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O que você sabe sobre arquivo XML da NF-e?

O que você sabe sobre arquivo XML da NF-e?

10.03.2022 por Laika em artigos-tiny, Fiscal e Tributação

Entenda por que o XML das notas fiscais é importante para a organização e gestão fiscal do seu negócio.

A nota fiscal de entrada é um dos documentos mais importantes para um lojista. Ela serve para registro e comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas pela empresa, seja enviado por um fornecedor ou quando um produto é devolvido pelo cliente e há a necessidade de registrar seu retorno ao estoque.

Porém, para registrar esse movimento em um sistema ERP, é preciso dos dados presentes no arquivo XML da NF-e, isto é, a nota fiscal em seu formato digital. Quer saber mais sobre ele? Confira a seguir.    

Entenda mais sobre o XML

XML é a sigla em inglês de Extensible Markup Language. Na prática, é uma nota fiscal eletrônica em seu formato digital. É o XML que dá origem a DANFE, que é a nota fiscal em um formato que podemos ler de forma clara as informações.

Assim como a nota fiscal eletrônica, o XML serve para atestar a operação de uma venda e, conforme recomendado, deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos,  pelo lojista. É importante para uma auditoria, por exemplo. Vale ressaltar que, em uma situação de fiscalização, o arquivo a ser apresentado deve ser o XML original (.xml, sem ser convertido em PDF ou impresso).

Com o auxílio de um sistema ERP, o processo de conservação e acesso a documentos se torna mais fácil. Todos os XMLs ficam guardados em um só lugar e o lojista ainda pode fazer um backup caso precise ou queira salvar em um outro local.

Quais dados são identificados no arquivo XML da NF-e?

O arquivo XML da NF-e traz as informações obrigatórias referentes a uma operação comercial. São elas:

·        Dados da nota (série, número, data de emissão etc.);

·        Dados do emitente (nome fantasia, razão social, CNPJ, contato, inscrição estadual etc.);

·        Dados do destinatário (nome, CPF, endereço etc);

·        Dados da mercadoria (quantidade, preço etc.);

·        Dados relacionados ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS (base de cálculo, PIS, Cofins etc.);

·        Dados de transporte (modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado);

·        Dados de cobrança (forma de pagamento).

Abaixo, você pode conferir como é a visualização de um XML.

O que é nota fiscal de entrada e por que emitir?

A nota fiscal de entrada é o documento que registra a entrada de produtos no estoque da loja. Funciona da seguinte forma: o fornecedor emite a nota fiscal que será uma saída e, com a chegada da mercadoria, o comprador faz o lançamento no sistema, comprovando sua entrada. 

Não se trata apenas de uma questão de organização, essa rotina é obrigatória e deve ser executada toda vez que um item chegar ao estoque da empresa através da compra de um fornecedor ou na devolução de mercadorias por parte do cliente, no caso uma devolução de venda etc.

Outro momento em que há necessidade de incluir uma nota fiscal de entrada é quando ele recebe uma mercadoria sem nota fiscal. Por exemplo: a empresa compra uma televisão de uma pessoa física para seu imobilizado. Pessoa física não emite nota fiscal, uma vez que não é contribuinte do ICMS. 

Neste caso, é preciso emitir uma NF-e de entrada para regularizar a chegada dessa mercadoria informando de quem comprou e qual a mercadoria adquirida. Com essa formalização, o empreendedor evita prejuízos e problemas com a Receita Federal.

Para o lojista, as principais vantagens da emissão desse documento é a organização do seu estoque e se manter regular junto ao Fisco. O processo faz parte da rotina de um lojista e é fácil de incluir uma nota fiscal, visto que as informações necessárias para tal estão disponíveis na própria nota, como a descrição do item e seu preço.

Como incluir uma nota fiscal de entrada no Tiny?

Uma forma de facilitar a emissão de nota fiscal de entrada é com a ajuda de um ERP. Para utilizar o Tiny, por exemplo, é preciso estar habilitado para a emissão de Notas Fiscais no SEFAZ do seu estado,  ter um Certificado Digital configurado no ERP e realizar a configuração da Natureza de Operação, para que os cálculos de impostos fiquem corretos.

Com o ERP configurado, basta acessar Menu → Suprimentos → Notas de Entrada → Incluir nota fiscal e seguir o passo a passo conforme a ajuda do Tiny.

Outra forma é importar o XML de notas fiscais emitidas por terceiros diretamente no ERP. Para poder importar os XMLs no Tiny é necessário ter configurado um certificado digital do modelo A1 – Arquivo e este precisa estar armazenado nos servidores do Tiny. 

É importante ressaltar que, para utilizar essa ferramenta, o Tiny depende da disponibilidade do Sefaz e do retorno das notas fiscais. Pode ser que não retorne a nota no momento da emissão, assim terá que aguardar o processamento do Sefaz e aguardar a nota fiscal no Tiny.

Para importar o XML dessa forma, acesse Menu → Suprimentos → Notas de Entrada → Mais ações e clique em Importar XMLs emitidos por terceiros. Depois é só seguir o passo a passo da ajuda do Tiny.

Conclusão

Se você é lojista e está à procura de um sistema ERP que emita notas fiscais de entrada e seja capaz de importar o arquivo XML da NF-e, conte com os serviços do Tiny. Com a  ajuda do ERP, esse processo se torna bem mais rápido e seguro na hora de incluir notas fiscais de entrada.

Precisa de ajuda para emitir suas notas fiscais e importar o arquivo XML da NF-e? Entre em contato com a gente.