Bem vindo ao blog do Tiny

DBE: confira o guia completo para obtê-lo

DBE: confira o guia completo para obtê-lo

08.10.2019 por Laika em Emprendedorismo

O processo de abertura de uma empresa requer em alguns processos burocráticos. Conheça os procedimentos neste guia completo sobre o DBE e a aprovação do CNPJ.

Antes de abrir uma empresa, todo empreendedor deve, além de elaborar um plano de negócio consistente, saber quais são as etapas e exigências burocráticas do processo para se tornar pessoa jurídica.

O CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) gera um número que identifica a empresa em todas as bases de consultas correspondentes. Para ter direito ao CNPJ será necessário preencher o DBE ou Documento Básico de Entrada, com dados específicos de inscrição para aprovação do Governo.

O objetivo deste post é elaborar um guia completo para nortear as suas ações relacionadas à abertura ou movimentações enquanto pessoa jurídica. Para isso, é importante entender todos os aspectos que envolvem a utilização e as funcionalidades do DBE.

O que é DBE?

O DBE — Documento Básico de Entrada — é a formalização obrigatória do pedido de abertura da empresa com status de pessoa jurídica. Até que a pessoa jurídica esteja aprovada, não terá permissão para realizar atividade legal e emitir nota fiscal, pois vai infringir a lei e sonegará impostos.

Toda empresa deve ter uma identificação formal para realizar as transações comerciais, financeiras e jurídicas. O CNPJ é o responsável por atribuir a identidade à empresa e permitir que essa movimentação aconteça.

O crescimento da modalidade de prestação de serviços terceirizados aumentou o uso do DBE por profissionais interessados em trabalhar em regime diferente do CLT. Com isso, o número de solicitações de aprovação de CNPJ cresceu consideravelmente nos últimos anos.

Para que serve o DBE?

A receita federal detém o controle sobre o registro do CNPJ e todas as informações correspondentes da empresa. Dados como razão social, nome fantasia, data da abertura, situação cadastral, descrição das atividades primárias e secundárias e respectivos códigos são gerenciados por meio do CNPJ no órgão federal.

Essas ações só são possíveis para um CNPJ devidamente aprovado depois de analisadas as informações contidas do Documento Básico de Entrada. O DBE serve como ponte entre o desejo de uma empresa própria e a concretização do plano de negócios.

A Receita Federal atribui ao DBE uma utilidade que abrange cinco tipos de situação:

  • inscrição;
  • alteração de cadastro;
  • baixa da inscrição;
  • declaração de nulidade de cadastro;
  • restabelecimento da inscrição.

Por que a solicitação do DBE é importante?

Esse é o caminho para a solicitação do CNPJ e formalização da abertura da empresa. Os órgãos públicos acompanham milhares de solicitações recebidas diariamente, utilizando formulários específicos para cada ocasião.

No caso de abertura de uma empresa ou movimentações mais complexas é o DBE que auxilia em todo o processo. Caso a empresa já exista e deseje contratar um profissional liberal para prestar serviços, por exemplo, é o DBE que é utilizado para a criação de um CNPJ para estabelecer esse vínculo de trabalho.

Mesmo que todo o trabalho desempenhado pelo profissional tenha características de liberal, enquanto o CNPJ não for liberado para que o contrato se firme de pessoa jurídica para pessoa jurídica, esse tipo de contratação não existirá.

O que isso quer dizer? Que esse profissional, atuando dentro da empresa, terá status de pessoa física em regime CLT como todos os funcionários. Os riscos trabalhistas são os mesmos ou maiores, pois o profissional estará descoberto por um contrato formal.

Seja para abrir um negócio, seja para atuar como profissional liberal, a legislação sempre atenderá e dará seu amparo a quem optar pela regularidade e transparência das atividades econômicas, tributárias, fiscais e comerciais.

Como solicitar o DBE?

Existe um passo a passo para fazer a solicitação de abertura de CNPJ e o compartilharemos neste guia. O primeiro passo é saber onde solicitar:

  • agências da Receita Federal;
  • inspetorias da Receita Federal;
  • delegacias da Receita Federal;
  • administração Tributária;
  • delegacias especiais de instituições financeiras do Brasil.

No site da Receita Federal você obterá o Programa Gerador de Documentos no CNPJ, que é por onde serão transmitidas as primeiras informações preenchidas no DBE. Depois de acessar o Programa, é necessário preencher a ficha cadastral de pessoa jurídica.

Tenha em mãos documentos como RG, CPF e título de eleitor. Importante: esses documentos devem estar com firma reconhecida em cartório como garantia de autenticidade quando forem entregues em um dos órgãos citados acima.

Os passos seguintes, de preenchimento da ficha cadastral estão bem explicados no site da Receita Federal. São simples, mas requerem atenção do responsável para que as informações sejam transmitidas corretamente — o que evita atrasos ou correções.

Vamos a esses passos no site da Receita Federal – RedeSim, em “Abra sua pessoa jurídica” – serviços.

Passo 1 — Clique no botão Consulta Prévia

A consulta deve ser realizada caso você se enquadre em uma das situações abaixo:

  • abertura (incluindo filiais);
  • alteração de endereço;
  • alteração do nome empresarial;
  • alteração da natureza jurídica;
  • alteração de atividades econômicas;
  • alteração de tipo de unidade;
  • alteração de forma de atuação.

Passo 2 — Coleta de dados, registros e inscrições

A coleta de dados é a etapa em que você fornecerá todas as informações de interesse dos órgãos envolvidos no processo de registro e legalização de pessoas jurídicas, o que possibilita a orientação de alguns órgãos sobre procedimentos específicos.

Os registros são uma análise e arquivamento do ato de constituição de uma pessoa jurídica pelos órgãos de registro, que podem ser a Junta Comercial, os Cartórios de Registro Civil de Pessoa Jurídica ou a OAB.

As inscrições são feitas no âmbito das Administrações Tributárias: Receita Federal, Secretarias de Fazenda Estaduais e Municipais.

As etapas de preenchimento nesse passo são fáceis de concluir. Siga as orientações depois de “Crie sua pessoa jurídica”.

Você será enviado ao Coletor Nacional, onde deve selecionar o estado e a cidade onde deseja abrir sua empresa. Logo após preencha a natureza jurídica, ou seja, o tipo de empresa para a qual solicita o CNPJ.

Para abertura de empresa a consulta prévia de viabilidade é obrigatória e gerará um protocolo que deve ser inserido no campo indicado, permitindo que você avance até a próxima etapa.

Insira o CPF de quem representará a empresa e avance para a página principal do DBE — nessa página você terá acesso aos números de recibo e identificação, que serão solicitados sempre que houver alterações ou consultas.

Outro campo importante surge na próxima etapa para preenchimento. Trata-se do FCPJ (Ficha de Cadastro de Pessoa Jurídica). Clique em Evento e depois em Inscrição de Primeiro Estabelecimento.

Preencha os dados da empresa no campo de identificação e siga para o campo “Atividade Econômica”, preenchendo o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) — informando qual será a área de atividade da sua empresa.

Todas as informações que você preencheu na etapa de viabilidade devem ser transpostas para “Objeto Social”. Logo em seguida, preencha o endereço PJ e os dados para contato direto, bem como o CPF do responsável no espaço “Representante/Preposto”.

Finalize o processo preenchendo os dados do seu contador e, se houver, do sócio no CNPJ solicitado. Conclua em “Finalizar Preenchimento” para gerar um quadro onde você verá o campo com Certificado Digital (o que não será válido para uma empresa ainda não aberta) e avançará em “transmitir”.

Depois da transmissão você visualizará “recibo de entrega de documento” com os números que serão utilizados para consultas ou alterações futuras. O recibo traz o endereço onde os documentos serão entregues em duas vias, que terão destinos diferentes — registro no cartório e entrada na abertura da empresa.

A entrega é protocolada e não deve ser realizada por qualquer pessoa. Algumas exigências são a garantia de idoneidade da criação da empresa e concessão do CNPJ, caso o próprio representante não possa ir pessoalmente concluir a última etapa.

Fique atento à documentação necessária a ser entregue para cada um dos casos possíveis de ação e representação. Caso falte algum documento ou esteja em desacordo com o exigido, o processo não será aceito, o que gera perda de tempo e retrabalho.

Se a pessoa física responsável perante o CNPJ assinar o DBE ou Protocolo de Transmissão:

  • DBE ou do protocolo de transmissão;
  • quadro de sócios e administradores – QSA;
  • cópia autenticada do documento de identificação do signatário;
  • cópia autenticada do ato constitutivo da matriz devidamente registrado no órgão competente, observada a “tabela de documentos e orientações constantes no anexo VIII da IN RFB 1.634 de 06 de maio de 2016″;
  • cópia autenticada da declaração de enquadramento, no caso de inscrição de Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Se a entrega estiver sob a responsabilidade de um procurador e este for o responsável por assinar o DBE ou Protocolo de Transmissão:

  • DBE ou protocolo;
  • cópia autenticada da procuração pública (registrada em cartório) ou particular com firma reconhecida do outorgante (o mandato – procuração – poderá ser outorgado pela pessoa física responsável perante o CNPJ ou por sócio administrador/diretor, com poderes de administração, conferidos no ato constitutivo);
  • cópia autenticada do documento de identificação do procurador para conferência da assinatura, salvo quando reconhecido firma em cartório;
  • quadro de sócios e administradores – QSA;
  • cópia autenticada do ato constitutivo da matriz devidamente registrado no órgão competente, observada “tabela de documentos e orientações constantes no anexo VIII da IN RFB 1.634 de 06 de maio de 2016”;
  • cópia autenticada da declaração de enquadramento, no caso de inscrição de Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Se o administrador não sócio assinar o DBE ou Protocolo de Transmissão:

  • DBE ou do protocolo de transmissão;
  • quadro de sócios e administradores – QSA;
  • cópia autenticada do documento de identificação do signatário;
  • cópia autenticada do ato constitutivo da matriz devidamente registrado no órgão competente, observada a “tabela de documentos e orientações constantes no anexo VIII da IN RFB 1.634 de 06 de maio de 2016″;
  • cópia autenticada do ato que confere poderes de administração registrado no órgão competente. (Na hipótese de delegação constante do ato constitutivo, não há necessidade de apresentar o documento);
  • cópia autenticada da declaração de enquadramento, no caso de inscrição de Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Se a pessoa física ou jurídica for domiciliada no exterior:

  • DBE ou do protocolo de transmissão, assinado pelo representante legal da empresa no Brasil;
  • cópia autenticada da procuração que nomeia o seu representante legal no Brasil;
  • a procuração outorgada no exterior deve ser autenticada por repartição consular brasileira e estar acompanhada de sua tradução juramentada, se redigida em língua estrangeira;
  • se a procuração constar do ato constitutivo, a apresentação do mesmo supre a exigência desse documento;
  • quadro de sócios e administradores – QSA;
  • cópia autenticada do ato constitutivo da matriz devidamente registrado no órgão competente, observada a “tabela de documentos e orientações constantes no anexo VIII da IN RFB 1.634 de 06 de maio de 2016”.

Passo 3 — Licenças

Depois que os documentos forem entregues e você já tiver obtido os registros nos órgãos e inscrições tributárias, a última etapa para a legalização da Pessoa Jurídica é o licenciamento. Trata-se de um procedimento administrativo em que o órgão regulador avalia e verifica o preenchimento dos requisitos de segurança sanitária, controle ambiental, prevenção contra incêndios e pânico e demais exigências previstas na legislação, que autorizam o funcionamento da Pessoa Jurídica.

Se o seu tipo de negócio não exigir um licenciamento, o processo avançará para a próxima etapa, em que você, de posse de toda a documentação, deverá se dirigir a um dos locais descritos acima e iniciar o processo.

A aprovação costuma ser rápida, mas não há um prazo estabelecido. Faça consultas para verificar os status da sua solicitação ou acompanhar o andamento, sempre atento às possibilidades de atualizações ou ocorrências que exijam alguma correção.

Algumas observações, específicas no preenchimento do DBE estão em destaque no site da Receita Federal, por isso, trouxemos também para esse guia:

a) nos casos de inscrição de matriz, indicação, substituição ou exclusão de preposto, o DBE deverá ser assinado pelo representante da pessoa jurídica ou seu procurador;

b) no caso de alteração de representante (evento 202), o DBE deverá ser assinado pelo novo representante da pessoa jurídica, seu procurador ou por mandatário indicado por procuração eletrônica;

c) no caso de renúncia do preposto (evento 240), o DBE deverá ser assinado pelo preposto;

d) podem coexistir para uma mesma pessoa jurídica as figuras de preposto e de procurador, sendo mantidos os seus respectivos poderes. O instrumento de procuração poderá ser público ou particular;

e) em casos de utilização do convênio com a Junta Comercial do Estado de jurisdição do contribuinte é dispensado o reconhecimento da assinatura no DBE;

f) também é dispensado o reconhecimento de firma para órgãos públicos.

g) no caso de inscrição de Microempreendedor Individual, não será gerado DBE.

O quadro 06 do DBE destina-se ao cartório que reconhecer a firma da assinatura aposta no quadro 05.

Nos casos de eventos isolados dos grupos 600 e/ou 800, combinados com os eventos 214 e 218, o sistema não emitirá DBE. O deferimento ou indeferimento será automático pelo Estado e/ou Município conveniado ao Cadastro Sincronizado.

Como consultar o DBE?

Você se lembra dos números de identificação e recibo gerados no passo 2? Para consultar o DBE e verificar o andamento, acesse o campo de consultas CNPJ da Receita Federal inserindo os dez números do recibo ou quatorze da identificação, conforme as orientações no site.

Caso você não disponha de acesso à internet no momento em que precisar de uma consulta utilize a central telefônica da Receita Federal pelo número 146 — siga as orientações até chegar ao atendimento desejado.

Quando cancelar o DBE?

Assim como há motivos para abrir uma empresa e ter um CNPJ, pode ser que chegue o momento de encerrar as atividades e você precise cancelar o DBE. Embora esse seja o motivo mais recorrente, outras também são as causas para o cancelamento.

A expansão da empresa ou incorporação de uma nova sociedade são, também, causas de cancelamento de um DBE para abertura de novo processo. Você poderá solicitar o procedimento pelo site da Receita Federal.

Como fazer o cancelamento da DBE?

Essa é uma dúvida recorrente, pois se há procedimento de abertura há também de encerramento e você deve dar total atenção ao processo para ficar quite com a Receita Federal e demais órgãos.

O processo é simples e rápido — entre no site do órgão e vá até a opção de cancelamento. Os números que você utilizou para consultar o processo de abertura devem ser novamente utilizados no encerramento.

Antes de executar a ação certifique-se de que está tudo correto com o processo que vigorou até o momento, ou seja, verifique a situação cadastral do DBE para não deixar pendências e ter transtornos no futuro.

MEI está dispensado?

Todo o processo para MEI é realizado no Portal do Empreendedor, diferentemente do campo de acesso para outros tipos de empresas. A tratativa para esse tipo de CNPJ é diferente, logo, não se enquadra nas exigências de apresentação do DBE.

Mas, vale lembrar, que caso um empreendedor que é MEI deseje constituir outro tipo de empresa ou fazer reenquadramento em função das alterações no faturamento, deverá atentar para novas atividades ou tipo de empresa e informar à Receita Federal através do Documento Básico de Entrada.

Não se esqueça de manter sempre os dados cadastrais atualizados na base da Receita Federal. Qualquer alteração deve ser comunicada e o DBE é o formulário utilizado nesses casos.

Quando o CNPJ é autorizado e a empresa passa a utilizá-lo nas operações de compra e venda, certamente pessoas físicas e jurídicas serão envolvidas nesse processo — a emissão de nota fiscal, de nota de devolução, o cadastro para compras ou registro de um empregado.

Todos esses procedimentos requisitam o CNPJ para identificar a empresa e podem ser afetados de alguma forma. Caso o seu cadastro esteja irregular ou pendente de qualquer alteração, pode barrar o processo.

Por fim, esse guia vem mostrar que criar uma empresa, seja para prestar serviços, seja ofertar produtos, há um longo caminho a ser percorrido. A etapa de conquista do CNPJ é o início de uma jornada desafiadora.

Aproveite o período de espera da aprovação para pensar em ferramentas que facilitem os processos da empresa, como o tipo de sistema ERP (Enterprise Resource Planning) adequado para o negócio que pretende abrir. Existem sistemas — ERP cloud ou ERP local — que são bastante eficientes para auxiliar na emissão de notas fiscais, controle de estoques e finanças e todas as atividades operacionais resultantes das vendas.

Se o objetivo for a abertura de uma loja para comercialização de produtos, você deve pensar nos melhores canais de vendas e caso opte por vender online, é preciso pensar na criação do site e como será o ambiente para proporcionar ao cliente uma experiência diferenciada de compras.

Um bom planejamento compreende boa parte do sucesso de uma empresa. A base de dados deve ser bem organizada e controlada para transmitir ao cliente a segurança para entrar na sua loja e efetivar as compras.

Depois que o DBE for encaminhado e que o CNPJ for aprovado e liberado para início das atividades, seus pensamentos estarão voltados para uma nova etapa de sucesso e bons negócios.

Esse guia foi elaborado pensando na importância que um empreendedor deve dar à legalidade de uma empresa para iniciar de forma positiva e amparada, qualquer tipo de negócio.

Atuar corretamente é estabelecer desde o primeiro contato com o cliente, uma relação de credibilidade. Ter registro é uma prática séria e saudável que abre vantagem competitiva e aumenta a visibilidade da marca.

Enxergue o DBE como o documento raiz que nasce de um projeto e de uma idealização de negócios, que ganha força assim que a empresa recebe a aprovação para o CNPJ e logo se torna a personalidade jurídica e identidade corporativa de acesso comercial ao mercado.

Esperamos que não apenas este guia, mas todos os conteúdos do nosso blog estejam contribuindo para aumentar os seus conhecimentos sobre negócios.