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A importância do sistema ERP para as empresas

A importância do sistema ERP para as empresas

06.02.2018 por Daniela Borsoi em ERP, Tiny ERP

Entenda a importância do sistema ERP para as empresas e como escolher uma boa opção para o seu negócio.

As empresas estão sempre superando desafios. Para o e-commerce, não é diferente. Estamos na era digital, então, não faz muito sentido usar caderno de anotações ou planilhas para o controle de informações importantes.

Existem ferramentas que facilitam esse processo, pois centralizam todas as informações necessárias: são os sistemas ERP. Acompanhe a leitura deste artigo para entender em detalhes a importância do sistema ERP nas empresas e como escolher uma boa ferramenta.

O que é ERP?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning (planejamento dos recursos da empresa). Com ele, é possível englobar os dados e processos de uma organização em apenas um sistema, o que facilita na hora da tomada de decisões.

De forma geral, esse tipo de sistema surgiu com o intuito de integrar diversos departamentos de uma empresa. Essa união possibilita a otimização dos processos, além de um armazenamento mais seguro das informações.

Por meio de um sistema ERP, a comunicação se torna mais ágil e com menor custo. Hoje, os ERPs estão cada vez mais democratizados e acessíveis aos micro e pequenos empresários. Uma gestão profissional, por meio do ERP, deixou de ser utilizada apenas por empresas de grande porte.

Qual é a importância do sistema ERP nas empresas?

A principal razão que leva pequenos e médios empreendedores a adquirirem um sistema ERP é a melhora na organização. Manter uma rotina nos processos é fundamental para que tudo saia conforme o planejado e sem surpresas. Trata-se também de uma forma de otimizar o tempo, visto que tudo estará disponível de forma centralizada e acessível.

Não será necessário utilizar um grande espaço na empresa para guardar arquivos. Esses podem ser incluídos diretamente no sistema, a fim de alimentar e facilitar a hora de gerar relatórios.

Utilizar um ERP também diminui o tempo gasto nos processos. Muitas funcionalidades são automáticas e as que não são tornam-se possíveis com poucos cliques, sem sair do sistema. Com a automatização de tarefas que eram totalmente manuais, sobra mais tempo para que a equipe se concentre em outras atividades.

A organização vinda do uso de um sistema ERP gera a diminuição de erros. Todas as informações passam a ser centralizadas e a chance de algo não estar correto é pequena, o que facilita o trabalho do gestor na hora de encontrar inconsistências e corrigi-las rapidamente.

A tomada de decisões também se torna mais fácil quando se tem dados concisos. Todas as informações estarão em um só lugar, o que facilita a geração de relatórios e a capacidade de decidir quais produtos devem ou não ser comprados, quais os melhores fornecedores, quantos clientes estão inadimplentes, quanto sua empresa está pagando de impostos, entre muitos outros dados importantes.

Outro fator que está levando micro e pequenas empresas a contratarem um ERP é o seu baixo custo. Existem diversas empresas de ERP e algumas oferecem planos que cabem no bolso dos mais diversos tamanhos de organizações. Outra vantagem é que, além desse baixo custo, podem não cobrar taxa de implementação/contrato, bastando criar uma conta e utilizar.

Em resumo, podemos falar que a importância de um sistema ERP se dá por alguns benefícios:

  • padronização da rotina;
  • organização de dados;
  • diminuição do tempo gasto para cada atividade;
  • automatização de tarefas;
  • diminuição de erros;
  • centralização das informações;
  • facilidade na tomada de decisões;
  • aumento de tempo nas ações que geram resultado;
  • baixo custo operacional;
  • melhor controle na gestão.

Quais são os principais módulos de um ERP?

Por ser uma ferramenta que atua de maneira estratégica para a gestão do negócio, um ERP é composto por módulos, relacionados a cada um dos processos a serem administrados.

Algumas soluções são customizáveis, ou seja, a empresa pode escolher com quais módulos deseja trabalhar. Conheça os principais.

Finanças

A geração de dados e de relatórios sobre o financeiro é uma funcionalidade importante. Com essa função, é possível ter um controle maior das contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e DRE, por meio de uma visão global de todas as movimentações.

Gestão de pedidos

O módulo de gestão de pedidos permite ter uma noção clara de tudo que foi vendido, além do maior controle do faturamento. A empresa consegue centralizar o recebimento de diversos canais de venda, como loja online própria, marketplaces e loja física, evitando acessar diversos sistemas para verificar as vendas.

Emissão de notas fiscais

Investir em um sistema que permita a emissão de notas fiscais é uma boa ideia. Essa é uma das rotinas que mais demandam tempo se a empresa não utilizar um ERP. Com o uso de um sistema, a geração e emissão de notas fiscais é feita em poucos cliques. 

Gestão de compras

Para e-commerces que trabalham com produtos fornecidos por outras pessoas e empresas, é interessante ter um módulo para administrar as compras.

Isso significa que o gestor terá uma visão ampla do recebimento dos produtos e dos contatos com os fornecedores, evitando a falta de um item importante e fazendo os pedidos com a empresa que traga o melhor custo-benefício, em um prazo de entrega ideal.

Gestão de estoque

Com um controle preciso do estoque, é possível evitar a falta de um item importante e coordenar as compras para a melhor data e na quantidade adequada, evitando quebras de estoque.

Assim, é possível garantir um bom atendimento aos clientes, sem a preocupação de capital parado no estoque.

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Quais problemas de gestão o ERP ajuda a resolver?

Administrar um negócio, seja físico ou digital, não é uma tarefa fácil. Os gestores encontram uma série de dificuldades que precisam ser resolvidas diariamente, para que a empresa continue a funcionar. Confira os impasses que um sistema de ERP ajuda a contornar.

Dificuldade em atender o cliente com rapidez e segurança

Os consumidores de hoje querem respostas cada vez mais rápidas. O segredo para alcançar um tempo de atendimento que atenda às expectativas é a automação de processos, por meio de soluções digitais confiáveis.

Entre as facilidades que a automação oferece, estão a visualização do status do pedido, o estoque disponível, a consulta do número de rastreamento, entre outras.

Além de proporcionar essa automação, o ERP traz várias informações que dão suporte para um atendimento mais personalizado. Esse é um ponto importante para a fidelização de clientes.

Controle de estoque errado

Um controle errado de estoque traz sérios prejuízos à imagem da loja virtual. Imagine um cliente que faz a compra, tem o pagamento processado e depois recebe a mensagem de que o produto não está disponível para envio?

Por mais que seja feito o estorno, dentro do que o Código de Defesa do Consumidor prevê, essas ocorrências frustram a experiência do cliente e estimulam a busca pela concorrência.

Decisões equivocadas por falta de dados

A geração de dados trouxe uma enorme vantagem para as empresas, que agora podem se basear nessas informações para entender melhor os clientes e a concorrência. Com isso, é possível tomar decisões mais acertadas, com clareza.

Sem uma boa solução de ERP, o gestor não tem essas referências para trabalhar e precisa administrar a empresa sem tanta segurança, com uma compreensão limitada do cenário.

Essa falta de visão pode levar a decisões equivocadas, capazes de comprometer a sobrevivência do negócio.

Falta de segurança nos dados

A segurança da informação é um aspecto essencial para qualquer empresa, reforçada com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Caso ocorra o vazamento de referências sensíveis sobre o seu cliente, como endereço, telefone e número de cartão de crédito, a responsabilidade é sua.

Um bom sistema de ERP promove uma proteção maior dessas informações, bloqueando ataques maliciosos e permitindo o controle do acesso.

Ocorrências de não conformidade

Já que a LGPD foi citada, vale lembrar que há uma série de outras normas e regulamentações que regem o comércio virtual. Essas regras vão desde a política de devolução do produto, até a emissão de notas fiscais e pagamento correto de impostos.

Com um bom fornecedor de ERP, a empresa consegue controlar os processos com eficiência e evitar erros capazes de causar problemas com a fiscalização ou até mesmo reclamações de clientes.

Lembre-se que a conformidade de qualquer negócio é fundamental para uma boa imagem, seja para novas vendas ou para parcerias.

Desconexão com canais de vendas

Uma estratégia interessante utilizada por diversas empresas é o uso de diferentes canais de venda para a oferta dos produtos, aproveitando as possibilidades que a loja virtual própria e os marketplaces oferecem.

Porém, essa abordagem traz uma dificuldade, a de centralizar as informações de estoque e de faturamento, para uma gestão apurada e centralizada. Isso traz dados de faturamento dispersos e a falta de controle adequado do estoque, entre outras complicações.

Um bom ERP permite a integração de todos esses dados, dando ao administrador uma visão bem mais clara do negócio.

Problemas na atualização de preços

Atualizações de preços são necessárias e inevitáveis. Em muitos casos, as empresas praticam preços diferentes entre loja física, e-commerce próprio e marketplaces. Isso porque os custos para vender em cada um desses canais é diferente.

Com um ERP, fica mais fácil enviar e atualizar os preços para múltiplos canais de venda, sem necessidade de alteração individual em cada produto.

Falhas no fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos pontos mais importantes de uma boa gestão financeira. Sem saber exatamente quanto de dinheiro entra e sai da sua loja, fica difícil pensar nas próximas ações ou até mesmo entender se a empresa está dando retorno.

O mesmo vale para o demonstrativo de resultados (DRE), que mostra as movimentações do negócio, com lucro e prejuízo.

Ter uma solução que traga essas informações de maneira clara é fundamental para uma administração consciente. A partir desses dados, o gestor consegue pensar em novas estratégias e decidir os rumos da sua empresa com consciência.

Como escolher a melhor ferramenta de ERP?

Antes de adquirir um ERP, é interessante criar uma conta e utilizá-la de forma gratuita pelo tempo fornecido por cada empresa. Essa é a melhor forma de analisar se a ferramenta suprirá as necessidades da organização.

Além das funcionalidades, verifique as formas de ajuda do sistema, como suporte e manuais. Esses serão pontos fundamentais, caso você tenha alguma dificuldade no processo. Veja, abaixo, outras dicas para escolher a melhor ferramenta.

Verifique as funcionalidades do ERP

As funcionalidades fornecidas por um sistema de gestão ERP variam e exigem a verificação cuidadosa do responsável por adquirir essa ferramenta. Gerenciamento de estoque, controle de pedidos, emissão de notas fiscais, entre outras funções, devem ser analisadas de acordo com o segmento e as necessidades do negócio.

Priorize servidores que oferecem planos flexíveis e um período de experimentação gratuito. Dessa forma, é possível testar todas as funcionalidades de um sistema e garantir que ele é o ideal para a sua empresa, sem se prejudicar financeiramente.

Quanto aos planos que oferecem módulos extras, essa é uma garantia que lhe permitirá melhorar a atuação do sistema na rotina da sua empresa, mas sem mudar de plano.

Converse com outros clientes

Entenda como o servidor do sistema ERP atua em outras empresas, se ele cumpre as necessidades dos negócios e, principalmente, se tem um serviço de suporte funcional e resolutivo.

Essa busca pode ser feita nos sites de busca, em redes sociais e até entre os seus parceiros de negócio. Ter uma equipe especializada ao lado da sua empresa fará toda a diferença na usabilidade da nova ferramenta.

Participe da Comunidade do Tiny ERP no Facebook, converse com usuários do sistema e troque experiências.

Analise o custo-benefício

Na hora de pesquisar os diferentes sistemas de ERP, verifique a disparidade entre o que é oferecido e os preços cobrados. Hoje, tudo que é essencial para um e-commerce atuar de maneira rápida e funcional pode ser adquirido com custos reduzidos e suporte de qualidade. Portanto, não tenha prejuízos e escolha o melhor para a sua empresa.

Concluindo

O ERP nas empresas passou a ser uma necessidade, pois é a maneira de lidar com um grande fluxo de dados internos. Ao verificar os principais pontos na hora de adquirir um sistema ERP, se tudo estiver de acordo, contrate o serviço e faça uso dos recursos para auxiliar a sua equipe a crescer.

Se tratando da importância de um sistema ERP, podemos destacar a centralização das informações, a otimização do tempo e a maior facilidade para tomada de decisões. Os dados reunidos tornam os processos mais fáceis.

O Tiny ERP, por exemplo, organiza a rotina das empresas. Com ele, você centraliza as vendas de sua loja virtual e marketplaces, controla os estoques, emite as notas fiscais, fica de olho nas finanças, entre outros recursos. Tudo em um só lugar.

Crie sua conta e utilize gratuitamente por 30 dias. Assim, consegue verificar se o sistema para gestão do Tiny atende as necessidades de sua empresa.

Boas vendas!