua jornada. “Nunca fui ligada à moda, mas queria resolver o problema do calor. Quando criei a primeira estampa, não tinha muita noção do que eu estava fazendo. Quando a estampa estava impressa, eu pensei: Meu Deus, é real agora!”.  E assim a Proa entrava no mercado.

Camila da Proa e uma caixinha de envio

Por ser uma marca de moda autoral, não segue tendências. Começou atendendo as necessidades da cidade do Recife, mas hoje vende para diversos lugares do país. A preocupação é oferecer roupas confortáveis para serem usadas ao longo do dia, que não fiquem grudadas no corpo, que tenham bom caimento e variadas cores e estampas.

O processo criativo é uma arte à parte. A estampa é feita pela Camila com pinturas originais em aquarela. Quando a arte está finalizada, ela digitaliza, faz ajustes no Photoshop, e envia para uma empresa que realiza a impressão nos tecidos. Assim, ela recebe os rolos de tecido estampados na empresa, para que sejam produzidas as peças. 

Hoje, em torno de 12 pessoas estão envolvidas no dia a dia da Proa e a Camila cuida sozinha da gestão. Ela conta com costureiras que produzem as peças, modelistas e ainda mais pessoas prestando serviços como fotografia e contabilidade. 

As vendas sempre foram realizadas de forma online em um e-commerce próprio, pois um dos desejos da Camila era ter melhor qualidade de vida no trabalho, sem uma hora pra começar o dia ou para terminar o expediente. Ela sabia que ia conseguir se organizar no tempo, o que melhorou com a ajuda do Tiny ERP.

Como a Proa otimiza a gestão com o Tiny

A Camila assinou o Tiny para gerenciar sua loja em novembro de 2019. No início, ficou namorando o sistema e entendendo como ele poderia auxiliar no dia a dia da empresa. Assim, o período de um mês, em que pôde conhecer as funcionalidades sem custo, foi de testes e aprendizados. Em janeiro de 2020, realizou as configurações e começou a utilizar de fato para otimizar a rotina. 

O principal canal de venda é sua loja online própria, criada através da plataforma de e-commerce Shopify. Camila realizou a integração com o Tiny, dessa forma ficou mais fácil anunciar os produtos e controlar os pedidos recebidos. 

Quando ela importa os pedidos para o ERP, as informações da compra, do cliente e do produto ficam centralizadas. Assim, as próximas etapas do fluxo do pedido acontecem facilmente, desde a emissão da nota fiscal até a impressão das etiquetas de envio para liberar os produtos para o transporte. 

Otimizando o fluxo dos pedidos

A Camila contou para a gente como conseguiu otimizar o fluxo dos pedidos recebidos utilizando o Tiny. Confira como é essa rotina na Proa:

  1. Recebendo os pedidos: São importados os pedidos de venda do e-commerce, através da integração. É utilizado o filtro de pedidos Pagos para importar apenas os que podem ser enviados. 
  2. Cotação de fretes: O segundo passo é verificar os fretes. Na aba de pedidos, Camila usa a ferramenta de cotar fretes para definir por qual modalidade será feito o envio dos pedidos que optaram pela modalidade de frete fixo que é oferecido. Assim consegue escolher a mais favorável diante do valor fixo pago pelo cliente. 
  3. Notas fiscais: Após definidas as formas de frete, são geradas e autorizadas as  notas fiscais. Uma das funções que a Camila quer testar é a geração de notas fiscais automática para otimizar sua rotina. “Qualquer automação já melhora muito nosso processo aqui!”, conta.
  4. Separação das mercadorias: Na aba de separação é utilizada a lista para separar os pedidos, e cada pedido separado é marcado no Tiny, sem necessidade de imprimir folhas.
  5. Expedição dos pedidos: Com a separação concluída, inicia o processo de expedição, onde é incluída uma expedição conforme a forma de envio e geradas as  etiquetas de transporte. 
  6. Embalagem e caixa de transporte: São coladas as etiquetas de transporte nas caixas e é feito o processo de embalagem, que permite a conferência das mercadorias separadas. Com tudo pronto, as caixas são fechadas e é só aguardar a coleta. 
  7. Coleta: Quando a coleta chega, a expedição é concluída e são enviados os códigos de rastreio para o e-commerce, que por sua vez processa os pedidos e envia os rastreios para os clientes. Assim, o fluxo do pedido é concluído.

Sempre nos preocupamos que a embalagem passe nossa identidade e o carinho com que criamos tudo. Focamos em encantar, para que a cliente receba um presente quando abre a caixa. Como vendemos online, a embalagem é o primeiro contato físico com a nossa marca. Utilizamos caixas que acomodam perfeitamente os produtos, para não balançar e bagunçar no trajeto.

Nossas embalagens não contém plástico, assim diminuímos nosso impacto no meio ambiente. Os itens que acompanham (cartões, papel embrulho, brindes) são produzidos para que sejam utilizados depois, seja para decorar um mural ou fazer um embrulho para alguém. Traremos novidades em breve nesse quesito aqui na Proa. Esse ano queremos que a embalagem seja de fato uma extensão do nosso produto.

Camila, da Proa

Utilizando outros recursos para gestão

“Percebo a importância de contar com um ERP para gestão, pois trabalho sozinha nessa área e é importante ter tudo automatizado. Antes eu controlava via planilha, e a maior dificuldade era que eu não conseguia enxergar o macro. Não conseguia ver além da planilha que estava aberta no momento, nem como foi o último mês e como será o próximo, então não podia tomar decisões com base em dados. O Tiny me proporcionou uma melhor análise e uma visão macro para que eu pudesse seguir em frente”, destaca Camila.  

Ao contratar o Tiny, a Camila comentou que estava de olho no módulo de PDV, utilizado para venda direta ao consumidor. Ela não tem uma loja física, mas este recurso será bem importante para incluir vendas de forma rápida em eventos. “Queremos participar de eventos presenciais quando for possível. É sempre bom encontrar ao vivo quem acompanha a gente. Temos um carinho especial por esses encontros e estamos com saudades” diz Camila.  

Entre os recursos mais utilizados no Tiny, a Camila destacou a emissão de notas fiscais, o fluxo de caixa, controle de estoque, separação e expedição. Para a emissão das notas, Camila utiliza o Certificado Digital modelo A1 instalado no Tiny, o que permite que a emissão seja feita de qualquer dispositivo, sem a necessidade de ficar preso a um computador. 

“O módulo financeiro a gente usa demais. Consigo ver o quanto a gente vendeu e me planejar para as próximas compras. Foi através do fluxo de caixa que consegui ter uma melhor visão dos custos da empresa, o que me deixou mais tranquila durante a pandemia do Covid-19. Eu sei quanto preciso pagar e quanto tenho a receber, uma coisa que eu não tinha domínio antes”, explica.

A Camila conectou os Correios e o Melhor Envio para cotação de fretes e impressão das etiquetas de envio, o que auxilia no processo de expedição. Antes de começar a utilizar o Tiny, a Camila fazia todas as etiquetas de envio à mão, o que era demorado. “Não sei o que seria do nosso dia a dia se não fossem esses recursos do Tiny. A gente chegou a esquecer de enviar pedidos antes de utilizar este recurso. Eu não tinha visão do que eu precisava fazer. Em campanhas como o Dias das Mães e Black Friday, a organização foi fundamental”, destaca. 

Utilizando relatórios na gestão

O Tiny gera diversos relatórios para auxiliar na gestão das empresas. A Camila nos contou quais são os mais utilizados na Proa, para que ela possa tomar decisões assertivas no seu negócio.

  • Visão financeira do estoque: através dele são desenvolvidas estratégias mensais de venda com base no estoque presente. 
  • Fluxo de caixa: é acessado semanalmente. Como as vendas são online e majoritariamente através de gateways, a empresa depende dos prazos e é importante saber quando vai haver entrada de receita, para planejar os investimentos e compras.

    O fluxo de caixa também dá segurança para uma operação sempre positiva e bem planejada. “Em 2020, conseguimos passar pelo período sem produção e sem vendas com acompanhamento constante do fluxo. Assim, criamos uma campanha dedicada a gerar receita para honrar nossos compromissos”, explica. 
  • Balancete: é usado mensalmente para analisar as principais entradas e saídas. Como a operação é enxuta, são analisados sempre os gastos dos custos operacionais, pois a empresa tem metas e teto de gastos em cada categoria que foi definida. Também ajuda a saber de forma concisa e rápida as despesas de venda das saídas no período.
  • Curva ABC: No quesito vendas, utiliza o relatório Curva ABC para analisar os produtos que estão sendo mais bem aceitos e para planejar as produções. “Ter um produto assertivo é super importante pra gente, pois por sermos uma empresa pequena ainda temos pouca variedade. Precisamos fazer as apostas corretamente e esse relatório nos mostra dados importantes”, conta.

Os desafios do ano de 2020

Durante o ano de 2020, devido a pandemia do Coronavírus, a Proa passou por algumas dificuldades, mas deu a volta por cima e se manteve firme. Veja como a Camila conseguiu superar os desafios:

“Minha meta para 2020 era trocar o site e automatizar os processos. A ideia era ter um ano de estruturação e otimização para poder crescer. No início da pandemia, ficamos aflitas porque a gente não sabia o que esperar e havia poucas informações sobre o que era seguro na época. Chegamos a fechar o site e parar todos os envios, diminuindo o ritmo da empresa. Como eu tinha uma reserva financeira, consegui parar nesse momento para pensar sobre como seguir com a produção e enviar os pedidos com segurança. 

Aproveitamos este tempo sem vendas para confeccionar máscaras para doação a fim de proteger quem estava precisando. Dessa forma, conseguimos ajudar e ainda mantivemos as costureiras trabalhando enquanto reestruturava o planejamento.

Nesse mesmo período, desenvolvemos um cartão com vantagens para quem é fã da Proa. As pessoas podiam comprar um crédito com desconto para este cartão e utilizar o saldo durante o ano todo no site. Foi uma forma que encontramos para termos um fluxo de caixa enquanto a gente lidava com as mudanças e redefinia a grade de lançamentos futuros.

Um dos períodos mais delicados foi relacionado ao Dia das Mães. Tínhamos uma coleção grande, mas não havia um clima legal para lançamento. Foi uma decisão muito difícil, em que busquei resgatar o motivo da coleção ter sido criada e uma forma de passar isso com transparência, para que pudesse manter a comunicação e o relacionamento com o público dentro dos valores da marca, que não fosse somente venda por venda.

Então, compartilhando isso com nossa comunidade, acabamos optando por lançar e a coleção foi muito bem aceita. Outra situação que nos aconteceu foi a escassez de matéria-prima para produzir. Como empreendedora, percebi que precisamos ir caminhando e agindo, porque até agora os desafios não acabaram.

Apesar da pandemia, tudo que estava planejado nós conseguimos concretizar fazendo adaptações conforme o cenário. A surpresa foi que a marca cresceu nesse período, pois muitas pessoas compraram as roupas da Proa para se sentirem confortáveis no home office, tendo mais energia para trabalhar. Como um abraço mesmo.

O maior aprendizado desse ano é que ser organizada e planejada vale a pena, mesmo quando se é apaixonada pelo que faz e cria com emoção e intuição. Não podemos controlar tudo, e tem várias situações que vamos precisar ter resiliência e criatividade para lidar com os problemas no dia a dia. Nós não criamos roupas. Criamos arte para vestir e sentir. Sou grata por ter escolhido um negócio pelo qual sou apaixonada e por ter evoluído nesta jornada. Neste ano, pude refletir e ver que estou onde eu deveria estar, com uma comunidade de clientes incríveis.”

A mudança em 2021

“Optamos por uma operação 100% online em 2021, toda unificada no nosso escritório. Queremos centralizar nossas ações e vendas no site, que é um canal que temos total controle. Estamos trabalhando na otimização e automação dos processos, por isso o Tiny é essencial na nossa operação”, explica Camila.

Também queremos estar mais perto das nossas clientes nesta casa online. Acreditamos muito nesse formato e estamos fortalecendo nossa marca e espírito de comunidade aqui. 

Em 2021 mudamos para um novo escritório, que conta com espaço para ampliar estoque e mantê-lo perto da operação, um local para receber os insumos dos nossos fornecedores de forma direta e dar andamento na produção. A mudança veio junto a nossa estratégia de focar no online e unificar a operação. No novo office, poderemos expandir e incluir outros colaboradores também. Estamos focadas no crescimento. 

Camila, da Proa

Ser organizado vale a pena

“O Tiny entrou na nossa empresa em 2020 e não largamos mais. Com uma operação enxuta como a nossa, a automatização de processos é essencial para garantir a velocidade que o fluxo de uma empresa online pede e também para a gente dispor de relatórios automáticos que nos enviem dados. 

Desde a importação dos pedidos até a geração das etiquetas, tudo ficou mais simples com o Tiny. Depois de configurado, basta apenas apertar botões que o fluxo segue seu caminho, tirando todo aquele peso de preencher formulários, fazer retirada manual de estoque e preencher dados das clientes. Além da facilidade, os erros são reduzidos, pois o sistema puxa tudo com base nos dados de compra. É o que a gente precisava para focar nossa energia em criação e crescimento. O backoffice deixamos com o Tiny <3“, destaca Camila.

Manter a rotina de uma empresa organizada é fundamental. Dessa forma, fica claro quais são as etapas de cada atividade, desde o cadastro de produtos e anúncio em um e-commerce até o recebimento e despacho das encomendas. O Tiny organiza a rotina e a deixa mais leve. Dessa forma, o gestor tem mais tempo para focar nas estratégias do negócio, assim como a Camila.

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