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Passo a passo de como cancelar uma nota fiscal

Passo a passo de como cancelar uma nota fiscal

25.05.2020 por Laika em Fiscal e Tributação

É importante saber quando é possível cancelar nota fiscal e o passo a passo para executar esta tarefa. Veja como fazer.

A nota fiscal eletrônica, também conhecida como nota fiscal 4.0 é um dos documentos mais importantes em um negócio ativo e legalizado. É ela que comprova as transações de compra e venda, assim como a movimentação de entrada e saída de mercadorias. Além disso, a conexão da empresa com a Receita Federal possibilita a retenção devida de impostos para que a empresa esteja em dia com o órgão tributário. 

Uma emissão equivocada, com algum tipo de erro, poderá ser um problema para o emissor da nota fiscal, por isso é tão importante conhecer o passo a passo para cancelar uma nota fiscal e também os impactos desse procedimento.

Neste post, você vai entender o que significa fazer o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, quando deve ser feito e quais são as etapas necessárias. Continue a leitura para entender todo o processo e evitar problemas no futuro.

Quando cancelar nota fiscal eletrônica?

A lei permite que uma Nota Fiscal Eletrônica seja cancelada, por solicitação do emitente, quando ainda não tiver ocorrido a circulação das mercadorias que deram origem à emissão do documento.

Os principais motivos para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica são:

  • desistência;
  • cancelamento da venda;
  • erro no cadastro;
  • cálculo incorreto dos impostos.

O cancelamento deve ocorrer no prazo legal de 24 horas a partir da Autorização de uso gerada pelo Fisco. Estabelecido de acordo com o Ajuste SINIEF 12/12 do Conselho Nacional de Política Fazendária, para que se tente evitar o cancelamento da NF-e com as mercadorias já em circulação.

É possível realizar o cancelamento extemporâneo de uma Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, fora desse prazo. Para isso, o emitente deve realizar a solicitação no aplicativo da Receita, SIARE, informar a chave de acesso da nota, o CNPJ do solicitante e a justificativa para o cancelamento fora do prazo.

Vale lembrar que, caso a mercadoria já tenha entrado em circulação, ou seja, saído do local de onde partiu a emissão do documento, a nota fiscal não poderá mais ser cancelada, dentro ou fora do prazo determinado.

Isso quer dizer que, quando a mercadoria sair da empresa e o transportador emitir um CT-e vinculado a essa nota, não será mais possível fazer o cancelamento. Quando você tentar cancelar uma nota com CT-e, o Sefaz retorna uma mensagem dizendo que existe um CT-e vinculado e não permite o cancelamento. Agora, caso não houver CT-e vinculado, não é possível saber se a mercadoria realmente já circulou ou não, e neste caso, é preciso fazer um cancelamento extemporâneo através do Sefaz caso não esteja dentro do prazo de cancelamento. 

Como o prazo legal é de 24 horas, desde que a mercadoria não tenha circulado, o emitente que fizer a solicitação fora desses critérios estará sujeito à penalização prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

A penalização pode variar de 1% a 1,5% de multa sobre o valor total da transação cancelada. Em alguns estados há flexibilização além do prazo de 24 horas, já em outros, a proibição é determinante, por isso, é preciso se manter informado para evitar pagar multas desnecessárias. Para isso, verifique no site do Sefaz de seu estado.

Passo a passo para cancelar a nota fiscal eletrônica corretamente

Antes de realizar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica é preciso saber se ela atende aos critérios estabelecidos, como prazo e condição para o procedimento.

Os passos são simples, mas para isso, o cancelamento deve estar correto, pois se uma nota fiscal for cancelada de forma equivocada, você terá problemas para resolver a situação e poderá ser penalizado por isso.

Para um efetivo cancelamento, o ideal é contar com um sistema ERP que permita o passo a passo ágil e fácil, como o Tiny ERP. Com o processo automatizado, você terá maior segurança em realizar o procedimento.

A nota fiscal eletrônica será cancelada por meio do número e chave de acesso, por isso, a importância de preencher os campos corretamente. Veja como é fácil cancelar uma nota fiscal com o Tiny:

Acesse Menu → Vendas → Notas Fiscais → Clique no menu de contexto ao lado do número da nota fiscal que você deseja cancelar e selecione Cancelar NFe.

Importante:

Para cancelar notas fiscais fora do prazo de cancelamento, pedimos que você entre em contato com sua contabilidade, para que esta possa lhe informar o procedimento correto a ser realizado.      

Ao utilizar um sistema para auxiliar na emissão das notas fiscais, o cancelamento de uma NF-e também será mais prático, reduzindo o tempo de dedicação a esse tipo de atividade e minimizando os riscos de erros, uma vez que é possível identificar os dados do documento de forma precisa.

Existem, inclusive, alguns tipos de nota fiscal eletrônica e todas elas podem ser emitidas dentro do software. São documentos de base para todas as operações fiscais do negócio e a automatização vai facilitar na hora de emitir cada uma delas.

Impactos do cancelamento da nota fiscal

O cancelamento de uma nota fiscal eletrônica gera impactos que interferem no negócio. Isso porque, a partir do momento que uma nota fiscal é gerada e emitida, existe todo um processo na sequência, como movimentação do estoque e cálculo de impostos. Conheça algumas consequências do cancelamento de notas fiscais e qual o papel do ERP neste processo:

  • Quando a nota fiscal é cancelada, consequentemente, os lançamentos de estoque também são. Com um ERP, você consegue garantir que o estoque seja reajustado depois do cancelamento, sem necessidade de atualizar a quantidade disponível de forma manual;
  • As notas fiscais eletrônicas que forem canceladas devem ser escrituradas sem valor, de acordo com a legislação tributária que estiver em vigência. Nessa etapa é preciso informar no Sped Fiscal, usando o código da Situação 02 — Nota Fiscal cancelada.

Concluindo

O cancelamento de nota fiscal é um processo que deve ser evitado, mas se tratando de situações em que seja realmente necessário, adote um sistema ERP capaz de realizar o procedimento e fazer a integração com os controles financeiros de forma automática — uma prática que traz fluidez e dinamismo em curto prazo.

A nota fiscal para o e-commerce é fundamental, pois é ela que comprova as operações de compra e venda, entrada e saída de mercadorias. O controle e o acompanhamento de emissões trazem mais segurança para a gestão sobre a conclusão das negociações.

Contar com um software especializado tanto para emissão, quanto para o cancelamento das notas fiscais, é o ideal. Além disso, o sistema integrado abrange todos os departamentos e suas variadas atividades, o que melhora a comunicação interna e minimiza os riscos de erros.

Gostou do post? Aproveite a visita em nosso blog e leia agora mesmo esse guia completo sobre notas fiscais. Nele você encontra tudo o que precisa saber sobre um dos principais documentos de uma empresa e qual a sua importância para o negócio.