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O que é ERP e qual seu papel na gestão do e-commerce

O que é ERP e qual seu papel na gestão do e-commerce

24.04.2019 por Daniela Borsoi em ERP

Manter a rotina de uma empresa é fundamental, e o sistema ERP tem um papel fundamental nesse processo.

Manter a rotina de uma empresa é fundamental e o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tem um papel importante nesse processo. Além do trabalho otimizado da equipe, as informações são mais confiáveis, assegurando à gestão uma melhor tomada de decisão.

O controle das vendas, despesas e estoque, quando realizados por meio de um sistema permite que as etapas sejam concluídas em um ritmo mais ágil, impactam positivamente na satisfação do cliente e nos resultados da empresa.

O objetivo deste post é falar sobre as facilidades na utilização de um ERP e como ele pode auxiliar a empresa a ter sucesso. Além da importância de um sistema vamos dar dicas de como escolher o melhor ERP para o seu negócio.

O que é um sistema ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja, o planejamento dos recursos de uma empresa. O sistema ERP é utilizado por empresas para auxiliar em controles gerais, descomplicando e organizando processos.

Entre suas principais funções, está a centralização das informações de diferentes setores das empresas, para que os dados sejam mais precisos e facilitem a tomada de decisão quando necessário. Ele simplifica, controla e otimiza a rotina.

A centralização envolve cadastro de produtos e seu anúncio em diversos canais de venda, a recepção dos pedidos feitos em apenas um lugar, emissão facilitada de notas fiscais, importação de XML de notas de compra, envio de pedidos aos clientes, controles financeiros, entre diversas funções.

O sistema ERP pode ser cloud, ou seja, não há necessidade de instalação e todos os dados inseridos ficam salvos na nuvem. Uma das maiores vantagem de utilizar um sistema ERP Cloud é sua disponibilidade, pois pode ser acessado em qualquer dispositivo com acesso a internet.

Todo esse conjunto de funcionalidades deve ser analisado antes de contratar um sistema ERP. Se a intenção da empresa é entregar um resultado mais eficiente, o sistema deve ser o responsável por automatizar os processos e torná-los ainda mais eficientes.

Gestão do e-commerce utilizando um sistema ERP

A organização deve estar presente em todos os setores e o sistema ERP é uma ferramenta essencial que mantém tudo em ordem, independentemente de qual segmento do mercado a empresa esteja inserida.

Entre as funcionalidades mais buscadas pelas empresa para que a rotina seja otimizada, podemos destacar:

Emissão de notas fiscais (NF)
A inclusão e a emissão de notas fiscais se torna mais prática ao utilizar um sistema ERP. Todas as informações de impostos, cadastros de clientes e produtos já estão disponíveis no sistema, permitindo agilidade e economia de tempo.

Tela do Tiny ERP, onde são incluídas as notas fiscais.
Notas fiscais no Tiny ERP

Gestão de pedidos
A gestão centralizada dos pedidos economiza tempo, desde o recebimento até o envio das mercadorias aos clientes. A padronização das etapas permite um melhor controle e acompanhamento da situação de cada pedido.

Controle de estoques
Estoques incorretos podem causar problemas na hora das vendas, como fazer anúncio de produtos com estoque zerado. O controle dos estoques, mesmo em múltiplos canais de venda é necessário para o negócio.

Integração com outros sistemas
Ao integrar o ERP com outros sistemas, como plataformas e marketplaces, o anúncio dos produtos é simplificado e todos os pedidos realizados nas lojas são centralizados no sistema ERP. Além disso, é possível integrar com logística, meios de pagamento, entre outros.

Gestão financeira
O controle sobre as contas a pagar e a receber é necessário para entender a situação da empresa. A centralização das receitas e despesas faz com que os gestores tenham uma visão ampla dos negócios e critérios para decidir sobre investimentos ou lançamento de um novo produto.

Dicas para escolher um ERP

Escolher bem um sistema ERP é a chave de sucesso para a empresa que deseja implementar melhorias e se destacar no mercado. Com a automatização ela ganhará força e ampliará a visão de negócio pela capacidade de atender um maior volume de demandas.

Defina os objetivos

Quais são os objetivos da sua empresa? Sem essa resposta será difícil dimensionar a estrutura necessária para comportar as tarefas do dia a dia. Saber de onde partir e aonde quer chegar é fundamental para visualizar e escolher o melhor tipo de sistema.

Observe as funcionalidades

O ideal é desenhar o passo a passo das etapas que a empresa deve concluir para analisar as funcionalidades que um sistema pode oferecer. Ele deve conter funções que atendam as necessidades da empresa e ainda ser de fácil uso.

Verifique a facilidade de implantação

Toda mudança causa algum tipo de impacto e expectativa dentro da empresa, o que não será diferente com a implantação de um novo sistema. Por isso, a solução deve ser de fácil implantação, visualização e operacionalização de forma que o impacto seja positivo e agregador para toda a equipe.

Avalie o custo-benefício

Toda empresa precisa de solução e, embora o preço seja um critério de decisão em muitos negócios, o principal fator de escolha deve focar no custo-benefício. É importante atentar para as funcionalidades e se elas atenderão ao que sua empresa precisa.

Faça pesquisas, estude as ofertas no mercado, a disponibilidade de recursos dos fornecedores e ao final, o orçamento ideal e possível da sua empresa. Com essas informações em mãos será mais fácil chegar a um consenso sobre a aquisição de um sistema.

Conheça o know-how do fornecedor do sistema ERP

É muito fácil pesquisar sobre um fornecedor. A internet está repleta de informações sobre produtos e serviços, com percepções de usuários, inclusive. Além disso, é possível consultar quem já usa o sistema ERP para coletar relatos sobre o uso e a eficiência da ferramenta.

Como todo o processo de implantação de um novo sistema — investimento, o tempo de migração, treinamento da equipe — gera impacto e alterações na empresa.

Como não é recomendado trocar de sistema com frequência, tenha o cuidado de conhecer o fornecedor, sua capacidade de suporte técnico e a expertise da equipe responsável pelo desenvolvimento, implantação e funcionamento do ERP.

Há no mercado, inclusive, fornecedores com versões para teste gratuito — uma ótima oportunidade de conhecer a ferramenta, avaliar fatores importantes do relacionamento e do atendimento técnico, antes de tomar a decisão.

Conclusão

Entender as necessidades de sua empresa é o primeiro passo para escolher um ERP. Faça uma lista de todas as funcionalidades que sua empresa precisa e sem seguida comece a busca por sistemas que possuem os recursos necessários.

O Tiny ERP é um sistema que organiza a rotina das empresas, para que elas tenham mais tempo de focar nas estratégias organizacionais. Quer criar uma conta e utilizar de forma gratuita por 30 dias, para experimentar?

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