Bem-vindo ao blog do Tiny

Picking e packing: entenda a importância para a logística

Picking e packing: entenda a importância para a logística

23.07.2021 por Laika em Logística

Conheça os conceitos de picking e packing, assim como sua importância para os processos de backoffice no e-commerce.

e-commerce cresceu 75% em 2020 se comparamos com o ano anterior. Esse resultado foi muito influenciado pela pandemia e pelo fato de que as pessoas ficaram mais em casa, realizando prioritariamente as compras pela internet. Isso mostra a grande importância de as empresas buscarem agilidade nos processos de picking e packing.

Além disso, a mesma tecnologia que permite a você vender online dá poder para o público fazer pesquisas, comparar serviços e escolher a melhor opção. Se o picking for impreciso e o packing descuidado, quais as chances de a sua empresa ter reclamações circulando na Internet? Não se pode deixar a logística de fora quando se trata da experiência do consumidor.

Neste post, você entenderá melhor sobre a importância e sobre como otimizar os processos de picking e packing para encantar e fidelizar seu público. Boa leitura.

O que significam picking e packing?

Picking e packing são dois processos que fazem parte da logística de uma empresa, sendo etapas que acontecem após a conclusão da compra pelo cliente. Eles são diferentes, mas estão interligados pelo impacto positivo que devem causar no cliente a partir da eficiência dos procedimentos que envolvem o seu processamento.

Picking

É um termo em inglês que significa “escolhendo”, sendo mais conhecido como “separação” de estoque. No Tiny ERP, este processo é chamado de separação de mercadorias.

Por serem dois processos diferentes, eles têm objetivos e modelos distintos, além do próprio funcionamento. O objetivo da separação é garantir que o cliente receba exatamente o que pediu quanto a produtos e quantidades.

Logo aqui, já podemos ver uma importância para essa etapa, que é justamente gerar conformidade e satisfação com a compra, além de evitar devoluções e cancelamentos. Quanto mais satisfeito o cliente se sentir com a compra, maiores as chances de ele retornar à loja para adquirir mais produtos.

Métodos de picking

Confira quais são os modelos relacionados ao picking:

  • picking discreto: separação feita por pedido, de modo que o colaborador fica responsável por tudo que foi solicitado do início ao fim;
  • picking por zona: é a separação dividida por zonas do estoque, sendo que cada colaborador se responsabiliza por apenas uma dessas unidades de manutenção do estoque (SKU);
  • picking por lote: essa separação divide o estoque por lotes, então, cada colaborador fica responsável por um lote e cuida de todas as SKUs contidas nele;
  • picking por onda: separação feita conforme as SKUs contidas no pedido, ficando cada funcionário responsabilizado por apenas um SKU, havendo um intervalo de tempo predeterminado entre cada separação para evitar o excesso de solicitações na expedição.

Packing

Também é uma palavra em inglês que significa “embalando” ou “pacote”, sendo conhecida como “embalagem” de produtos. Este processo é chamado de Expedição dentro do Tiny.

O ideal é que o processo de packing ocorra em um espaço com demarcação fixada e não tão distante do processo final de picking, pois assim, será mais fácil e rápido embalar as mercadorias logo após separação, reduzindo o tempo de movimentação interna e despacho ao cliente.

É o processo deembalagem dos produtos que determina a proteção e a segurança do que será entregue. Além disso, é possível que existam outros objetivos do packing, dependendo da estratégia da empresa, como:

  • técnicas de marketing ao associar materiais de divulgação offline com os itens comprados;
  • boas práticas de prevenção a perdas e danos, como lacres invioláveis ou um método de rastreio da mercadoria;
  • verificação de qualidade ao fazer conferências manuais ou eletrônicas sobre aspectos importantes do produto, como temperatura de alimentos ou estado do pacote original da compra.

Métodos de packing

Veja os modelos relacionados ao packing abaixo:

  • enchimento solto: o produto sempre é posicionado dentro de uma caixa maior com alguns materiais de proteção, como pedaços de espuma, papel ou bolinhas de isopor;
  • calçamento e escoramento: a embalagem de envio é calçada e escorada (por dentro) com um material mais resistente, que pode ser usado para proteger partes específicas da encomenda;
  • envolvimento: os materiais de proteção envolvem por completo as unidades da encomenda, sendo os materiais mais comuns o plástico bolha, os encaixes de isopor ou a embalagem inflável;
  • revestimentos moldados: os revestimentos são feitos especificamente para o produto, encaixando-se perfeitamente no formato original do item ou da embalagem, assim, revestindo-os completamente.

Como funciona cada processo desses?

Para um entendimento completo a respeito das etapas de separação e embalagem de pedidos no estoque, mostramos o fluxo que acontece, assim como algumas etapas e tecnologias envolvidas.

Para começar, abaixo segue uma sugestão de caminho que os produtos podem passar, desde a solicitação do cliente até o despacho para entrega:

  1. processamento do pedido;
  2. geração da lista de picking;
  3. separação dos produtos conforme o método usado na empresa;
  4. organização do que foi separado juntamente à sua lista de pedido;
  5. coleta do pedido de embalagem já com os produtos em conjunto;
  6. processo de packing de acordo com os métodos da empresa;
  7. despacho para transporte da encomenda.

Para os processos de picking e packing é recomendado o uso de um sistema de gestão (ERP) para que a separação e embalagem dos produtos seja eficiente e correta.

Como identificar se estão sendo realizados corretamente?

Não adianta entender o conceito dos processos, ter cada um deles mapeado e desenhado, sem acompanhar se de fato estão sendo executados de forma adequada. Logo, não basta que o produto seja entregue corretamente ao cliente, mas que os prazos sejam cumpridos de acordo com o prometido no ato da compra.

O acompanhamento e a medição são essenciais para assegurar que a venda foi concluída com êxito, desde a compra até a entrega nas mãos do cliente. Para fazer essa identificação é recomendável usar algumas métricas que possibilitem respostas reais, para uma intervenção corretiva se for o caso.

Veja alguns indicadores de desempenho para levantar esses dados:

  • medição da qualidade e da conformidade de atendimento utilizando o OTIF: on time, in full;
  • tempo de separação do pedido: pode-se se analisar coleta/hora trabalhada, por exemplo;
  • tempo de espera na expedição: medição da média de tempo em que o pedido aguarda para o despacho;
  • tempo de separação: tempo usado pelos funcionários para separar cada pedido;
  • produtividade da equipe: como está o desempenho considerando a locomoção e o tipo de produto em peso, volume, unidade;
  • custo da mão de obra: os custos funcionais e de treinamento devem se equilibrar aos resultados de faturamento.

Qual a importância dos processos relacionados à separação e à embalagem?

Ao longo do texto, falamos de alguns benefícios dos processos de separação e embalagem, então, vamos rever alguns deles? Veja:

  • ajudam na conformidade e integridade da encomenda;
  • oferecem mais segurança;
  • aumenta a eficiência no envio dos produtos;
  • evitam devoluções e cancelamentos;
  • melhoram a experiência do cliente;
  • colaboram para a fidelização do consumidor.

Os processos de picking e packing não são necessários somente em grandes comércios, nas fábricas ou em lojas com grande estoque. Pequenas empresas também podem e devem utilizar essas metodologias para melhorar a qualidade dos serviços.

Um ótimo exemplo são as lojas calçadistas que também vendem online. Imagina se o cliente recebe um tênis azul, mas havia comprado o vermelho? É preciso fazer a troca do produto ou ressarcir o cliente, dois processos que geram custos extras e deixam um consumidor insatisfeito.

Mesmo com os processos implantados, todas as precauções devem ser adotadas para evitar qualquer tipo de equívoco ou erro que desencadeie no cliente um sentimento de insegurança, ou desconfiança em relação à capacidade de entrega correta e integridade do produto.

Como processos de picking e packing impactam a experiência do cliente?

Assim como a operação obedece uma rotina de processo, o mau atendimento provoca a reação em cadeia do cliente insatisfeito e faz com que ele, em seu estado de completa frustração, compartilhe com diversas pessoas, sua experiência ruim — ingrediente suficiente para afastar diversos potenciais novos clientes.

Os desafios são diários, pois, ao menor e imperceptível erro, certamente o processo caminhará inadequado, com riscos de chegar ao cliente algo que ele não tenha pedido, o seja, os procedimentos devem ter ação sincronizada para garantir que as etapas sejam cumpridas sob os olhos atentos de uma equipe especializada.

Sem orientação e treinamento adequado ou até mesmo conhecimento dos conceitos de picking e packing, além da importância do passo a passo no processamento dos pedidos, os funcionários estão suscetíveis ao erro.

O desconhecimento, em muitos casos, impossibilita o dimensionamento dos impactos negativos que isso provocará em todo o resultado da empresa — insatisfação do cliente, retrabalho, perda de credibilidade e prejuízo financeiro — tão difíceis de recuperar.

Quais erros devem ser evitados nos processos de picking e packing?

Agora que você já sabe o que são esses dois processos, seus tipos e ainda a importância para um e-commerce, vamos falar sobre os principais erros cometidos e que devem ser evitados.

Não ter um SLA

SLA, ou Service Level Agreement, é um acordo feito entre setores e colaboradores em que são colocados acordos, objetivos e processos que devem ser seguidos pelos envolvidos.

Na prática, é um documento que descreve o que deve ser feito e como, com a assinatura de todos os envolvidos, comprovando que os colaboradores estão cientes dos processos.

Então, um erro que uma empresa deve evitar é justamente não ter esse SLA, não construi-lo e não se certificar que os colaboradores tenham conhecimento de tudo que é preciso.

Não fazer conferência dos kits e produtos

Outro ponto importante nos processos de picking e packing é a conferência do que é feito. Quando falamos de atividade humana, seja retirar os produtos do armazenamento, colocá-los em caixas separadoras até a embalagem, há a possibilidade de erros.

Mesmo que a empresa conte com sistemas que evitam erros, como troca de mercadorias, é interessante que haja pontos de conferência para garantir que o processo correto esteja sendo seguido.

É interessante analisar todo o processo e identificar quais são os pontos mais propícios a acontecerem falhas, inserindo as etapas de conferência. Dependendo da necessidade pode haver, inclusive, dupla ou tripla conferência para garantir a qualidade do serviço.

Não mapear os processos

O processo logístico de uma empresa precisa ser muito bem mapeado para que ele seja seguido com sucesso. Sem isso, certamente haverá furos e erros que podem comprometer não só a parte financeira diretamente, mas também na experiência do cliente, pois ele poderá receber um produto incorreto ou faltante em seu pedido.

Além disso, se o processo não é bem mapeado, abre margem para mudanças constantes e falta de atualização dos operadores logísticos.

O ideal é que se tenha todo o processo mapeado e, inclusive, documentado, para que qualquer pessoa que entre em uma operação saiba exatamente o que deve ser feito.

Não só isso, o mapeamento do processo ajuda a entender onde um erro foi cometido com mais agilidade e, assim, aplicar as melhorias.

Não realizar inventários

Por fim, nosso último erro listado é a falta de inventários. O inventário nada mais é que uma listagem dos itens no estoque.

Para um e-commerce é fundamental manter um inventário bem atualizado, uma vez que se há itens no estoque fora do inventário, ele não poderá ser vendido porque não está disponível na loja virtual.

Por outro lado, se o inventário estiver errado, apontando mais itens do que há disponível fisicamente, ele poderá ser vendido e haverá uma quebra na experiência do cliente quando ele tiver que ser notificado de que não há aquele item que já foi comprado. Por isso, manter o estoque atualizado é fundamental.

Conclusão

As etapas de picking e packing podem ser diferentes entre si em vários sentidos, mas ambas ajudam a empresa a atingir seus resultados e a garantir maior satisfação dos consumidores. Além disso, quando esses processos são otimizados com tecnologias, a gestão de tempo é otimizada.

Por isso, para os processos de picking e packing é recomendado o uso de um sistema de gestão (ERP) que garanta uma otimização da separação e embalagem dos produtos mais eficiente e correta, com aplicação de maior automação e menor interferência manual para reduzir, inclusive, a margem de erros.

Conheça a separação e embalagem do Tiny ERP