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O que é Nota fiscal de entrada e sua importância

O que é Nota fiscal de entrada e sua importância

22.04.2020 por Laika em Fiscal e Tributação

A nota fiscal de entrada não é aquela que você recebe junto com uma mercadoria que comprou. Entenda o que é e quando é necessária sua emissão.

A nota fiscal de entrada é o documento que valida a movimentação de entrada de uma mercadoria no estoque. Nesse processo o fornecedor emitirá a nota fiscal e o comprador (destinatário) fará apenas o lançamento dessa nota, para comprovar a entrada da mercadoria no estoque. Não haverá a necessidade do destinatário emitir uma nova nota fiscal, pois a mesma terá validade fiscal devido ao fornecedor ter transmitido para o Sefaz. 

Essa é uma ação obrigatória para registrar todas as entradas de produtos recebidos, seja para justificar uma compra, seja para justificar uma devolução, seja para justificar um retorno. O lançamento é simples, considerando que o recebedor já tem as informações sobre o fornecedor e dados sobre a mercadoria — descrição, valor e quantidade.

Com este post, trazemos um conteúdo completo sobre a nota fiscal de entrada, explicando com detalhes a sua importância, as principais vantagens, as diferenças para a nota fiscal de saída, o passo a passo para a emissão e como a tecnologia pode ajudar nesse sentido.

Quando a empresa adquire uma nota fiscal de entrada?

Ao comprar um produto, é comum que o vendedor emita uma nota fiscal de saída para provar que a mercadoria foi retirada do estoque e que o dinheiro que entrará no caixa se refere a essa movimentação.

Ela é a prova de que os produtos recebidos correspondem ao dinheiro que saiu do caixa para pagamento ao fornecedor. O principal motivo para o lançamento da nota fiscal de entrada é a compra de produtos, mas existem outras situações em que ela é necessária, o que veremos no próximo tópico.

Em quais situações é necessário emitir uma nota fiscal de entrada?

Além da emissão para comprovar uma compra, a nota fiscal de entrada também deverá ser emitida em algumas situações específicas, em que houver qualquer tipo de movimentação dos produtos fora do estoque.

Compra de produtos importados

A nota fiscal estrangeira, também chamada de invoice, não tem validade em território nacional, por isso, ao realizar uma compra no exterior, caracterizando um produto importado, o comprador emitirá uma nota fiscal de entrada para comprovar o recebimento.

Assim chamamos de nota fiscal de importação. Essa nota deverá ser transmitida para o Sefaz a fim de comprovar para o fisco a compra de mercadoria do exterior.

Devolução de venda de mercadorias

Para vendas efetuadas em que haja devolução da mercadoria, como o caso de uma devolução de venda, além da nota fiscal de saída, a empresa deverá emitir a nota fiscal de entrada, para provar que a mercadoria saiu como venda, mas voltou como devolução — só assim, ela poderá ser novamente armazenada no estoque.

Seu objetivo principal é anular a operação original, para finalizar o processo de forma adequada. Os casos podem ser de devolução da mercadoria por parte do destinatário ou quando há anulação da NF, mas venceu o prazo de cancelamento.

Retorno de simples remessa

Quando uma mercaria sair do estoque sem o objetivo de venda, a empresa emitirá uma nota fiscal de saída de simples remessa para assegurar a movimentação. No retorno, uma nova nota fiscal será emitida, dessa vez, de entrada de retorno de simples remessa para que ela seja armazenada de volta no estoque.

As situações mais comuns para o uso de NF de simples remessa são:

  • conserto;
  • bonificação;
  • demonstrações;
  • armazenagem em pátios ou filiais da empresa;
  • produtos em consignação;
  • industrialização.

Ausência de obrigação por parte do vendedor

Quando se adquire uma mercadoria de um fornecedor que o mesmo não tem a obrigação de emitir nota fiscal, no caso se esse vendedor for pessoa física ou uma pessoa jurídica não contribuinte do ICMS, o comprador não estará isento de formalizar a entrada. Neste caso, deverá emitir a nota fiscal de entrada e só depois alocar a mercadoria no estoque.

Retorno sobre industrialização

Se a empresa envia matéria-prima, produtos intermediários ou material de embalagem para ser transformada no processo de industrialização e se esse processo for realizado por um autônomo, ao receber a mercadoria de volta, terá que emitir a nota fiscal de entrada de retorno sobre industrialização.

Quais as diferenças entre nota fiscal de entrada e saída?

Enquanto a nota fiscal de saída registra a operação de vendas e retirada da mercadoria do estoque, a nota fiscal de entrada registra a movimentação e o recebimento para armazenagem no estoque.

Essa é a definição básica das diferenças, mas é importante atentar para o preenchimento das informações. Na nota fiscal de saída, devem ser preenchidos os seguintes campos:

  • empresa;
  • cliente;
  • transação de saída;
  • produto;
  • quantidade;
  • impostos;
  • NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul;
  • condições de entrega;
  • valores;
  • classificação fiscal – de acordo com o regime tributário da empresa.

Já para a nota fiscal de entrada, o processo é mais simples, mas merece atenção para evitar erros e retrabalho:

  • tipo de movimento;
  • empresa;
  • fornecedor;
  • CFOP;
  • valor;
  • tributos – se o produto for obtido de um não contribuinte do ICMS, os campos não devem ser preenchidos.

Qual o passo a passo para a emissão?

Para evitar erros e problemas fiscais, os campos e informações devem ser preenchidos corretamente, principalmente aqueles que são obrigatórios. Veja o passo a passo:

  • natureza da operação – motivo de emissão da nota fiscal de entrada;
  • referência da nota fiscal eletrônica;
  • CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestação – identifica a circulação da mercadoria dentro ou fora do estado;
  • prazo da operação;
  • tributação – o código da situação tributária (CST) obedece ao preenchimento do CFOP;
  • dados do produto – descrição, valor, quantidade, unidade de medida.

Qual a importância e quais as vantagens da nota fiscal de entrada?

Uma das principais vantagens da emissão da nota fiscal de entrada é a garantia do controle de estoque. Com entradas e saídas constantes, seria difícil fazer uma gestão precisa sem o registro de movimentação dos produtos.

Além disso, todas as obrigações fiscais são cumpridas quando a formalização acontece. O registro de entrada e saída garante o preenchimento dos campos de alíquotas para o recolhimento correto, evitando que um imposto seja pago indevidamente.

Mesmo para situações em que não há tributos, como no caso de simples remessa, o processo deve ser concluído para assegurar que qualquer produto que tenha saído do estoque da sua empresa esteja circulando corretamente.

É importante salientar que para ocorrer o controle correto do estoque e das operações realizadas, as notas fiscais emitidas sejam transmitidas para o Sefaz, para que tenham validade fiscal e estejam de acordo com as exigências da Secretaria da Fazenda.

Como a tecnologia pode ser útil?

A emissão de uma nota fiscal de entrada realizada por um sistema ERP, além de trazer mais agilidade, confere maior segurança no preenchimento dos dados. Em um software especializado, os produtos podem ser cadastrados previamente e vinculados de forma automática, para o preenchimento correto na hora da emissão da NF-e.

A tecnologia oferece maior eficiência e precisão ao emitir documentos fiscais, pois, em poucos cliques, o passo a passo de emissão da nota fiscal será concluído e transmitido com êxito. As funcionalidades de um sistema ERP eliminam a morosidade do trabalho manual e, consequentemente, minimizam as chances de erros.

Escolha um software que seja integrado com outras áreas para dar velocidade aos processos de venda, à separação de pedido, à expedição e à entrega — é uma forma simples de otimizar os processos internos.

Gostou do post? Continue navegando em nosso blog e aproveite para ler o guia completo sobre notas fiscais.