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Automação de processos: o que você precisa saber sobre o tema

Automação de processos: o que você precisa saber sobre o tema

16.10.2020 por Laika em Emprendedorismo

A automação de processos em uma empresa oferece diversos benefícios, como padronização, diminuição de erros e maior produtividade.

Já pensou não precisar registrar cada venda manualmente? Não ter que fazer o fluxo de caixa todos os dias após o expediente? Ou, então, não ter dúvidas sobre as informações quanto ao controle de estoque? Pois saiba que tudo isso é possível por meio da automação de processos.

Com isso, o seu negócio se torna mais robusto e menos dependente de ações manuais. Isso reduz as probabilidades de erros e perdas, o que também diminui os riscos ligados à atuação no mercado. Assim, fica mais fácil crescer e atingir os seus objetivos.

Afinal, como realizar essa etapa? Continue a leitura e confira o que precisa saber sobre o assunto.

O que é a automação de processos?

A automação de processos é uma solução de gestão de negócios que visa retirar o caráter manual da execução de algumas tarefas operacionais. Para tanto, são utilizadas soluções de gerenciamento e tecnologia, como um ERP, que é capaz de organizar os processos em busca dos resultados desejados.

Ela tem como objetivo agilizar a conclusão de processos e melhorar o desempenho geral do negócio. Para tanto, precisa ser planejada, implementada e acompanhada de acordo com as necessidades específicas da empresa.

Qual a importância da automação de processos?

Quando a automação é feita corretamente, com estrutura e bons recursos, ela é capaz de transformar a maneira como o negócio opera. Com essas vantagens, inclusive, a empresa ganha em termos de continuidade no mercado, diminui as chances de erro, reduz o tempo para cada atividade na operação e consegue focar em estratégias e vendas. A seguir, veja quais são os maiores benefícios dessa mudança.

Aumento da produtividade

Um dos principais aspectos de automatizar as tarefas tem a ver com o aumento do desempenho. Isso acontece, principalmente, devido ao aumento produtivo em todas as áreas automatizadas.

Como diversas tarefas manuais são eliminadas, é possível reduzir o tempo necessário para cumprir certas atividades. Também há um aumento na eficiência das entregas e um direcionamento dos colaboradores para questões mais estratégicas. Assim, seu negócio faz mais no mesmo tempo e melhora os resultados.

Padronização de processos

O aumento de produtividade, inclusive, está relacionado à capacidade de padronização que a automação de processos oferece.

Como tudo acontece de forma padronizada, há como comparar etapas para entender o que tem dado certo, por exemplo. Também é um jeito de entregar consistência para os consumidores e de evitar erros, pois o que é padronizado dificilmente será feito de maneira incorreta.

Redução dos custos

A automação de processos não é um gasto e, sim, um investimento. Isso se dá porque essa é uma forma de reduzir os custos operacionais.

Há um aumento na produtividade e isso economiza tempo, bem como recursos humanos, ou seja, será preciso contratar menos funcionários diante de um crescimento de demanda, por exemplo.

É uma boa alternativa para obter um bom retorno sobre o investimento (ROI) e melhorar o negócio, sendo possível realizar investimentos em novas melhorias.

Diferenciação de mercado

As empresas que não utilizam a tecnologia a seu favor podem ficar para trás. A automação é capaz de gerar resultados muito positivos, inclusive em relação ao contato com os consumidores. Há uma variedade na comunicação, como e-mail, WhatsApp e redes sociais, que podem ser usados para aproximar a empresa de seus clientes.

O aumento na produtividade em tarefas repetitivas direciona os esforços dos colaboradores para questões estratégicas, como o atendimento. Também é possível entregar mais qualidade e consistência, o que atende aos objetivos de quem compra.

Com mais qualidade em geral na operação, o negócio se destaca dos concorrentes, consegue aumentar as vendas e ganha eficiência e robustez.

Quais as melhores práticas de automação de processos?

Não basta implementar a tecnologia para que os processos realmente sejam automatizados. Existem algumas boas práticas que servem para orientar a maneira certa de agir. Veja alguns dos pontos que merecem a sua atenção.

Identificação das necessidades do negócio

Em vez de buscar uma fórmula pronta para a automação, o ideal é reconhecer e atender às demandas da empresa. O objetivo é que a automação se encaixe na rotina do negócio para que os processos sejam realizados de forma fluida.

Por isso, vale a pena reconhecer como o negócio funciona, quais são os seus gargalos, como se destacar da concorrência e assim por diante. Isso ajudará a definir quais recursos escolher para a automação, como deve ser a implementação e quais são os resultados esperados.

Atuar de forma direcionada permite economizar recursos e aproveitar ao máximo as oportunidades disponíveis.

Seleção de ferramentas robustas

Para que o processo aconteça da melhor forma também é essencial contar com os recursos certos para essa transformação. Isso significa que a seleção de ferramentas tem grande impacto nos resultados.

É preciso selecionar ferramentas que entreguem funcionalidades de acordo com as necessidades do negócio. Se você quiser otimizar a gestão da loja física e da loja virtual, por exemplo, o melhor a fazer é ter um sistema que contenha essas funcionalidades.

Realização de onboarding

Outra boa prática envolve o onboarding, processo que acelera a aprendizagem do cliente para utilizar uma ferramenta. É uma forma de aprender a usar os recursos disponíveis e de entender como eles se encaixam em seu contexto.

Considerando isso, vale a pena pensar nessa tarefa como uma maneira de aproveitar ao máximo os recursos disponíveis e entender se a solução atende as necessidades de automação da sua empresa. É assim que é possível evitar a subutilização ou o uso incorreto das ferramentas.

Quais erros devem ser evitados na automação de processos?

Além das boas práticas, é fundamental conhecer quais são as falhas que devem ficar longe dessa mudança. Alguns deslizes, inclusive, são bem comuns e podem causar prejuízos. Por isso, veja quais erros prevenir durante essa transformação de processos.

Focar no preço para implementar soluções

Como dito, a automação de processos é um investimento, mas, frequentemente ela é vista como mera despesa. Como consequência, muitos gestores preferem optar pelas soluções mais baratas — ainda que estejam em busca da melhora nos resultados.

Focar no preço é um erro, justamente porque essa variável não considera a qualidade, os recursos e a adaptação ao seu negócio. Em vez disso, procure a solução de mercado que realmente atende aos seus objetivos, pois isso fará a diferença nos resultados em médio e longo prazo. E ainda, o mercado está cheio de soluções que cabem no seu bolso.

Automatizar todos os processos de uma só vez

Ainda que a intenção seja incorporar a tecnologia ao máximo de etapas possíveis, não é interessante fazer tudo de uma vez. Quando todos os processos se tornam automáticos de uma só vez, não há como controlar os efeitos das mudanças, por exemplo. Também é mais difícil saber onde está o problema ou o que tem sido mais efetivo.

Em vez disso, o ideal é automatizar os processos aos poucos. No caso da gestão de uma loja, por exemplo, você pode começar com um ERP para controlar os estoques e emitir as notas fiscais, depois passa a controlar as finanças e assim por diante.

Essas são dicas para quem já tem uma empresa e deseja começar a automação. Caso você esteja começando seu negócio, a dica é já utilizar um ERP desde o primeiro dia a fim de tornar os processos mais eficazes.

Não treinar os colaboradores

A automação de processos traz uma mudança forte nas tarefas. Não se trata apenas de incorporar a tecnologia e esperar que ela faça tudo sozinha, porque o papel das pessoas ainda é importante. Se o time não tiver os conhecimentos certos, entretanto, todo o processo é prejudicado.

Para não cair nesse erro, o ideal é preparar os times de forma completa. Torne o time parte da mudança e faça treinamentos e capacitações para o uso de ferramentas. Assim, todos os recursos poderão ser explorados a favor do desempenho da sua empresa.

Deixar de fazer a gestão da mudança

Não basta colocar a tecnologia para rodar no negócio e esperar que ela se consolide. É por isso que uma falha é a falta de gestão da mudança. Como visto, a transformação deve ser gradual e bem-estruturada, em vez de abrupta e completa.

Também é preciso acompanhar o que tem dado certo e incentivar as equipes a atuar no novo modelo. O reforço sobre a transformação tem que ser constante, já que o objetivo é consolidar esse novo modelo de trabalho.

Qual o impacto da tecnologia na automação de processos?

Com a automação de processos, sua empresa pode se transformar, para melhor. Para entender melhor por que isso acontece, veja quais são os impactos da tecnologia nessa etapa.

Diminuição dos erros humanos

Um dos principais papéis dos recursos digitais é diminuir a participação humana em certas tarefas e, por consequência, as chances de erros. No caso dos valores e outros dados de vendas, por exemplo, o registro automático impede que ocorram erros. O mesmo acontece com o controle de estoque, com a geração de notas fiscais e assim por diante.

Trata-se de uma solução para evitar a necessidade de refação, o que impede que ocorram prejuízos à produtividade, por exemplo. Também é uma excelente maneira de impedir que prejuízos em decorrência de uma atuação inadequada, como uma nota fiscal emitida no valor errado ou uma cobrança incorreta, que leva à contestação e ao estorno.

Entrega escalável e consistente de resultados

A automação de processos permite que a operação seja escalável. Mesmo se o volume de vendas aumentar, a ferramenta continuará a entregar os resultados esperados, por exemplo. Com processos manuais, seria necessário contratar mais profissionais e, com isso, investir mais.

Mais que apenas manter o nível de produtividade e de eficiência, a tecnologia é importante para a consistência. Então, mesmo que haja um aumento na demanda e na exigência, os processos não vão perder qualidade se forem automatizados com a tecnologia.

Como implementar a automação de processos na empresa?

Para a implementação acontecer corretamente, falta entender quais são os passos essenciais para que tudo dê certo. Por isso, veja quais são os pontos cruciais dessa transformação e torne o seu negócio mais produtivo e eficiente.

Faça um diagnóstico da situação atual do negócio

O ponto de partida é o diagnóstico sobre as condições da empresa. Se você tem uma loja física e pretende expandir os canais de venda partindo para o e-commerce, por exemplo, precisa automatizar tarefas repetitivas referentes ao estoque e aos pedidos. Já se o objetivo for melhorar a gestão financeira, o foco deve estar em registrar informações, usar o fluxo de caixa e gerar relatórios.

Também é interessante fazer um mapeamento de processos. O objetivo é entender como as etapas se relacionam e quais são dependentes das outras. Principalmente, é uma forma de entender onde estão os pontos críticos e quais são as maiores oportunidades para automatizar.

Elabore um planejamento completo de implementação

Depois de reconhecer o cenário atual, é o momento de criar um plano completo para agir corretamente na implementação. Você deve definir quais são os objetivos com a automação de processos e em quanto tempo eles devem ser observados.

Também é preciso criar um plano de ação, como quais serão os recursos implementados e quais processos devem ser automatizados em primeiro lugar. Para acompanhar a etapa, estabeleça indicadores-chave de performance (KPI) que sejam representativos dos objetivos definidos. Entre os principais, estão:

  • tempo médio de execução de tarefa;
  • custo por tarefa operacional;
  • tempo entre pedido e envio do produto ou conclusão do serviço;
  • número de contatos realizados;
  • total de vendas fechadas;
  • taxa de conversão;
  • lucratividade por cliente;
  • Retorno sobre Investimento, entre outros.

Selecione os recursos certos

Com todo o planejamento pronto, é hora de colocar a mão na massa, o que envolve a busca das melhores soluções. Lembre-se do diagnóstico feito inicialmente e estabeleça quais funcionalidades não podem faltar.

A partir disso, defina quais tecnologias e ferramentas são indispensáveis e busque bons fornecedores. A contratação certa é um passo essencial para que a implementação aconteça com todo o suporte de um time especializado.

Faça testes antes de finalizar a etapa

Quando tudo já estiver colocado em prática, o ideal é rodar alguns testes antes de encerrar completamente a etapa. Afinal, o momento antes de concluir a transição é a melhor forma de corrigir problemas e adaptar os recursos para que entreguem bons resultados.

Caso decida usar um sistema de gestão, faça um período de testes para avaliação. Assim, há como saber o que ainda precisa ser ajustado e se a ferramenta tem sido bem-sucedida em entregar o desempenho esperado.

Otimize a automação de processos na rotina

A implementação não termina quando tudo estiver rodando oficialmente. Na verdade, é preciso focar em uma otimização contínua — até porque o mercado é cada vez mais dinâmico e as necessidades também mudam.

O melhor jeito de fazer isso é por meio de um acompanhamento do desempenho e a realização de benchmarking, em relação aos objetivos definidos.

Basicamente, o benchmarking é um referência, como por exemplo, o desempenho do concorrente a ser vencido. Ele pode ser utilizado como parâmetro para analisar os seus resultados. Também é uma forma de definir se os objetivos são realistas, se são irreais ou se estão subdimensionados.

Se algum processo não entregar a performance esperada, é possível fazer as adaptações necessárias. Com tais modificações, a automação de processos será cada vez mais eficiente e consistente.

Quais são as principais soluções de automação de processos?

A automação tem se tornado o caminho preferencial de muitas empresas, já que 3 de cada 4 empresas pretendem investir nessa questão. Em partes, isso se deve à variedade de soluções. São muitas inovações e tendências que se consolidam e que podem ser combinadas. Já que não existe fórmula pronta para todos os negócios, veja algumas das principais possibilidades e entenda como agir.

Automação comercial

Anteriormente, quando o assunto era a automação, o foco estava sempre na indústria. No entanto, agora é diferente e há soluções que são voltadas para a automação comercial.

O varejo de todo o tipo e tamanho pode aproveitar a automação de processos para conseguir um desempenho melhor. É o caso de utilizar um software de gestão, como o Tiny ERP.  Com ele, é possível controlar o estoque, acompanhar as vendas, cadastrar os clientes, integrar a loja virtual e mais. Assim, cria as bases necessárias para concluir a automação, centralizando informações, organizando os processos e aumentando a produtividade.

Análise de dados

A ideia de análise de dados ou Data Analytics envolve questões como machine learning (ou aprendizado de máquina), Inteligência Artificial (IA), Big Data e Business Intelligence. A ideia é utilizar as informações que são obtidas em diversos recursos e meios e encontrar padrões e tendências.

A partir disso, é possível fazer uma previsão de demanda precisa ou mesmo se antecipar ao comportamento do consumidor. O melhor é que tudo é baseado em informações concretas, o que diminui os riscos de erros.

Computação em nuvem

A computação em nuvem ou cloud computing envolve a transferência de dados para um servidor remoto, também conhecido como nuvem. As informações, então, podem ser acessadas de qualquer lugar, pois não ficam armazenadas em equipamentos físicos.

Essa tecnologia permite a criação de recursos como plataformas e softwares online. Em vez de fazer a instalação, basta acessá-los pelo navegador para ter as informações que desejar. Além disso, favorecem a automação de processos, mobilidade e também praticidade na gestão.

Como um sistema ERP pode auxiliar na automação de processos?

Por falar no uso de tecnologia, o sistema ERP é uma alternativa que merece atenção especial. Sigla para Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, é uma ferramenta que registra informações de diversos setores, com praticidade e eficiência.

Com o seu uso, inclusive, é possível ganhar produtividade em diversas rotinas. Pensando nessa questão, veja como um sistema ERP é vantajoso para a automação de processos.

Centralização automática de dados

É possível reunir todas as informações em um só lugar. É uma solução para impedir a chamada pulverização do conhecimento de negócio, em que cada informação está em um lugar.

Esse recurso permite uma visão completa do negócio e de suas áreas. Com essa compreensão ampla, fica mais simples entender onde estão as prioridades e as oportunidades. Além disso, o ERP faz essa centralização de forma completa e contínua, o que reduz o esforço necessário.

Por exemplo, ao automatizar os pagamentos dos pedidos da loja virtual, não é preciso fazer uma conferência manual no site do banco para verificar os valores. Outro exemplo é a baixa automática de estoques ao incluir uma venda. São diversos os recursos de um ERP que facilitam o dia a dia de uma empresa.

Integração de setores

A facilidade de diálogo gerada pela democratização do acesso às informações é essencial para integrar os setores. A área de compras e o time comercial, por exemplo, podem ter acesso às mesmas informações, o que ajuda a criar estratégias de vendas.

Também é uma excelente maneira de gerenciar melhor os recursos disponíveis, como ao encontrar quais produtos vendem bem ou mal e, por isso, merecem atenção extra. Na prática, é uma forma de gerar produtividade e ter máximo aproveitamento de tarefas.

Organização da rotina operacional

É preciso considerar que o sistema ERP é uma boa alternativa para ter uma rotina organizada e estruturada. Ele é dividido em módulos, com foco específico em cada setor de acordo com as tarefas realizadas.

Também há como encontrar as informações categorizadas e disponíveis. Isso evita a perda de dados, a repetição de dados ou a dificuldade em encontrar informações. Com tudo organizado, a automação de processos é melhor e entrega mais resultados.

Apoio à tomada de decisão da gestão

Um sistema ERP tem o importante papel de oferecer dados relevantes para a gestão. Os relatórios financeiros, os registros de vendas ou as informações de estoque são apenas algumas possibilidades que a ferramenta oferece.

Isso é crucial para que a gestão consiga definir qual caminho seguir para alcançar os objetivos. Ele é essencial para a automação de tarefas, justamente porque eleva a produtividade e permite que os profissionais foquem em fazer as escolhas necessárias.

Além de tudo, é um meio de dinamizar a tomada de decisão, já que oferece informações atualizadas periodicamente e que refletem a situação atual do negócio.

Conclusão

A automação de processos envolve a transformação de tarefas manuais e repetitivas em etapas que são realizadas automaticamente. Isso ocasiona diminuição dos erros, de mão de obra, oferece padronização e ainda sobra tempo para que a empresa se preocupe com questões estratégicas. Para isso, são usadas diversas soluções disponíveis no mercado.

Para que tudo dê certo, é preciso ter um bom planejamento e uma implementação com boas práticas e livre de erros. Também é essencial acompanhar as inovações e reconhecer o papel da tecnologia. Nessa etapa, o Tiny ERP pode ajudar, já que oferece organização, centralização e apoio à gestão dos negócios. Te convidamos para experimentar o Tiny e testar o sistema de forma grátis por 30 dias. Aproveite!

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