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O que é e como é feita a retenção de impostos?

O que é e como é feita a retenção de impostos?

17.07.2020 por Laika em Fiscal e Tributação

Entenda o que é retenção de impostos, assim como suas obrigatoriedades para não ocasionar penalidades e multas.

A retenção de impostos é uma prática recorrente das lojas que realizam vendas e precisam emitir nota fiscal. O sistema tributário brasileiro é rigoroso quanto ao recolhimento das tarifas.

As obrigações fiscais devem ser um alvo constante de preocupação e acompanhamento para evitar problemas com o Fisco e penalizações, como multas. Deixar de reter e pagar impostos caracteriza sonegação, mesmo sem a intenção de cometer a infração.

Neste post você vai entender o que é a retenção de impostos, conhecer os principais tributos e obrigatoriedades, além de saber como é feita a retenção. Continue lendo, saiba como um ERP pode ajudar no processo e esclareça as principais dúvidas sobre o assunto.

O que é a retenção de impostos

É bem comum ter dúvidas sobre a retenção de impostos, pois o sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos. O processo de retenção consiste em fazer o recolhimento dos impostos correspondentes ao tipo de operação da empresa. 

A retenção de impostos é válida para empresas de diferentes ramos e segmentos — conservação, limpeza, auditoria, assessoria, manutenção, segurança, vigilância, consultoria, ensino, arquitetura e engenharia, locação de mão de obra, advocacia, contabilidade, entre outros.

A questão do recolhimento dos impostos com retenção dos tributos federais (com exceção do Simples) e do ISSQN acontece a partir da emissão de uma nota fiscal de serviço prestado — não existe retenção de IR, PIS, COFINS, CSLL, CPP sobre uma venda, por exemplo, ou uma nota fiscal emitida em modelo 55 NFe.

A carga tributária atribuída a um negócio depende de como a empresa está classificada e enquadrada no Fisco, além da receita prevista e da categoria que é determinada de acordo com a quantidade de sócios:

  • Empresário individual — o empresário é dono do negócio e a empresa leva o seu nome e não pode ter sócio;
  • Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) — a responsabilidade do único sócio é limitada ao seu capital social;
  • Sociedade Empresária Limitada (Ltda.) — formada por dois sócios ou mais com patrimônio pessoal separado.

Objetivo da retenção de impostos

A intenção do Governo Federal com a retenção de impostos é poder antecipar parte dos valores pagos pelas empresas e, assim, combater a sonegação. Entretanto, a medida depende do regime tributário e do tipo de atividade da empresa.

Além disso, a retenção é também uma forma de garantir o recolhimento antecipado dos impostos, com valor menor do que é devido e pago na data estabelecida por Lei, o que as empresas precisam cumprir para evitar problemas com o Fisco.

Embora a alta carga tributária brasileira seja um verdadeiro pesadelo na vida dos empreendedores, com conhecimento e planejamento sobre o recolhimento de tributos é possível organizar as finanças, e pagar somente o que é devido.

Que empresas devem fazer retenção de impostos

O cumprimento das obrigações tributárias e o desconto na emissão da nota fiscal depende do cálculo de cada imposto gerado sobre o valor da venda. É fundamental atentar para o fato que cada imposto será recolhido em momento diferente do processo.

Enquanto o imposto de renda é descontado no pagamento, o INSS é recolhido na emissão da nota fiscal. Na ocorrência de retenção na fonte, o valor retido no momento da emissão da nota fiscal será deduzido do valor bruto.

Depois que os tributos forem descontados, o valor líquido é o que será recebido pelo prestador de serviço. Nesse contexto, o tomador de serviços será o responsável pelo pagamento de parte dos impostos, entretanto, se a parcela não for retida, é o prestador de serviços quem ficará responsável pelo pagamento.

Importância da retenção correta

Empreendedores e empresas como um todo devem conhecer os principais aspectos que envolvem a retenção de impostos para evitar falhas e transtornos no futuro, como fiscalizações onde podem ser exigidos comprovantes e notas.

A bitributação, por exemplo, é um problema gerado a partir de um erro — uma empresa pode receber o valor líquido e não discriminar isso na nota fiscal, enquanto o tomador efetua a retenção devido ao tipo de serviço.

Como em um primeiro momento a discriminação não foi efetivada, a apuração acontece normalmente e, por isso, é paga duas vezes: uma pelo tomador e outra pela empresa na apuração própria dos impostos.

Se no processo de fiscalização forem detectadas irregularidades, a empresa poderá ser penalizada com multas pesadas. Esse é um fator de grande impacto no caixa da empresa, considerando uma despesa não prevista.

Conheça os tipos de impostos e as obrigatoriedades

O enquadramento para atribuição da retenção obedece a três tipos de tributação no país. Os microempreendedores individuais (MEI), as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional estão isentos de fazer a retenção de impostos federais na nota fiscal.

Simples Nacional

A principal característica do Simples Nacional é a unificação dos oito impostos correspondentes para que sejam cobrados ao mesmo tempo, ou seja, todos os impostos são unificados em uma única guia chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).  

Os impostos unificados no Simples Nacional são o IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP — válidos para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), com faturamento até R$ 4,8 milhões ao ano:

  • Microempresa (ME): receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360 mil;
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP): receita bruta anual entre R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões ao ano.

Lucro Presumido

Nesse enquadramento, os impostos devem ser calculados individualmente. Os impostos PIS, COFINS, ICMS e ISS são calculados sobre o faturamento do período.

Já o IRPJ e o CSLL têm alíquotas aplicadas sobre a presunção do faturamento limitado a um valor anual de até R$ 78 milhões.

Lucro Real

A empresa com faturamento acima de R$ 78 milhões se enquadra no regime de tributação Lucro Real. São aplicadas as alíquotas de 15% sobre o IRPJ para um lucro mensal de até R$ 20 mil e 25% para o faturamento acima desse valor.

O pagamento da CSLL tem alíquota de 9% sobre o lucro e os outros impostos, como PIS, COFINS, ICMS e ISS, são calculados de acordo com o faturamento no mesmo período.

Obs.: No Lucro Real, quando a empresa compra mercadoria, gera crédito de PIS e COFINS, e débito, em caso de venda. Caso a empresa não realize vendas, esses impostos não são calculados e nem recolhidos, assim como também acontece com o ICMS.

Diferenças para a substituição tributária

É importante entender as diferenças para a substituição tributária que trata do recolhimento do ICMS, no geral, em situações de venda de um produto em cadeias de empresas. Como o ICMS é um imposto estadual é essencial verificar as regras e leis de origem e destino de mercadorias.

Diferentemente da retenção, a substituição tributária se aplica a apenas alguns setores como venda de veículos, bebidas, combustíveis, lubrificantes e materiais elétricos. Se, por exemplo, uma empresa fabrica bebidas e as distribui para revendas, o fabricante paga e os revendedores também, na venda final.

Nesse caso, aos produtos fornecidos para a revenda, será aplicado o ICMS após o recolhimento dos impostos referentes à saída da mercadoria da empresa. Somente quando ela for revendida para o consumidor é que o recolhimento será efetivado.

Veja é feita a retenção de impostos na nota fiscal

O cálculo de impostos pode gerar dúvidas, mas se a empresa estiver classificada e enquadrada corretamente na categoria, de acordo com o segmento, será mais fácil compreender o que deve sofrer retenção a cada nota fiscal emitida.

Para melhor compreensão, vamos pensar em um exemplo fictício de retenção de impostos, como IRPJ, PIS, COFINS e CSLL sobre o valor total da nota fiscal emitida por um serviço prestado, considerando as alíquotas:

  • IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) – 1,5% (ou de acordo com as atividades da empresa);
  • PIS (Programa de Integração Social) – 0,65%;
  • COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) – 3%;
  • CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) – 1%.

Exemplo:

Considerando o valor da nota fiscal de R$ 25.000,00:

Imposto de Renda Retido na Fonte – R$ 25 mil x 1,5% = R$ 375,00;

Programa de Integração Social – R$ 25 mil x 0,65% = R$ 162,50;

Contribuição para Financiamento da Seguridade Social – R$ 25 mil x 3% = R$ 750,00;

Contribuição sobre o Lucro Líquido – R$ 25 mil x 1% = R$ 250,00;

Total das retenções – R$ 1.537,50.

Do valor bruto na nota fiscal de R$ 25 mil, o emissor receberá R$ 23.462,50, lembrando que pode incidir ainda a alíquota de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), que depende do que é praticado no município onde a empresa está estabelecida ou do serviço prestado.

Fica a cargo do tomador do serviço o recolhimento dos impostos retidos, para que assim, somando o valor líquido pago pelo serviço, mais as guias dos impostos, feche o valor total bruto do serviço.

Retenção sobre os vários impostos

Quando a empresa se enquadra na Lei 10.833 que trata da retenção o PIS, Cofins e CSLL e no Decreto 3000 que trata da cobrança do IRPJ, a cobrança do Imposto de Renda será obrigatória, assim como dos outros impostos.

Devidos na prestação de serviço pode ocorrer também a cobrança do ISS, considerando as obrigações da lei vigente no município. A retenção acontece na conclusão do serviço, mesmo que não tenha sido pago.

Relação entre empreitadas e retenções

Por empreitada entende-se o contrato em que o proprietário da obra contrata um empreiteiro para realizar a obra pessoalmente ou terceirizar o serviço mediante pagamento — ocorre a retenção do INSS na execução de empreitadas de obras de construção.

O empreiteiro de uma obra pode utilizar somente a mão de obra própria ou incluir os materiais de construção no contrato. Sobre o contrato de confecção de um projeto não recai a obrigação de realizá-lo ou de fiscalizar a execução.

Saiba como um ERP pode simplificar esse processo

Com um emissor de notas fiscais atribuído a um sistema ERP, é possível tornar esse processo mais prático, rápido e seguro. Com a automatização, muitas etapas podem ser conferidas antes de finalizar o processo, evitando dores de cabeça no futuro.

Com o auxílio de um contador, você faz todas as configurações de impostos dentro do ERP, e a partir disso, os cálculos são automáticos.

Veja alguns benefícios de utilizar um sistema ERP para automatizar o processo de tributação da empresa.

Evita erros operacionais

A retenção de impostos é uma atividade importante para a saúde financeira da empresa. Por isso, ao adotar um ERP, você evita os riscos de recolhimento indevido, pois com as informações inseridas corretamente, a retenção é automática.

Reduz chances de multas

O sistema ERP é automático e isso contribui para que as alíquotas correspondentes ao tipo de serviço estejam registradas para quando for necessário emitir uma nota fiscal, fazendo o recolhimento correto, evitando o risco de atrasos e multas.

Proporciona maior controle tributário

Planejar e não executar as obrigações tributárias pode gerar um grande problema com o Fisco, por isso, o sistema ERP vai permitir que a gestão tenha um controle contínuo de todos os recolhimentos e pagamentos de tributos.

Além de assegurar que as obrigações estão sendo cumpridas, é possível visualizar se as práticas tributárias seguem conforme o planejado e se a performance da empresa está adequada ao enquadramento fiscal.

Facilita a organização do processo

Com um sistema ERP, os processos passam a ter maior fluidez e eficiência. A facilidade na hora de emitir as notas fiscais e fazer o recolhimento dos impostos é notável.

A visão clara sobre a carga tributária possibilita maior controle e verificação em tempo real, permitindo a correção de erros ou alterações de dados. Um sistema não deixará você se esquecer de pagar uma guia referente a um imposto recolhido.

Conclusão

Toda empresa deve cumprir suas obrigações tributárias para evitar qualquer tipo de problema com a Receita Federal que impeça o funcionamento adequado da organização.

Penalidades com multas ou citações jurídicas que não foram previstas podem gerar prejuízos e afetar o bom andamento do negócio. É fundamental que esse controle seja rigoroso e contínuo na rotina de uma empresa.

A saúde financeira não apenas do sucesso das vendas, mas de um controle sobre as contas e despesas para fugir de transtornos que acarretem baixa não prevista no caixa, impactando o orçamento financeiro.

O apontamento de uma empresa como sonegadora de impostos pode afetar e comprometer a imagem no mercado, o que não é bom para os negócios. Uma empresa que se preocupa em pagar seus impostos em dia tem mais credibilidade junto a clientes e fornecedores.