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Passo a passo de como cancelar uma nota fiscal

Passo a passo de como cancelar uma nota fiscal

25.05.2020 por Laika em Fiscal e Tributação

É importante saber quando é possível cancelar nota fiscal e o passo a passo para executar esta tarefa. Veja como fazer.

Lidar com notas fiscais é algo que faz parte da rotina dos negócios. No entanto, não dá para prever quais situações podem ocorrer que exijam correções ou ajustes. Então, é fundamental que você saiba como cancelar uma nota fiscal caso surja a necessidade.

A nota fiscal eletrônica, também conhecida como nota fiscal 4.0 é um dos documentos mais importantes em um negócio ativo e legalizado. É ela que comprova as transações de compra e venda, assim como a movimentação de entrada e saída de mercadorias. Além disso, a conexão da empresa com a Receita Federal possibilita a retenção devida de impostos para que a empresa esteja em dia com o órgão tributário. 

Uma emissão equivocada, com algum tipo de erro, poderá ser um problema para o emissor da nota fiscal, por isso é tão importante conhecer o passo a passo para cancelar uma nota fiscal e também os impactos desse procedimento.

Neste post, você vai entender o que significa fazer o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, quando deve ser feito e quais são as etapas necessárias. Continue a leitura para entender todo o processo e evitar problemas no futuro.

Quando cancelar nota fiscal eletrônica?

A lei permite que uma nota fiscal eletrônica seja cancelada, por solicitação do emitente, quando ainda não tiver ocorrido a circulação das mercadorias que deram origem à emissão do documento.

A seguir, você verá quais são os principais motivos para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica.

Desistência

Por inúmeras razões, pode ser que ocorra uma desistência de alguma das partes em relação à transação registrada na nota fiscal eletrônica. Dessa forma, é necessário saber como cancelar uma nota fiscal para que esse acontecimento seja devidamente computado.

Vale lembrar que, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, é perfeitamente legal desistir de um contrato no prazo de até 7 dias após a assinatura ou do recebimento do produto, ou serviço. Então, é necessário se preparar para essa possibilidade ao saber como cancelar uma nota fiscal.

Cancelamento da venda

Também é possível que a venda seja cancelada por problemas internos, como falta de estoque ou algum entrave logístico.

Nesse caso, é importante contar com a possibilidade de cancelar uma nota fiscal para que os seus registros fiscais permaneçam corretos.

Erro no preenchimento das informações

O preenchimento de uma nota fiscal eletrônica pode ser desafiador para algumas pessoas, já que envolve uma série de dados nem sempre tão óbvios. Portanto, por ser um trabalho que não está livre de erros, é necessário saber como cancelar uma nota fiscal.

Dessa forma, você emite um cancelamento antes de criar uma nota fiscal com os dados corretos.

Cálculo incorreto dos impostos

Um dos erros mais comuns ao emitir uma nota fiscal envolve o cálculo de impostos. Afinal, eles podem variar bastante dependendo da região, tipo de trabalho e vários outros critérios.

Caso ocorra algum erro desse tipo, lembre-se da possibilidade de cancelar uma nota fiscal. Depois, basta emitir a nova nota com a informação correta.

Quais são as regras para cancelar uma nota fiscal?

O cancelamento deve ocorrer no prazo legal de 24 horas a partir da Autorização de uso gerada pelo Fisco. Estabelecido de acordo com o Ajuste SINIEF 12/12 do Conselho Nacional de Política Fazendária, para que se tente evitar o cancelamento da NF-e com as mercadorias já em circulação.

É possível realizar o cancelamento extemporâneo de uma Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, fora desse prazo. Para isso, o emitente deve realizar a solicitação no aplicativo da Receita, SIARE, informar a chave de acesso da nota, o CNPJ do solicitante e a justificativa para o cancelamento fora do prazo.

Vale lembrar que, caso a mercadoria já tenha entrado em circulação, ou seja, saído do local de onde partiu a emissão do documento, a nota fiscal não poderá mais ser cancelada, dentro ou fora do prazo determinado.

Isso quer dizer que, quando a mercadoria sair da empresa e o transportador emitir um CT-e vinculado a essa nota, não será mais possível fazer o cancelamento. Quando você tentar cancelar uma nota com CT-e, o Sefaz retorna uma mensagem dizendo que existe um CT-e vinculado e não permite o cancelamento.

Agora, caso não houver CT-e vinculado, não é possível saber se a mercadoria realmente já circulou ou não, e neste caso, é preciso fazer um cancelamento extemporâneo através do Sefaz caso não esteja dentro do prazo de cancelamento. 

Agora, caso não haja um CT-e vinculado, não é possível saber se a mercadoria realmente já circulou ou não e, nesse caso, é preciso fazer um cancelamento extemporâneo por meio do Sefaz caso não esteja dentro do prazo de cancelamento. 

Como o prazo legal é de 24 horas, desde que a mercadoria não tenha circulado, o emitente que fizer a solicitação fora desses critérios estará sujeito à penalização prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

A penalização pode variar de 1% a 1,5% de multa sobre o valor total da transação cancelada. Em alguns estados há flexibilização além do prazo de 24 horas, já em outros, a proibição é determinante, por isso, é preciso se manter informado para evitar pagar multas desnecessárias. Para isso, verifique no site do Sefaz de seu estado.

Passo a passo para cancelar a nota fiscal eletrônica corretamente

Antes de realizar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica é preciso saber se ela atende aos critérios estabelecidos, como prazo e condição para o procedimento.

Os passos são simples, mas para isso, o cancelamento deve estar correto, pois se uma nota fiscal for cancelada de forma equivocada, você terá problemas para resolver a situação e poderá ser penalizado por isso.

Para um efetivo cancelamento, o ideal é contar com um sistema ERP que permita o passo a passo ágil e fácil, como o Tiny ERP. Com o processo automatizado, você terá maior segurança em realizar o procedimento.

A nota fiscal eletrônica será cancelada por meio do número e chave de acesso, por isso, a importância de preencher os campos corretamente. Veja como é fácil cancelar uma nota fiscal com o Tiny:

Acesse Menu → Vendas → Notas Fiscais → Clique no menu de contexto ao lado do número da nota fiscal que você deseja cancelar e selecione Cancelar NFe.

Importante:

Para cancelar notas fiscais fora do prazo de cancelamento, pedimos que você entre em contato com sua contabilidade, para que esta possa lhe informar o procedimento correto a ser realizado.      

Ao utilizar um sistema para auxiliar na emissão das notas fiscais, o cancelamento de uma NF-e também será mais prático, reduzindo o tempo de dedicação a esse tipo de atividade e minimizando os riscos de erros, uma vez que é possível identificar os dados do documento de forma precisa.

Existem, inclusive, alguns tipos de nota fiscal eletrônica e todas elas podem ser emitidas dentro do software. São documentos de base para todas as operações fiscais do negócio e a automatização vai facilitar na hora de emitir cada uma delas.

Impactos do cancelamento da nota fiscal

O cancelamento de uma nota fiscal eletrônica gera impactos que interferem no negócio. Isso porque, a partir do momento que uma nota fiscal é gerada e emitida, existe todo um processo na sequência, como movimentação do estoque e cálculo de impostos.

Conheça algumas consequências do cancelamento de notas fiscais e qual o papel do ERP neste processo:

  • Quando a nota fiscal é cancelada, consequentemente, os lançamentos de estoque também são. Com um ERP, você consegue garantir que o estoque seja reajustado depois do cancelamento, sem necessidade de atualizar a quantidade disponível de forma manual;
  • As notas fiscais eletrônicas que forem canceladas devem ser escrituradas sem valor, de acordo com a legislação tributária que estiver em vigência. Nessa etapa é preciso informar no Sped Fiscal, usando o código da Situação 02 — Nota Fiscal cancelada.

Como evitar erros ao emitir notas fiscais?

Mesmo contando com a possibilidade de cancelar uma nota fiscal, é melhor que você minimize os erros ao trabalhar com esses documentos. Assim, você tem menos possíveis dores de cabeça na gestão do seu negócio.

A seguir, estão destacados os principais passos para diminuir as chances de cometer erros ao emitir as suas notas fiscais:

  • facilite o acesso a informações importantes que serão consultadas no momento da emissão da nota fiscal, o que ajuda bastante a minimizar as chances de erros;
  • confira sempre todas as informações antes de emitir, o que inclui checar os dados da sua empresa, do receptor, taxas, impostos e demais valores;
  • treine as suas equipes com boas práticas no preenchimento e emissão de notas fiscais, para que todo o seu time possa trabalhar em função da minimização das chances de cometer erros nesse sentido;
  • consulte um contador caso tenha dúvidas em relação aos dados preenchidos na sua nota fiscal ou sobre outros assuntos que sejam pertinentes a esse processo.

Uma forma interessante de evitar erros no preenchimento das notas fiscais é contar com um ERP. Com ele, é possível automatizar a emissão de notas fiscais, o que livra você de precisar fazer o trabalho manualmente e cometer erros.

As regras fiscais são preenchidas antes mesmo de qualquer venda. Sendo assim, independente de para qual estado a venda foi realizada, as notas fiscais serão geradas de forma correta, evitando erros.

Concluindo

O cancelamento de nota fiscal é um processo que deve ser evitado, mas se tratando de situações em que seja realmente necessário, adote um sistema ERP capaz de realizar o procedimento e fazer a integração com os controles financeiros de forma automática — uma prática que traz fluidez e dinamismo em curto prazo.

A nota fiscal para o e-commerce é fundamental, pois é ela que comprova as operações de compra e venda, entrada e saída de mercadorias. O controle e o acompanhamento de emissões trazem mais segurança para a gestão sobre a conclusão das negociações.

Contar com um ERP especializado tanto para emissão quanto para o cancelamento das notas fiscais é o ideal. Além disso, o sistema integrado abrange todos os departamentos e suas variadas atividades, o que melhora a comunicação interna e minimiza os riscos de erros. Uma das principais consequências disso é a diminuição de erros e a redução de seus custos.

Gostou do post? Aproveite a visita em nosso blog e leia agora mesmo esse guia completo sobre notas fiscais. Nele você encontra tudo o que precisa saber sobre um dos principais documentos de uma empresa e qual a sua importância para o negócio.