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Certificado digital. Como escolher o ideal para sua empresa?

Certificado digital. Como escolher o ideal para sua empresa?

30.01.2018 por Daniela Borsoi em E-Commerce, ERP, Tiny ERP

Existem três tipos de certificado digital, e muitas empresas têm dúvidas na hora da aquisição. Saiba qual escolher.

O certificado digital funciona como uma senha que verifica a identidade do usuário, empresa ou computador. É utilizado para que seja criado um canal seguro de comunicação, como para emitir notas fiscais.

Existem dois tipos, e eles são disponibilizados por certificadoras, que validam a identidade do portador do certificado e permitem a comunicação de forma criptografada. Eles protegem dados que são trocados online contra roubos ou violações.

Cada certificado é inviolável e não pode ser forjado. Existem diversos tipos de certificado digital, como NF-e, e-CPF e e-CNPJ. 

Conheça os tipos de Certificado Digital

Existem diversos tipos de certificado à venda, e na hora de adquirir, muitas pessoas ficam em dúvida. Veja abaixo os tipos disponíveis:

1) Pessoa física (e-CPF)

É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e permite realizar operações na internet com a mesma validade jurídica que o documento físico. Também pode ser usado em instituições privadas, como já fazem alguns bancos para determinadas transações.

Esse documento digital garante a autenticidade das transações eletrônicas de pessoas físicas. O e-CPF torna possível o acesso a um número cada vez mais maior de serviços em instituições públicas e privadas. É possível utilizar certificado A1 ou A3.

2) Empresas (e-CNPJ)

O e-CNPJ é a versão em formato eletrônico do CNPJ e garante a integridade e a autenticidade das transações de pessoas jurídicas em meio eletrônico. Com o e-CNPJ é possível a empresa fazer procurações e ter acesso ampliado no site da Receita Federal. Disponível nos dispositivos A1 ou A3.

3) Notas fiscais eletrônicas (NF-e)

São feitos especialmente para empresas que precisam assinar as notas fiscais eletrônicas de forma segura e com validade jurídica. Tem a flexibilidade de ser emitido para alguém diferente do representante legal na Receita Federal, como o responsável pela emissão das notas.

É um dos pilares do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que incentiva os contribuintes a trocarem as notas fiscais pelas eletrônicas e facilita a comunicação com órgãos fiscalizadores e administrações tributárias (Receita Federal, Secretaria da Fazenda – Sefaz Estadual etc). É possível utilizar certificado A1 ou A3 e ainda Servidor NF-e sem dispositivo.

Para cada tipo de certificado, é possível escolher também o dispositivo a ser utilizado, que pode ser A1 (arquivo digital) ou A3 (Cartão ou Token).

Certificado-Digital
Certificado digital tipo A3

Certificado digital A1

É um arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador do usuário. Normalmente, sua extensão é .PFX ou .P12 e fica armazenado no disco rígido do computador, assim como a chave privada. Oferece alto nível de segurança.

Para fazer uso do mesmo, é preciso utilizar os dados disponibilizados para efetuar o login, sendo que estes dados ficarão salvos para acessos futuros.

O certificado digital A1 pode ser salvo em uma máquina padrão e ser  instalado em múltiplos computadores, que é a sua maior vantagem. Caso emita notas, por exemplo, poderá utilizar qualquer dispositivo para tal, desde que tenha acesso a internet.

É o certificado indicado para empresas que buscam agilidade.

A validade deste tipo de certificado é de 1 ano.

Principais características

–   Validade de 1 ano;
–   Não necessita o uso de cartão ou token;
– Pode ser salvo em um computador e instalado em diversos computadores simultaneamente;

Veja como configurar o Certificado A1 no Tiny ERP.

Certificado digital A3

Este certificado pode ser encontrado em formato de cartão ou token. Por possuir estrutura física, sua chave privada fica instalada dentro do dispositivo portátil, que é bastante seguro, pois toda operação é realizada pelo chip existente no dispositivo. A assinatura digital é realizada através do chip presente nestes dispositivos.

Caso precise utilizar o certificado em outro computador, será necessário inserir o certificado e instalar o mesmo, além de informar os dados de login e senha. Esta é a  desvantagem deste tipo de certificado, visto que pode ser utilizado em um computador ou programa por vez, diminuindo sua versatilidade.

Ele é mais caro que o A1, mas possui validade de até 36 meses, o que melhora a relação custo/ano.

Principais características

– Validade de até 3 anos;
– Por ser um dispositivo portátil, pode ser transportado para qualquer lugar;
– Só pode ser utilizado em um computador por vez;
– É necessário informar a senha para utilização.

Veja como configurar o Certificado A3 no Tiny ERP.

Qual certificado é melhor?

Neste caso, não existe um certificado melhor, mas sim o que vai conseguir suprir as necessidades da empresa. Os certificados apresentados neste artigo podem ser usados por empresas de diversos segmentos, então é preciso analisar e sempre que precisar, solicitar auxílio de um contador. De qualquer forma, conhecer as vantagens e as desvantagens de cada tipo de certificado pode ser de grande ajuda.

O certificado digital A1 tem como maior vantagem a disponibilidade. No caso do Tiny ERP, se o certificado do tipo A1 for instalado nos servidores, a empresa pode emitir notas fiscais em qualquer dispositivo que conectado a internet, inclusive pode ser usado em diversos dispositivos ao mesmo tempo. Além disso, é um certificado mais ágil e que não necessita de um cartão ou token para ser utilizado. Sua desvantagem é ter a validade de apenas um ano, sendo assim é mais recorrente sua atualização.

Já o certificado digital A3 ganha por sua durabilidade, que pode ser de até 3 anos. Outra vantagem é que pode ser levado para qualquer lugar, por se tratar de um dispositivo, mas é preciso instalar este quando for utilizar e poderá utilizar em apenas um computador por vez. 

O nível de segurança de ambos é totalmente confiável. O que você precisa ficar atento na hora de adquirir o certificado é que nem todas as máquinas e sistemas aceitam qualquer certificado. É importante que sua empresa esteja informada quanto a isso para que seja adquirido o certificado correto para cada situação.

Segurança-certificado-digital

Usabilidade dos Certificados

Os certificados digitais podem ser utilizados para diversas funções:

– Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas

Para uma empresa poder emitir NF-e junto à SEFAZ, ela deve utilizar um certificado digital. No Tiny ERP, será possível configurar tanto o A1, quanto o A3. O tipo deve ser NF-e.

– Consulta e Download de NF-es e XMLs emitidos para sua empresa

Para conseguir monitorar as notas emitidas para seu CNPJ, a fim de evitar notas frias ou conseguir receber todos os XMLs das notas.

– Manifestação do Destinatário

Funcionalidade do SPED que visa proteger empresas de notas indevidas (frias) e ter um maior controle sobre sucessos e insucessos de operações financeiras, a Manifestação do Destinatário permite que você avise a SEFAZ se uma NF-e representa uma operação real, um insucesso ou mesmo uma nota fria.

Como adquirir um certificado digital?

É possível adquirir certificados digitais por diversas emissoras autorizadas pelo governo, como a Certisign, Valid e Serasa.

Para emitir um certificado digital, é necessário que a sua empresa siga os seguintes passos:

– Entre em contato com a certificadora de sua preferência;
– Escolha o tipo de certificado que melhor se aplica à sua situação;
– Para sua empresa emitir ou receber notas, deve ser um e-CNPJ ou NF-e;
– Siga o processo junto à certificadora.

Para configurar seu certificado digital no Tiny ERP, acesse “Vendas > Configurações > Configuração do Certificado Digital”.

Veja o manual, caso necessário.

Caso tenha dúvidas, abra um chamado de suporte em “Suporte > Chamados de suporte” que nosso time irá lhe auxiliar.