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Como otimizar a gestão financeira da sua loja física e virtual

Como otimizar a gestão financeira da sua loja física e virtual

27.07.2021 por Laika em Finanças

Fazer a gestão financeira das lojas física e virtual é fundamental para a saúde dos negócios. Aprenda as melhores práticas para as empresas.

Nos últimos anos, a explosão do e-commerce aumentou a competição no comércio digital e o comércio físico está em constante busca para atrair os clientes até as lojas. Mesmo com este aumento, grande parte dos negócios ainda têm dificuldades para realizar a gestão financeira adequada.

Independentemente do porte da empresa, existem alguns desafios ao implementar estratégias de controle financeiro. Para superar a situação, as empresas devem elaborar um planejamento para traçar metas e objetivos de curto, médio e longo prazo, garantindo a evolução do negócio e do próprio trabalho.

Portanto, é fundamental entender quais são os passos para otimizar a gestão financeira das lojas. Acompanhe a seguir e entenda como realizar a tarefa da melhor forma.

O que é gestão financeira?

A gestão financeira se refere às ações e procedimentos relacionados aos recursos econômicos da empresa. A atividade é uma análise de controle que permite que o gestor entenda detalhadamente quanto capital entra e quanto sai do negócio, tendo uma estimativa real dos custos e da lucratividade.

Por meio de uma boa gestão financeira, é possível acompanhar o fluxo de caixa de perto, planejar os gastos e, ainda, estudar a possibilidade de investir em produtos e serviços mais lucrativos. Tudo isso representa uma oportunidade para o crescimento da loja e o aumento das vendas no seu mercado de atuação.

Todo gestor precisa de soluções de gestão financeira para acompanhar o desempenho do seu negócio. No entanto, é importante ir além da análise do faturamento geral e entender quais são os itens que, de fato, auxiliam a marca a crescer em seu segmento.

Qual a importância de otimizar a gestão financeira da loja física e virtual?

Com o crescimento do número de empresas no país, é importante controlar o orçamento para acompanhar a concorrência e garantir o seu lugar no comércio, seja ele online ou físico. Assim, é fundamental realizar estudos sobre o investimento inicial e o lucro que se deseja alcançar. É importante trabalhar com metas e acompanhar as despesas e receitas frequentemente para evitar impactos financeiros negativos sobre as operações da loja.

Dessa forma, a gestão pode ter um maior controle dos gastos e dos lucros, que é de grande importância para o desenvolvimento de qualquer negócio. Quando a empresa deixa de considerar o gerenciamento financeiro, é possível que enfrente algumas dificuldades para se manter ativa e competitiva no seu mercado de atuação.

É preciso ter um planejamento para identificar processos que podem ser otimizados, a fim de serem mais rentáveis. A falta de controle e organização financeira é um dos principais motivos que levam as empresas a terem suas portas fechadas.

A inexistência de um planejamento detalhado do orçamento inviabiliza a criação de ações para alcançar suas metas e objetivos. Realizar uma boa gestão financeira pode levar o negócio a outro patamar, tendo mais possibilidade de sucesso.

Quais as melhores práticas para fazer essa otimização?

Planejar como e com o que gastar os recursos da empresa é mais fácil quando o gestor tem dados e relatórios em mãos para poder tomar decisões mais adequadas e também para manter o controle do capital de giro.

Com o trabalho da gestão em conjunto de soluções e ferramentas é possível planejar, organizar, integrar e controlar todas as operações do setor financeiro. Tais ferramentas são essenciais para os empreendedores que desejam atingir suas metas e objetivos.

A seguir, veja quais são algumas das ações para os gestores de lojas físicas e virtuais.

Elabore um planejamento estratégico

É fundamental que o lojista se planeje. O primeiro passo é, justamente, realizar o planejamento financeiro das lojas virtual e física para definir ações corretivas, priorizar investimentos e, ainda, para identificar as dívidas que oferecem a possibilidade de negociação.

Sem planejamento a empresa pode não funcionar da maneira como deveria. Por isso, é imprescindível registrar as metas e os objetivos de curto, médio e longo prazo da loja física e virtual. Tudo deve ser detalhado para ter um esclarecimento de como os recursos serão aplicados dentro de um determinado período.

O primeiro passo é definir o orçamento necessário que será disponibilizado para cada ação nas lojas. Com os custos detalhados, será possível adotar medidas que auxiliem diretamente a otimização do controle financeiro. Tenha em mente que será necessário listar todos os valores, contas, investimentos, rendimentos, empréstimos e dívidas para atingir uma previsão do fluxo de caixa para os próximos meses e anos do funcionamento da loja.

Também é importante que o planejamento tenha relatórios periódicos com informações precisas sobre o andamento das atividades das lojas física e virtual Assim, a gestão pode atingir um orçamento bem definido e, ainda, alocar investimentos para setores que precisam de mais atenção.

Corte gastos excessivos

Perceber os gastos excessivos e supérfluos é um dos passos para planejar o futuro da empresa. Essa ação reduz os custos superficiais que podem afetar o capital de giro e o fundo de reserva, aumentando o controle financeiro do negócio. Dessa forma, será preciso definir quais são os gastos desnecessários.

Os cortes não devem prejudicar o desenvolvimento das atividades essenciais para o funcionamento da loja. O foco, na verdade, deve ser o de priorizar as despesas obrigatórias e buscar por alternativas mais eficientes e sustentáveis para as demais despesas, auxiliando na lucratividade do negócio.

O ideal é cortar custos sem que a rotina operacional seja paralisada. Além disso, será preciso reforçar a comunicação interna com a equipe da empresa para explicar os motivos da redução do orçamento e quais são as metas para o futuro.

Para eliminar custos de forma ainda mais significativa, também vale renegociar dívidas antigas e tentar reduzir a taxa de juros com credores e instituições financeiras. Mas o indicado é realizar os pagamentos em dia e manter um bom controle do fluxo de caixa, evitando o pagamento de juros.

Adote um sistema de gestão integrado (ERP)

Um sistema de gestão integrado, como por exemplo o ERP, controla todas as informações da empresa, integrando dados, recursos e processos da área financeira. 

Com o ERP, é possível processar os mais variados tipos de informações, como de faturamento, gastos, fluxo de caixa, tributos, entre outros. O setor administrativo da loja deve se basear em informações confiáveis e precisas para que o processo de tomada de decisão ocorra a partir de dados sólidos, garantindo que a empresa tenha um bom desempenho no mercado.

Esse sistema faz com que a empresa seja mais organizada, pois todas as informações financeiras são registradas em um mesmo lugar, como custos com aluguel, luz, funcionários, compras, vendas realizadas e inadimplências. Isso oferece uma visão mais estratégica e detalhada de tudo o que acontece nas operações do negócio.

O uso de um ERP permite a geração de relatórios com base em dados incluídos no sistema. Sendo assim, é possível analisar onde a empresa pode reduzir custos e otimizar os processos para que sejam mais ágeis, práticos e, muitas vezes, econômicos.

Controle o estoque

Outra prática que contribui para a otimização da parte financeira é controlar adequadamente o estoque das lojas física e virtual. É importante verificar se existe estoque parado, gerando custos para a empresa, e também se as mercadorias estão bem armazenadas no depósito, a fim de evitar perdas. 

O indicado é utilizar um sistema, que também pode ser um ERP, para poupar tempo e reduzir o risco de erros relacionados às quantidades de estoque disponíveis.

Com a organização, será possível obter informações precisas sobre as demandas do mercado, eliminando o risco de ter um estoque sem movimentação ou falta de itens para suprir as necessidades dos consumidores. Com uma rotina bem planejada e um software de gestão adequado, a empresa consegue manter os estoques sempre em dia na loja física e na virtual.

Com um bom controle de estoque, a gestão do negócio alcança vantagem competitiva, pois sempre vai ter estoques disponíveis para os clientes, tornando maiores as chances de aumentar o faturamento. 

Gerencie o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão que permite visualizar futuros lançamentos de entrada e saída de dinheiro, indicando como será o saldo de caixa. Como cada loja apresenta diferentes necessidades, o controle deve ser minucioso para que não faltem informações. 

Por meio do fluxo de caixa, o gestor percebe inadimplências nos pagamentos e pode oferecer soluções e alternativas para que os clientes paguem suas dívidas, por exemplo. Assim, todas as movimentações devem ser registradas, contendo as despesas e os ganhos futuros do empreendimento para que a gestão verifique e valide o saldo do fluxo de caixa frequentemente e da melhor forma.

Tendo em mãos quanto a empresa vai receber e quando precisará pagar no futuro, fica mais fácil pensar em estratégias promocionais, se a empresa está precisando de um financiamento, se é possível comprar computadores, entre outras análises.

Analise o balancete

O balancete é um relatório que demonstra todas as operações que foram lançadas na gestão financeira da empresa, como despesas e entradas de dinheiro. São as contas que estavam no Fluxo de Caixa, mas que foram pagas ou recebidas. 

O objetivo é que o documento analise se o saldo credor é maior que o saldo devedor, para verificar a situação da empresa. O balancete deve ser realizado periodicamente, conforme as necessidades estratégicas de cada negócio.

Com essas informações, fica mais simples analisar o planejamento estratégico para otimizar as atividades no período seguinte.

Veja se a empresa teve lucro ou prejuízo por meio do DRE

O DRE (Demonstrativo de Resultados) é um mapa onde o gestor tem uma visão ampla da situação da empresa, considerando receita, custos, tributos e lucro. O DRE mostra o resultado líquido do faturamento, portanto consegue mostrar se a empresa obteve lucro ou prejuízo no período analisado.

O relatório de DRE é, atualmente, uma exigência legal para algumas empresas. Para saber se a sua empresa precisa deste relatório, entre em contato com sua contabilidade. Mesmo que não exista obrigatoriedade, é recomendável utilizar a DRE para que o gestor tenha uma visão mais abrangente da situação financeira da empresa, desde o valor de vendas até o de impostos que foram pagos.

Qual a importância de integrar as informações financeiras da loja física e virtual?

Quem atua com venda de produtos deve contar com um bom planejamento financeiro para poder ter tranquilidade ao traçar estratégias para conquistar mais clientes e expandir o volume de vendas. Isso vale para quem vende em loja física, em loja virtual, ou em ambos. 

O indicado é que as lojas sejam integradas para que as informações sejam centralizadas, inclusive o financeiro. Isso porque:

  • é possível reunir todos os valores a receber em um só lugar, portanto é mais fácil verificar o faturamento das vendas como um todo;
  • centralizando as vendas é possível saber quanto foi vendido e qual o canal de venda, virtual ou físico, teve melhor resultado. 

Quais erros devem ser evitados?

Erros de gestão financeira podem trazer diversos problemas para os negócios. Planejar, organizar e controlar são ações extremamente necessárias para atingir uma boa rotina financeira. Sendo assim, o controle das contas e despesas deve ser priorizado para ter um gerenciamento financeiro adequado.

A seguir, veja quais são os principais erros a serem evitados no dia a dia da loja para ter melhores resultados financeiros.

Deixar de definir metas

Ter dificuldade ou até mesmo deixar de definir metas realistas, é uma situação que atrapalha bastante os empreendedores. A desorganização faz com que todo o planejamento estratégico seja ignorado, no entanto, o ideal é que todas as metas e objetivos sejam registrados, mensuráveis, específicos e atingíveis para garantir o bom desenvolvimento da loja física ou do e-commerce.

Nesse caso, a gestão pode utilizar registros anteriores das transações e operações financeiras para tomar melhores decisões, identificar oportunidades e economizar, sempre considerando suas metas.

Não adotar um sistema de gestão financeira

Outro erro é não adotar um sistema para realizar a gestão financeira do negócio. Os sistemas ajudam o empreendedor a monitorar e organizar o que será pago ou recebido em determinado período, evitando esquecer de pagar alguma conta e entendendo quanto precisa receber. 

Além disso, o gestor pode avaliar a saúde financeira, negociar prazos ou estabelecer estratégias que priorizem melhores resultados e o crescimento da marca no mercado. Por meio de registros do sistema e de um bom acompanhamento financeiro, o gestor obtém informações que contribuem para o planejamento e otimização dos resultados do negócio como um todo.

O investimento em inovação e em softwares especializados em gestão financeira, ainda leva a empresa a ter um controle eficiente do fluxo de caixa, do balancete, possibilitando ainda a análise do DRE.

A tecnologia é uma aliada na organização e na eficiência dos processos internos das empresas. Os gestores que utilizam softwares no negócio, acabam contando com uma estratégia a mais para o planejamento e para a gestão financeira da loja física e virtual.

Misturar as contas pessoais com as da empresa

Pode não parecer, mas misturar as contas pessoais com as da empresa é uma prática ainda bastante comum nos negócios. Essa ação acaba por levar o gestor a perder o controle da administração e do fluxo de caixa, o que pode levar a problemas financeiros.

Para evitar esse tipo de situação, é recomendável ter contas separadas para que a reserva de caixa da empresa seja movimentada apenas para situações relacionadas ao negócio. Sem isso, o empreendedor pode ter dificuldades para acompanhar as despesas da empresa.

Não controlar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa documenta todas as despesas e receitas futuras do negócio, oferecendo uma identificação precisa sobre todo o dinheiro da loja. Ao deixar de realizar o controle financeiro, existem mais chances de prejudicar e impactar negativamente a empresa.

O fluxo de caixa é um excelente auxiliar para tomar decisões e investir recursos. Os números gerados pelo relatório ajudam a analisar os pontos fortes e fracos da estratégia do negócio, entendendo a movimentação de dinheiro nas lojas física e virtual.

Ainda é por meio de sua análise que a gestão consegue cortar gastos desnecessários que podem, de fato, prejudicar a empresa. A economia gerada acaba se transformando em capital extra, que pode ser direcionado para áreas e departamentos com maior necessidade de investimento.

Não realizar auditoria interna

Para verificar as reais condições financeiras da empresa, o gestor pode implementar um processo de auditoria interna para detectar erros ou fraudes no financeiro e na documentação do negócio. A auditoria pode ser feita por uma equipe da própria companhia ou por profissionais terceirizados e experientes.

A auditoria interna avalia relatórios, registros contábeis, o andamento do fluxo de caixa e tudo o que diz respeito aos processos financeiros. A operação deve trazer uma análise segura sobre o que vem sendo feito na loja e ainda identificar o que deve ser aprimorado para que a administração atinja melhores práticas em relação às finanças.

Conclusão

Para realizar e otimizar a gestão financeira da sua loja física e virtual, é indicado utilizar um sistema para integrar os dados em um só local. Os gestores podem, com isso, consultar as informações do negócio a qualquer momento para avaliar o andamento financeiro da empresa.

Os sistemas de gestão e os softwares, como um ERP, oferecem informações precisas e detalhadas de todos os processos e operações das lojas física e virtual. Além de gerar mais eficiência, também é possível identificar e corrigir erros e manter as contas da empresa sempre em dia. 

É preciso ter em mente que o uso de um ERP gera inúmeros benefícios para o gestor e para a equipe de colaboradores. Além do controle financeiro, pode ser utilizado para controle de estoques, emissão de notas fiscais e integração com diversas plataformas e marketplaces para expandir as vendas, mas sempre com total controle sobre as movimentações financeiras para sucesso da empresa.