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Aprenda a segmentar e registrar despesas fixas e variáveis

Aprenda a segmentar e registrar despesas fixas e variáveis

14.04.2022 por Laika em Finanças

Manter o financeiro organizado é essencial nos negócios. Aprenda a segmentar as despesas fixas e variáveis no seu negócio e melhore a gestão.

O controle financeiro é uma ferramenta indispensável para qualquer negócio. Quando bem executado, é possível garantir a sustentabilidade do empreendimento e, inclusive, elevar as perspectivas de lucro. Entre as prerrogativas essenciais para se obter uma gestão financeira de sucesso, ter clareza sobre os conceitos de despesas fixas e variáveis é de suma importância.

Com tantos elementos integrando a rotina de um negócio, como insumos operacionais básicos, folha de pagamento, contas de luz, telefone, internet, entre outras despesas, perder o controle das informações é um risco que pode impactar negativamente os seus resultados. Portanto, se você deseja aprimorar o seu controle financeiro e manter a saúde da sua empresa em dia, continue com a leitura deste post.

Despesas fixas e custos que se encaixam na categoria

As despesas fixas são aquelas que não apresentam uma relação direta com o produto ou com o custo do serviço prestado.

Em outras palavras, se o volume de vendas ou de produção sofrer alguma variação, essa movimentação não interferirá diretamente no gasto fixo da empresa. Acompanhe o exemplo prático a seguir para compreender melhor o conceito de despesas fixas.

Imagine que, ao final do mês, sua empresa apresentou um déficit. Essa situação não interfere nos valores referentes ao aluguel das suas instalações, taxas bancárias ou seguros. Independente do faturamento, despesas como essas não sofrem impacto algum e, por isso, são denominadas como fixas.

Outro detalhe importante é o fato de que as despesas fixas são previsíveis. Sendo assim, elas devem constar no planejamento financeiro e orçamentário. Confira algumas das despesas fixas mais comuns. 

  • Aluguel de imóvel;
  • Folha de pagamentos dos colaboradores;
  • Contas de luz, água e internet;
  • Taxas bancárias e seguros;
  • Softwares e sistemas.

Despesas variáveis e suas principais ocorrências 

As despesas variáveis são aquelas que dependem tanto do volume de produção quanto das vendas efetivadas. Nesse sentido, o valor despendido sofre alterações conforme as movimentações financeiras e demais atividades da empresa.

Os gastos variáveis devem ser calculados constantemente, adequando-os às oscilações que os afetam. Por isso, é importante dispor de um plano de ação para mensurá-los mensalmente, evitando falhas no processo. Confira agora algumas das principais despesas variáveis de uma empresa.

  • Comissões de vendas;
  • Gastos com combustível;
  • Reembolso a funcionários;
  • Fretes e outros gastos com entregas de produtos;
  • Impostos por vendas realizadas.

Aplicando a uma situação prática, imagine que sua empresa precisa fazer o reembolso de gastos despendidos por um funcionário em razão profissional. O valor a ser pago dependerá de uma série de fatores, como a quantidade de viagens realizadas por esse profissional, a quilometragem rodada para atender clientes, diárias de hospedagens, entre outros. Dada a imprevisibilidade do valor exato, esse tipo de despesa é categorizado como variável. 

Impactos das despesas fixas e variáveis no seu negócio

Como vimos, uma boa administração de despesas é fundamental para o sucesso da sua empresa. A partir disso, tem-se o controle orçamentário para garantir impactos positivos no balanço final. Em casos de perda dessa segurança financeira, os danos gerados podem ser irreversíveis. Portanto, a fim de evitar maiores prejuízos, vale repensar processos vigentes, estrutura operacional e fatores que possam ser suprimidos do orçamento.

Confira a seguir algumas das vantagens de se ter uma postura assertiva frente às despesas do seu negócio.

  • Um bom gerenciamento financeiro possibilita uma projeção futura saudável, a partir da análise de dados e indicadores de desempenho, como a margem de contribuição e a lucratividade;
  • Com lançamentos periódicos, detalhados, organizados e constantes, tem-se um mapeamento da evolução dos resultados do seu empreendimento;
  • A classificação clara de despesas torna mais fácil identificar possíveis desvios que impedem sua empresa de atingir as metas estabelecidas.

Dessa forma, grande parte de um futuro promissor para o seu negócio depende do êxito de seu planejamento financeiro. Por isso, atenção para sempre manter o controle das ações. Confira a seguir duas dicas para implementar em sua rotina, a fim de otimizar sua relação com os gastos fixos e variáveis.

  • Despesas fixas são fáceis de serem lançadas no fluxo de caixa da empresa, visto que são valores com pouca ou nenhuma variação. Dessa forma, faça as suas análises e projeções;
  • Despesas variáveis costumam apresentar maior flexibilidade, portanto esteja sempre atento a negociações, encargos, impostos e ofertas de mercado.

Controle e registro de despesas

O primeiro passo para assegurar o controle e o devido registro dos gastos da sua empresa é elaborar um planejamento financeiro. Assim, você evita surpresas desagradáveis ao final do mês. Com essa projeção e uma série de outros fatores, é possível alcançar uma visão integral do seu negócio. 

O segundo passo é adotar sistemas especializados em gestão financeira. O suporte de ferramentas desse gênero permite coletar e armazenar informações, emitir relatórios, analisar resultados e, sobretudo, projetar cenários para que a tomada de decisão esteja alinhada às expectativas financeiras da sua empresa. 

Vale o destaque para o fato de que o sistema deve ser administrado com atenção constantemente, tendo atualizados lançamentos e baixas, assim como todo o conteúdo pertinente para o correto funcionamento e fidelidade dos dados apresentados. A eficiência de qualquer que seja a ferramenta de gestão depende de um uso adequado e dedicado para o alcance dos melhores resultados. 

A previsão do fluxo de caixa é outro fator essencial para garantir o bom funcionamento dos seus negócios. Quanto mais preciso for esse processo, melhor será o desempenho monetário, que contribuirá para investimentos futuros com segurança.

O prazo médio para pagamentos e recebimentos também figura como relevante. É bom estar ciente a respeito dos períodos de entradas e saídas para ser possível negociar as melhores datas para as operações, evitando, assim, furos de caixa e o acréscimo de juros que afetariam sua margem de lucro.

Conclusão

A gestão das despesas fixas e variáveis é um assunto tão relevante no âmbito corporativo que já existem soluções aliadas à tecnologia para auxiliar os gestores na importante missão da organização financeira. 

O Tiny ERP é um software especializado em backoffice para e-commerce que oferece uma série de facilidades para a sua empresa nesse sentido. Com o Tiny, você registra as contas a pagar e a receber para que possa entender o fluxo de caixa da sua empresa. Além disso, a baixa de contas pode ser feita para se ter em mente o que já foi pago ou recebido, bem como as movimentações financeiras que devem ser feitas no futuro. Soluções que otimizarão a rotina do seu negócio e impulsionarão os seus resultados. 

Deseja tornar sua gestão mais prática a partir de um sistema integrado para garantir um eficiente controle financeiro? Entre em contato conosco. Será um prazer apresentar as nossas soluções.