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7 vantagens de integrar ERP com outras ferramentas

7 vantagens de integrar ERP com outras ferramentas

30.12.2019 por Laika em ERP

Aumentar a eficiência e a visibilidade da sua empresa utilizando a integração do sistema ERP com outras ferramentas é uma excelente estratégia. Confira.

Em todo início de negócio ou fase de consolidação é comum surgirem dúvidas sobre as melhores práticas para garantir um crescimento saudável. Uma das preocupações é ter informações confiáveis o suficiente para embasar a tomada de decisão.

Manter os dados e as informações centralizados em um mesmo ambiente é fundamental para controlar as ações dos diversos setores envolvidos e garantir a sintonia com os objetivos da empresa. Por isso, contar com um sistema integrado ERP é o melhor caminho para um negócio.

Neste post, trouxemos 7 vantagens da integração de um sistema ERP com outras ferramentas, explicamos por que é tão importante e quais são os impactos dessa junção para a gestão e o controle da empresa como um todo. Boa leitura.

Como funciona a integração de um sistema ERP com outras ferramentas?

Para compreender o funcionamento da integração entre um sistema ERP e as demais ferramentas da empresa, vamos descrever um processo de vendas e todas as etapas necessárias para uma operação bem-sucedida.

Imaginemos os procedimentos e todas as etapas a serem cumpridas até que a mercadoria seja entregue ao cliente. Se é um e-commerce, o cliente deve enxergar os produtos na vitrine assim que acessar o ambiente.

Se é loja física, o vendedor deve consultar a disponibilidade do produto em estoque. Em seguida, o cliente escolhe o que deseja comprar de acordo com a quantidade e especificações.

O próximo passo é efetuar o pagamento para garantir a compra e orientar sobre a entrega com uma transportadora integrada. Nessa etapa, o departamento de estoque já terá sido notificado para separação e envio da mercadoria, e logo terá acesso à nota fiscal emitida.

Conforme o meio de pagamento escolhido, o departamento financeiro dará continuidade, processando as informações de faturamento e liberação para baixa no estoque e conclusão do processo.

Ações como essas são constantes na rotina de uma empresa, seja de vendas físicas ou virtuais. A comunicação entre os diversos setores envolvidos deve obedecer a um ritmo dinâmico para atender os clientes dentro do prazo.

Quais são as vantagens dessa prática?

A tecnologia trouxe não só possibilidades virtuais de transformação digital, mas o estímulo à utilização de sistemas com processos otimizados para atender ao estado de urgência ditado pela mudança de comportamento do consumidor.

Com isso, a empresa ganha eficiência e vantagens de ter o controle sobre a gestão das atividades e procedimentos das áreas envolvidas, o que possibilita um acompanhamento próximo e tomadas de decisão pautadas em informações consistentes.

Vejamos as 7 principais vantagens para o seu negócio!

1. Visão consolidada

Quando as informações são integradas, os departamentos dialogam entre si e permitem maior interação das atividades. As etapas do processo de vendas, por exemplo, são possibilitadas pelo uso automático de um sistema, o que evitará a perda de tempo com conferências ou consultas entre setores.

Empresas com estoques descentralizados ou que tenham pontos de vendas, representações comerciais, lojas físicas e virtuais espalhados em uma mesma cidade ou em diversos municípios terão integração e visão globais.

2. Segurança da informação

Se os dados cadastrais de fornecedores e clientes estiverem inseridos corretamente, assim como a disponibilidade de produtos no estoque, os riscos de geração errada de um pedido ou entrega equivocada de mercadoria serão minimizados.

Também o departamento financeiro e o de compras serão favorecidos por essa integração, pois o controle de despesas, receitas e pedidos de compras, respectivamente, não terão “furos” de quando ninguém sabe ao certo o que está acontecendo dentro da empresa, porque não se comunicam em tempo hábil.

3. Agilidade nos processos

A agilidade é um dos instrumentos mais potentes que uma empresa pode ter como estratégia de vendas na atualidade. O mundo está acelerado e há um volume crescente de ofertas de negócios disponíveis no mercado.

A morosidade para atender às demandas de vendas no processamento dos pedidos vai acarretar a perda de posicionamento mercadológico e credibilidade perante o cliente. Para um atendimento diferenciado e ágil, a integração do sistema ERP com as demais ferramentas será quase obrigatória.

4. Melhoria na tomada de decisões

Se as informações são geradas a partir de dados corretos, dificilmente uma decisão será tomada no escuro. A melhor gestão é aquela que utiliza todos os recursos sistêmicos para avaliar o cenário da empresa antes de tomar qualquer decisão.

Analisar os números por meio de métricas permite o acompanhamento do desempenho e interferências globais ou pontuais conforme a necessidade do momento ou em situações que podem causar impacto em médio e longo prazo.

5. Redução de custos

Com um sistema integrado você poderá rever os procedimentos de compra e vendas e reduzir custos com mão de obra e/ou serviços terceirizados. Um sistema possibilita a análise sobre os custos de produção, comercialização e entrega.

Outro fator de redução de custos é que a integração sistêmica abrange também as atividades financeiras, pois a integração com sistemas bancários ou de instituições financeiras pode minimizar os gastos com tarifas e serviços.

6. Diminuição de erros

O retrabalho é uma das piores etapas da rotina e deve ser combatido para não gerar desmotivação na equipe ou prejuízos decorrentes de erros. O trabalho manual pode ser um dos motivos de a empresa perder clientes ou referência de mercado.

A automatização e integração dos sistemas vão gerar informações sem grande interferência dos profissionais envolvidos, o que não quer dizer que a empresa estará totalmente livre dos erros, mas a redução é bastante expressiva.

7. Gestão estratégica

Quando falamos em gestão estratégica, a intenção é chamar a atenção para o planejamento e o acompanhamento de todos os processos dentro da empresa. Todo negócio sofre altos e baixos, por isso, a gestão deve estar atenta a essas nuances.

Embora o sucesso de uma empresa dependa de diversos fatores que podem ser internos ou externos, a gestão tem papel fundamental na condução do negócio e no monitoramento das operações.

Como integrar o sistema ERP a outras ferramentas?

Para colocar em prática a integração entre um sistema ERP com outras ferramentas você precisa definir os objetivos, necessidades e metas do negócio, para logo depois identificar as funcionalidades para que a integração seja eficiente.

Com o planejamento em mãos será o momento de buscar no mercado um fornecedor que tenha comprovada expertise nesse tipo de serviço. Tenha o cuidado de contratar um software que permita de fato a integração para evitar transtornos depois da aquisição.

Existem, no mercado, fornecedores que oferecem a possibilidade de teste gratuito por determinado período, para que o potencial cliente conheça o sistema integrado ERP e suas funcionalidades antes de realizar qualquer mudança dentro da empresa.

Se você gostou deste post e está pensando em fazer mudanças na sua empresa que sugerem o uso de um sistema integrado ERP com outras ferramentas já existentes, que tal entrar em contato conosco para conhecer a nossa solução e como ela pode agregar ao seu negócio.