Bem-vindo ao blog do Tiny

Como escolher um emissor de nota fiscal

Como escolher um emissor de nota fiscal

04.03.2020 por Daniela Borsoi em Fiscal e Tributação

Entenda quais são as funções de um emissor de notas fiscais e a sua importância para a gestão das empresas.

Se você é um empreendedor ou deseja abrir o próprio negócio, saiba que é essencial saber como escolher um emissor de nota fiscal para seu empreendimento. O fato é que o Brasil é um dos países com as leis fiscais e tributárias mais complexas de todo o mundo. Contar com um bom emissor facilita todo esse processo e otimiza o tempo de sua empresa.

Com o emissor de nota fiscal, o seu negócio pode cumprir todas as obrigações contábeis e fiscais, sendo, sem dúvida alguma, uma peça importante para o sucesso.

Quais são as funções de um emissor de nota fiscal?

O software emissor de notas fiscais cuida da comunicação com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) para que a nota fiscal seja emitida. É o emissor que compila os dados que serão avaliados pela Sefaz, que autoriza a emissão das notas fiscais.

Veja como funciona o fluxo de um emissor de notas fiscais:

Fluxo de um emissor de notas fiscais

Existem diversos sistemas para emissão de notas fiscais. Um deles é sistema gratuito como o do Sebrae, por exemplo. Com ele, sua empresa consegue emitir notas, porém não oferece demais controles. Usando um sistema como Tiny ERP, é possível fazer tudo de forma mais rápida, ainda mantendo as demais informações atualizadas, como finanças e estoques.

Porém, além de emitir a nota, o emissor pode exercer várias funções para a sua empresa. Confira.

Compila as informações dos clientes e da empresa

O emissor de nota fiscal assegura que todas as informações importantes sejam convertidas e compiladas no documento fiscal eletrônico. Possibilita a entrada de informações como as que são referentes ao negócio, aos produtos que estão sendo vendidos e aos clientes, formando a NF-e.

Ajuda a evitar erros

As chances de erros são reduzidas, já que muitas das partes são automatizadas. Os riscos de dados sobre o cliente, produto ou empresa serem inserido de maneira incorreta são menores por causa da integração a outros sistemas da empresa.

Da mesma forma, também se torna fácil o cálculo dos impostos, com regras pré-cadastradas nas naturezas de operação. Isso certamente favorece a aprovação por parte da Secretaria da Fazenda, reduz a quantidade de retrabalho e evita problemas relacionados à contabilidade. Assim, a empresa sofre menos com multas e sanções aplicadas pela fiscalização e com questões como irregularidade fiscal.

Facilita o armazenamento das notas

Tão importante quanto emitir, autenticar e compartilhar com o cliente, e-commerce ou marketplace é assegurar que elas sejam armazenadas de forma correta. Todos os documentos fiscais têm prazo de armazenamento para prováveis conferências dos órgãos responsáveis, que é de 5 anos, segundo a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173. E a boa notícia é que o ERP consegue fazer este armazenamento em segurança, mantendo os documentos fiscais acessíveis.

Dessa forma, tudo fica bem armazenado e organizado. Com o máximo de disponibilidade e segurança, a gestão sabe que todas as notas ficarão protegidas.

Dicas para escolher um emissor de nota fiscal para a empresa?

Escolher um emissor é fundamental para sua empresa otimizar os seus processos e tornar mais ágil a rotina de faturamento. Por isso, trouxemos algumas dicas para que você faça sua escolha.

Avalie as necessidades de sua empresa

De acordo com a quantidade de notas fiscais que seu negócio emite todos os meses, você terá uma noção se poderá escolher um emissor gratuito ou se será necessário um pago. Avalie também se precisará apenas emitir as notas ou se será preciso outros controles, além de verificar o custo-benefício das ferramentas.

É importante destacar que muitos apps que emitem notas fiscais oferecem uma modalidade gratuita tempo limitado, para que você possa conhecer melhor o serviço e ter a certeza se continua ou não o utilizando.

Analise a facilidade de uso

O emissor precisa ter um layout de fácil uso, pois isso proporciona mais agilidade e praticidade no momento em que o usuário estiver utilizando, contribuindo, assim, para uma experiência positiva. 

A eficiência de um software está relacionada às funcionalidades em si e também ao nível de facilidade no seu uso. Portanto, um emissor de notas deve oferecer comandos intuitivos e bem simples.

Avalie o custo-benefício

Para que você tenha um bom custo-benefício, é fundamental estudar as funcionalidades que as soluções de mercado oferecem e identificar as que disponibilizam recursos e módulos que estejam alinhados com a realidade do seu negócio.

A velocidade para emissão das notas fiscais é uma das questões que devem ser avaliadas. Ao encontrar ferramentas que atendam às suas necessidades, fica fácil escolher a melhor para você.

Investigue sobre o suporte técnico

É importante verificar se há suporte técnico, afinal de contas, é bastante comum que surjam dúvidas em determinados processos. Verifique se há manuais de instrução, se o suporte é amigável e, claro, não deixe de testar o suporte.

Por isso, o ideal é optar por um sistema que poderá ajudar você quando o software apresentar instabilidade ou quando uma dúvida aparecer.

Priorize o armazenamento em nuvem

Fazer o armazenamento das suas notas fiscais na nuvem garante diversas vantagens à sua empresa. Basta estar conectado à Internet para que você tenha acesso às notas fiscais, sem ter que instalar programas no seu computador. Dessa forma, o processo passa a ser mais ágil.

Além disso, a segurança é outro grande benefício de ter um emissor com armazenamento em nuvem. Se um hacker tentar invadir o sistema da sua empresa, por exemplo, a criptografia com os servidores é um dos mecanismos de proteção, que proporciona o arquivamento seguro de dados e de senhas.

Opte por sistemas responsivos

Algum imprevisto surgiu para você e seu computador não está por perto? Em situações como essa, o ideal seria acompanhar pelo seu dispositivo móvel todo o andamento das atividades.

Sistemas responsivos que se adaptam a diferentes telas permitem que você acesse as mesmas funcionalidades do sistema emissor pelo seu smartphone ou tablet, com total agilidade mesmo estando fora do ambiente de trabalho.

Conclusão

O processo de emissão de notas fiscais é uma atividade que requer atenção e consome tempo. Por isso, é importante que você conte com um emissor de confiança. Com o Tiny ERP, por exemplo, a emissão de notas fiscais se torna mais fácil e rápida. Ele simplifica a rotina das empresas tornando esse processo menos trabalhoso. Em poucos segundos, você consegue gerar as notas que são calculadas automaticamente, autoriza no SEFAZ e faz o envio ao seu cliente. Veja algumas vantagens de emitir nota fiscal no Tiny:

  • emite nota fiscal eletrônica (NF-e), nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) e nota fiscal de serviço (NFS-e);
  • atende negócios do Regime Simples ou Normal;
  • você define as regras fiscais uma vez só e não precisa se preocupar mais;
  • emite notas fiscais de exportação e importação;
  • é integrado a soluções do ecossistema do e-commerce;
  • emite notas fiscais de devolução de produtos;
  • permite fazer cartas de cancelamento ou de correção de notas de forma simples.

Aproveite as dicas deste conteúdo e teste diferentes sistemas para emissão de notas fiscais. O Tiny oferece 30 dias grátis em qualquer plano para que você possa experimentar e verificar se atende as necessidades de sua empresa.

A adoção de um sistema capaz de emitir NF-e e de integrá-las nos controles financeiros das empresas de maneira automática se apresenta como uma medida interessante para a otimização dos fluxos de trabalho. Experimente!

Referências:

https://enotas.com.br/blog/emissor-de-nota-fiscal/