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DANFE: entenda o que é e sua importância

DANFE: entenda o que é e sua importância

26.12.2019 por Laika em Fiscal e Tributação

Saiba o que é DANFE, para que serve esse documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e como armazená-lo com segurança.

Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o termo DANFE está presente no vocabulário das empresas. Uma mercadoria só pode circular se houver a emissão do documento fiscal para acompanhar a movimentação.

Não se pode confundir o DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica. A Nota Fiscal Eletrônica é representada pelo arquivo XML e tem validade jurídica. Quanto ao DANFE, trata-se de um “resumo” da Nota Fiscal Eletrônica, na qual é utilizado para que se possa transitar com a mercadoria..

Ficou curioso e quer mais detalhes sobre o DANFE? Então, continue acompanhando o texto.

O que é DANFE e para que serve?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, conhecido também como DANFE, diz respeito a uma versão simplificada da NF-e, embora não a substitua, mesmo que contenha as principais informações inseridas nela.

Nem todos os impostos e informações tributárias estarão presentes na DANFE. Caso precise consultar demais dados que foram inseridos na emissão da NF-e deverá consultar essas informações dentro do XML. A consulta poderá ser realizada diretamente pelo Portal da NF-e na qual inserimos a chave de acesso que é gerada para cada nota, que são os 44 dígitos identificados pelo código de barras.

Esse documento acompanha as mercadorias em trânsito, fornecendo todas as informações do curso que será percorrido, desde o emitente até o destinatário.

Exemplo de DANFE no Tiny ERP

Os caminhões e demais veículos que transportam as mais diversas cargas precisam carregar consigo os documentos legais de cada produto. Como a NF-e é um documento eletrônico, o DANFE é a sua representação gráfica ou um tipo de versão impressa.

Quando os veículos não transportam o DANFE respectivo aos produtos que carregam, podem receber multas no caso de fiscalização. Por isso, ele não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas sim, serve para facilitar o acesso às suas informações e deixar comprovada a legitimidade da transação comercial.

Por isso, ele não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas sim, serve para facilitar o acesso às suas informações e deixar comprovada a legitimidade da transação comercial.

No site da Receita Federal você vai encontrar um modelo com layout padrão pra impressão do DANFE.

A impressão pode ser feita em papel tamanho A4, contendo a chave de acesso e o código de barras em todas as páginas. O destinatário terá que confirmar o recebimento, por isso é importante que o DANFE tenha um canhoto para ser assinado.

Por que o DANFE é tão importante?

Com uma versão impressa, toda mercadoria que sair da empresa para circulação terá sua operação formalizada. Assim, em qualquer situação em que forem necessárias comprovações basta apresentar o DANFE. 

Principais motivos para emissão e impressão do DANFE.

Acompanha a situação da NF-e

Esse documento é de fundamental importância, afinal, a partir dele é possível consultar e acompanhar a Nota Fiscal Eletrônica, uma vez que ele contém uma chave numérica de 44 posições que possibilita o acesso ao Portal da SEFAZ, seja por meio de leitor de código de barras, seja manualmente digitando a chave de acesso.

Ajuda na escrituração das operações

O documento também ajuda na escrituração das operações discriminadas na Nota Fiscal e, ainda, quando o destinatário não se trata de um contribuinte credenciado para fazer a emissão. A sua principal missão é ser uma versão facilmente legível e resumida da NF-e, já que programas especiais são indispensáveis para conseguir visualizar os arquivos XML.

Comprova as mercadorias em trânsito

O DANFE precisa sempre estar junto da mercadoria em trânsito, disponibilizando dados básicos a respeito da operação. Todas as vezes em que uma empresa faz o transporte de produtos, ela precisa da presença da nota fiscal.

Isso acontece devido à questões como o seguro do produto, pois não é possível esperar que uma carga tenha seguro, caso não exista nenhuma declaração de valor sobre ela, e também à fiscalização (o produto poderá ser apreendido, se ele não ter nota fiscal).

Quais são as características principais do documento?

Veja as principais características do DANFE:

Código de barras

Todo DANFE apresenta o código de barras que contém a chave de acesso da NF-e, permitindo a consulta da situação da nota fiscal nos sistemas de controle do contribuinte e no Portal da Fazenda. A ideia é simplificar o acesso aos dados e permitir a checagem das informações online.

É importante mencionar que esse código de barras unidimensional trata-se de uma chave de 44 posições que se refere ao Código de Acesso da Nota Fiscal Eletrônica. É necessário destacar que todo DANFE precisa conter as duas representações, ou seja, o código numérico da Chave de Acesso e o código de barras subsequente.

Chave de acesso

A informação mais importante inserida no DANFE é a chave de acesso da NF-e, composta por 44 números, que identifica unicamente sua nota e permite a consulta do documento e, claro, o download do arquivo XML a partir da SEFAZ.

Dentro desses 44 dígitos que correspondem a chave de acesso, se desmembrarmos essa chave, conseguimos identificar alguns dados como: número da nota fiscal, série, código do estado emitente da nota fiscal, CNPJ do emitente, modelo da nota fiscal, mês da emissão entre outras informações.

Além da chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e do código de barras, que torna possível uma leitura pelo leitor óptico, há também outros itens que precisam constar na Nota Fiscal e, consequentemente, no DANFE.

São eles:

  • natureza da operação — se ela é de entrada ou saída;
  • descrição das mercadorias;
  • data e o horário de saída do produto;
  • dados da transportadora;
  • o remetente.

Como armazenar corretamente o DANFE?

O DANFE poderá ser mantido em arquivo pelo prazo que a legislação tributária determinar quando o contribuinte não for credenciado para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, substituindo, dessa forma, o arquivo eletrônico da nota.

Isso vale, ainda, para o caso de a administração tributária pedir a comprovação dos dados. É fundamental que o destinatário, ao receber o DANFE do emitente, analise a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a validade da assinatura digital.

É preciso ainda verificar se a Autorização de Uso e Protocolo da nota, assim se certificando que a mesma foi realmente concedida e tem validade perante o fisco.

O destinatário e o emitente terão que manter o DANFE em arquivo digital, sob sua responsabilidade e guarda, pelo prazo estabelecido, mesmo que fora da empresa, devendo ele ser apresentado para a Administração Tributária quando pedido.

Caso as organizações não guardem os devidos arquivos, certamente, estarão passíveis de autuações, uma vez que a fiscalização pode exigir o arquivo. Além disso, a segurança e a organização dessa guarda precisam ser feitas de maneira eficaz. 

A dica valiosa é extrair o arquivo do e-mail e descompactá-lo, caso venha em uma extensão .ZIP, por exemplo. Além disso, é preciso garantir que esses arquivos jamais serão perdidos.

E o melhor modo de fazer isso é por meio de um processo de backup periódico. O recomendado é utilizar algum serviço de armazenamento virtual, para que você não corra o risco de enfrentar falhas no hardware.

Como um ERP pode facilitar a emissão do DANFE?

Atualmente, a melhor maneira de emitir NF-e e de imprimir o DANFE é com umemissor próprio. Tenha certeza de que isso assegurará muito mais eficiência para a rotina da sua empresa.

Para tanto, o indicado é utilizar um bom software, como o Tiny ERP, que dispõe de funcionalidades que permitem a emissão de diversos tipos de notas fiscais a partir dos pedidos de vendas ou de outra necessidade, com regras pré cadastradas, tornando o processo mais prático, rápido e seguro.

Como é realizado esse processo na prática?

Dentro do Tiny ERP existe o módulo de Notas Fiscais, onde é permitido incluir e autorizar uma Nota Fiscal Eletrônica junto ao SEFAZ. O documento é emitido e transferido automaticamente pela internet e em seguida, é possível imprimir o DANFE.

Como pré-requisito, sua empresa precisa estar habilitada para emissão de NF-e no SEFAZ do seu estado, ter o certificado digital configurado na conta, configurar a natureza da operação, selecionar o ambiente de produção para envio de notas fiscais.

Todos esses processos podem ser configurados previamente no Tiny ERP para a emissão automatizada.

A emissão das notas fiscais no Tiny ERP são feita em Menu → Vendas → Notas Fiscais. Selecione as notas que deseja e clique em Autorizar notas fiscais.

Com as notas já emitidas, você pode clicar no menu de contexto da nota e selecionar Imprimir DANFE. Caso queira, poderá imprimir em lote. Selecione as notas desejadas, clique em Mais ações e em Imprimir DANFEs.

A emissão da nota fiscal eletrônica e do DANFE é um procedimento em que os erros devem ser evitados ao máximo para não acarretar correções, cancelamentos e até multas em casos mais críticos.

Conclusão

Agora você já sabe o que é DANFE e como ele é importante nas operações que envolvem a circulação de mercadorias. Como todas as notas fiscais são enviadas à Secretaria da Fazenda e controladas pela Receita Federal, a melhor forma de minimizar as chances de erros é automatizar o processo.

Além de tornar a rotina mais ágil e eficiente, a emissão da NF-e via sistema, vai assegurar que não haja nenhuma divergência entre os elementos da nota fiscal eletrônica e do DANFE, afinal, como você já sabe, é necessário que um seja o espelho de outro. 

Um sistema como o Tiny ERP é ideal para simplificar e otimizar procedimentos que envolvam os departamentos e as atividades que se repetem todos os dias. Com os recursos e funcionalidades oferecidas pelo software, além de segurança e agilidade, você pode também viabilizar formas de reduzir o custo operacional da sua empresa.

Gostou do texto? Quer aprender mais em nosso blog? Então leia também o artigo “Desoneração de ICMS — Entenda mais sobre o benefício”.