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A importância do ERP para as empresas

A importância do ERP para as empresas

06.02.2018 por Daniela Borsoi em ERP, Tiny ERP

O ERP é um sistema integrado de gestão que organiza a rotina de uma empresa, tornando dados de diferentes departamentos claros, centralizados e acessíveis a toda equipe.

As empresas estão sempre superando desafios. Para o e-commerce, não é diferente. Estamos na era digital, então, o ideal é largar o famoso caderno de anotações e partir para a digitalização de dados importantes para a organização.

Existem ferramentas que facilitam esse processo, pois centralizam todas as informações necessárias: os sistemas ERPs. Acompanhe a leitura deste artigo para entender em detalhes a importância do ERP nas empresas e como escolher uma boa ferramenta.

O que é um sistema ERP?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning(planejamento dos recursos da empresa). Com ele, é possível englobar os dados e processos de uma organização em apenas um sistema, o que facilita na hora da tomada de decisões.

De forma geral, esse tipo de sistema surgiu com o intuito de integrar diversos departamentos de uma empresa. A razão é simples: essa união possibilita a otimização dos processos, além de um armazenamento mais seguro das informações.

Normalmente, os sistemas são modulares e podem ser adaptados conforme a necessidade dos clientes. Alguns são customizáveis, outros já têm módulos disponíveis conforme as diferentes demandas das empresas. Os módulos mais comuns são os de finanças, suprimentos, vendas, serviços e integração de e-commerce.

Por meio de um sistema ERP, a comunicação se torna mais ágil e com menor custo. Hoje, os ERPs estão cada vez mais democratizados e acessíveis aos micro e pequenos empresários. Uma gestão profissional, por meio do ERP, deixou de ser utilizada apenas por empresas de grande porte.

Qual é a importância do ERP nas empresas?

A principal razão que leva pequenos e médios empreendedores a adquirirem um sistema ERP é a melhora na organização. Manter uma rotina nos processos é fundamental para que tudo saia conforme o planejado e sem surpresas. Trata-se também de uma forma de otimizar o tempo, visto que tudo estará disponível de forma centralizada e acessível.

Não será necessário utilizar um grande espaço na empresa para guardar arquivos. Esses podem ser incluídos diretamente no sistema, a fim de alimentar e facilitar a hora de gerar relatórios.

Utilizar um ERP também diminui o tempo gasto nos processos. Muitas funcionalidades são automáticas, e as que não são tornam-se possíveis com poucos cliques, sem sair do sistema. Com a automatização de tarefas que eram totalmente manuais, sobra mais tempo para que a equipe se concentre em outras atividades.

A organização vinda do uso de um sistema ERP gera a diminuição de erros. Todas as informações passam a ser centralizadas, e a chance de algo não estar correto é pequena, o que facilita o trabalho do gestor na hora de encontrar inconsistências e corrigi-las rapidamente.

tomada de decisões também se torna mais fácil quando se tem dados concisos. Todas as informações estarão em um só lugar, o que facilita na hora de gerar relatórios e decidir quais produtos devem ou não ser comprados, quais os melhores fornecedores, quantos clientes estão inadimplentes, quanto sua empresa está pagando de impostos, entre muitos outros dados importantes.

Outro fator que está levando micro e pequenas empresas a contratarem um ERP é o seu baixo custo. Existem diversas empresas de ERP, e algumas oferecem planos que cabem no bolso dos mais diversos tamanhos de organizações. Outra vantagem é que, além desse baixo custo, podem não cobrar taxa de implementação/contrato, bastando criar uma conta e utilizar. O Tiny ERP funciona com assinatura mensal sem custo de implementação ou carência, por exemplo.

Quais são as vantagens de um ERP?

Abaixo, reunimos as principais vantagens de escolher um ERP para fazer a gestão de uma empresa:

  • padronização da rotina;
  • organização de dados;
  • diminuição do tempo gasto para cada atividade;
  • automatização de tarefas;
  • diminuição de erros;
  • centralização das informações;
  • facilidade na tomada de decisões;
  • aumento de tempo nas ações que geram resultado;
  • baixo custo operacional;
  • melhor controle na gestão.

Como escolher a melhor ferramenta de ERP?

Antes de adquirir um ERP, é interessante criar uma conta e utilizá-la de forma gratuita pelo tempo fornecido por cada empresa. Essa é a melhor forma de analisar se a ferramenta suprirá as necessidades da organização.

Além das funcionalidades, verifique as formas de ajuda do sistema, como suporte e manuais. Esses serão pontos fundamentais, caso você tenha alguma dificuldade no processo. Veja, abaixo, outras dicas para escolher a melhor ferramenta.

Verifique as funcionalidades do ERP

As funcionalidades fornecidas por um sistema de gestão ERP variam e exigem a verificação cuidadosa do responsável por adquirir essa ferramenta. Gerenciamento de estoque, controle de pedidos, emissão de notas fiscais, entre outras funções, devem ser analisadas de acordo com o segmento e as necessidades do negócio.

Priorize servidores que oferecem planos flexíveis e um período de experimentação gratuito. Dessa forma, é possível testar todas as funcionalidades de um sistema e garantir que ele é o ideal para a sua empresa, sem se prejudicar financeiramente.

Quanto aos planos que oferecem módulos extras, essa é uma garantia que lhe permitirá melhorar a atuação do sistema na rotina da sua empresa, mas sem mudar de plano.

Converse com outros clientes

Entenda como o servidor do sistema ERP atua em outras empresas, se ele cumpre as necessidades dos negócios e, principalmente, se tem um serviço de suporte funcional e resolutivo.

Essa busca pode ser feita nos sites de busca, em redes sociais e até entre os seus parceiros de negócio. Ter uma equipe especializada ao lado da sua empresa fará toda a diferença na usabilidade da nova ferramenta.

Analise o custo-benefício

Na hora de pesquisar os diferentes sistemas de ERP, verifique a disparidade entre o que é oferecido e os preços cobrados. Hoje, tudo que é essencial para um e-commerce atuar de maneira rápida e funcional pode ser adquirido com custos reduzidos e suporte de qualidade. Portanto, não tenha prejuízos e escolha o melhor para a sua empresa.

O ERP nas empresas passou a ser uma necessidade, pois é a maneira de lidar com um grande fluxo de dados internos. Ao verificar os principais pontos na hora de adquirir um ERP, se tudo estiver de acordo, contrate o serviço e faça uso dos recursos para auxiliar a sua equipe a crescer.