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O que é backoffice automatizado e quais as vantagens para o e-commerce?

O que é backoffice automatizado e quais as vantagens para o e-commerce?

07.12.2020 por Daniela Borsoi em E-Commerce

Entenda o que é backoffice e como a automatização dos processos pode tornar a rotina mais fluida e com menores chances de erros.

O backoffice, ou retaguarda, corresponde aos bastidores de uma empresa. É tudo que nela acontece, mas que o cliente não consegue enxergar, sendo importante para todos os tipos de negócios, inclusive para e-commerces.

Ele tem como objetivo manter os processos fluidos, alinhados de acordo com a demanda da empresa, gerando um bom desempenho da equipe e consumidores satisfeitos.

Para facilitar o entendimento, observe a seguinte operação de uma loja virtual:

1. Os produtos são anunciados em uma loja própria ou marketplace;
2. A loja recebe o pedido de um cliente;
3. O estoque é atualizado no sistema e nos canais de venda;
4. É realizada a emissão da nota fiscal de venda;
5. Os produtos são separados e embalados para envio;
6. Uma transportadora é acionada para realizar a coleta e entrega do pedido.

Os processos acima citados são consideradas etapas de um backoffice. Independentemente do tamanho de um e-commerce, todas as áreas precisam operar em conjunto para que as vendas sejam organizadas e o processo seja fluido. Por isso a automação das etapas se torna importante. 

Imagine uma loja virtual que realizou uma venda e não deu baixa no estoque. Isso é uma falha no backoffice, e pode fazer com que o produto seja vendido duas vezes, ocasionando um problema. A retaguarda organizada e automatizada de uma loja é fundamental para o sucesso do negócio, pois evita erros.

O backoffice automatizado tem um papel fundamental porque serve de apoio, agilizando e permitindo que os principais procedimentos sejam realizados com rapidez e com menor chance de erros, ainda mais para empresas em fase de crescimento, onde os processos e a quantidade de informação ganham volume. 

Para isso, você pode contar com soluções de gestão e otimização de processos adequadas ao seu negócio, como um ERP.

Vantagens do backoffice automatizado no e-commerce

Para uma gestão interna adequada e precisa, organizar e automatizar os processos do backoffice é fundamental.

As tarefas manuais do backoffice podem ser automatizadas com o uso de um ERP, trazendo maior produtividade e assertividade. Por exemplo: uma empresa de e-commerce precisa ter as informações  de pedidos, estoque, logística e finanças centralizadas, o que facilitaria a operação e o acesso às informações pela equipe em todas as etapas do processo.

Agora, veja algumas vantagens de automatizar o backoffice do seu e-commerce:

Promove a otimização dos processos

Se tudo for sistematizado com um ERP, por exemplo, as tarefas são realizadas de forma mais ágil, com menor possibilidade de erros. As informações ficam reunidas em um só lugar, sem a necessidade do usuário acessar diversos sistemas para concluir tarefas.

Além disso, uma mesma pessoa consegue realizar várias etapas de um processo, como receber os pedidos de diversos canais de venda, cotar fretes e emitir as Notas Fiscais.

Mantém informações centralizadas para facilitar análises

Os negócios produzem grande volume de dados todos os dias. Logo, essas informações geram indicadores que dever ser analisados e avaliados pelos gestores. Como exemplos, podemos citar a compra de produtos conforme a necessidade de estoque para suprir a demanda.

Com isso, aumenta a confiabilidade dos registros e a comunicação entre os setores. Se o ERP for em nuvem, os profissionais autorizados conseguem acessá-los de qualquer lugar. Dessa forma, é mais fácil rastrear as informações de vendas, estoque, finanças e outras.

Auxilia no aumento da produtividade

A produtividade se trata da relação entre a quantidade de itens que foram produzidos e qual foi o tempo necessário para esta ação. Em um contexto empresarial, significa realizar mais atividades em igual ou menor tempo, com a mesma equipe, através de processos rápidos, mas sempre mantendo a qualidade. Automatizar o backoffice entrega esses benefícios ao negócio.

A integração com outros sistemas também aumenta a produtividade. As informações estão sempre atualizadas e disponíveis, sem a necessidade de acessar diversas plataformas. 

Gera redução e maior controle dos custos

Os custos são sempre uma preocupação nas empresas. É preciso analisar quais são os pontos de atenção e buscar oportunidades para evitar problemas financeiros.

No e-commerce, o backoffice organizado pode trazer economia ao diminuir falhas causadas pela falta de organização. Veja alguns exemplos:

  • se um pedido for separado corretamente, não será necessário efetuar trocas, que geram despesas para a empresa;
  • ao controlar os prazos de validade dos produtos, as vendas de itens com data de expiração próxima podem ser incentivadas, havendo menos desperdício de mercadorias;
  • a cotação de fretes faz com que a escolha da transportadora seja ideal, tanto em prazo de entrega quanto em preço;
  • haverá menos gastos em treinamentos de pessoas, uma vez que são poucas as tarefas manuais.

Conclusão

Automatizar processos de backoffice de um e-commerce traz muitas vantagens. Nesse conteúdos destacamos algumas, como otimização dos processos, informações centralizadas para consulta e tomada de decisão, aumento da produtividade e a redução de custos.

Além disso, o backoffice organizado e automatizado de um e-commerce faz com que os processos que envolvem o envio de um pedido sejam mais eficientes e assertivos. 

Para facilitar a organização, você pode contar com a ajuda de um ERP, que centraliza informações e auxilia a empresa a crescer. O ERP é um sistema aliado, que traz funcionalidades para otimizar as atividades de uma empresa. 

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