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Como enviar encomendas pelos Correios

Como enviar encomendas pelos Correios

07.02.2019 por Daniela Borsoi em E-Commerce

Veja a forma correta de enviar encomendas pelos Correios para que elas cheguem até o destinatário sem problemas. São dicas para o sucesso das entregas.

O envio de encomendas aos clientes utilizando o serviço dos Correios requer informações que identifiquem corretamente os objetos. Como realizar esse trabalho da maneira devida é uma das principais dúvidas de quem vende produtos no e-commerce.

O endereçamento e a utilização correta de etiquetas de postagem têm grande impacto no prazo das entregas, visto que informações incorretas não permitem ao carteiro encontrar o destinatário.

O Tiny ERP permite que sejam impressas as etiquetas de envio dos Correios, para que o envio das mercadorias aos clientes se torne mais rápido e fácil. Ela segue o padrão exigido pela empresa, então você não terá problemas na hora do envio.

O centro de distribuição dos Correios é automatizado, fazendo com que as encomendas passem por uma triagem e sejam separadas conforme a localidade da entrega. Acompanhe.

Dicas para enviar encomendas pelos Correios

Seguindo essas dicas valiosas, você diminui a incidência de erros no envio de encomendas, evitando atrasos no recebimento e preservando uma boa reputação do e-commerce.

1. Mantenha um padrão

Recomenda-se que, para enviar encomendas pelos Correios, sejam utilizados os formatos padrão de endereçamento e de rótulos que contenham código de barras para facilitar a identificação e as informações adicionais.

No próprio painel dos Correios, há ferramentas que permitem a geração de rótulos para endereçamento que estão de acordo com o padrão recomendado. Escolha a que for mais conveniente entre as opções abaixo:

Endereçador Web

Gera e imprime rótulos de endereçamento, avisos de recebimento e outros formulários. Ideal para pessoas que não têm uma alta frequência de postagem.

Endereçador Escritório

Gera lotes de etiquetas e é recomendado para pessoas que têm frequência alta de envios. É possível salvar dados de destinatário que envia encomendas para que possam ser utilizados novamente.

Correios Web Services

Para empresas que têm grande volume de encomendas, visto que poderá realizar o gerenciamento delas. Além dos serviços básicos, ainda conta com automatização dos processos na pré-postagem, acompanhamento da encomenda e pós-venda.

2. Endereço de entrega

São as informações que indicam onde o objeto deve ser entregue. Ao enviar encomendas pelos Correios, é preciso conter as seguintes informações.

Destinatário ou remetente

Identificação de quem enviou e de quem vai receber a encomenda. Para pessoa física deve-se preencher o nome completo e para jurídica, o nome fantasia da empresa. Essa informação deve estar logo abaixo da palavra destinatário ou remetente.

Tipo do logradouro + Nome do Logradouro + Número.

Informa de forma específica onde o objeto deve ser entregue. Temos como exemplo de tipo de logradouro a rua, avenida, setor, vila, estação e outros. O logradouro é o nome oficial do local. No exemplo, “Avenida” é o tipo e “das Orquídeas” é o nome. O número identifica a qual imóvel será entregue a encomenda.

Complemento (se houver) + Bairro

Alguns endereços precisam de complemento, como o número do apartamento, da sala, ou demais informações relevantes. O bairro é a divisão geográfica das cidades.

CEP + Nome da Localidade + Sigla da Unidade da Federação

O CEP é um código de 8 dígitos que identifica as localidades, o que agiliza o encaminhamento. Não coloque a sigla CEP na frente do número, não insira pontos entre os números e nem sublinhe. O nome da localidade refere-se à cidade ou ao município, e a sigla da unidade federativa indica o estado correspondente. Trouxemos um exemplo abaixo.

Remetente
Empresa ABCD
Avenida das Orquídeas, 45
Setor 4, Botafogo
00000-000, São Paulo/SP

Destinatário
José da Silva
Rua das Flores, 37
Apartamento 203, Centro
00000-000, Porto Alegre/RS

3. Código de barras e informações adicionais

Além das informações corretas no endereçamento, é recomendada a utilização de elementos visuais para que a identificação dos objetos seja facilitada.

Código Data Matrix

Código que contém as informações relacionadas às encomendas, a fim de automatizar alguns dos processos de entrega.

Símbolo de encaminhamento

Símbolos que representam os serviços de envio. Identificam de forma visual como a encomenda será enviada.

Informações da encomenda e do contratante

As informações também precisam aparecer de forma textual, como número do contrato com os Correios, número da nota fiscal, número do pedido, peso e quantidade de volumes.

Código de rastreamento

O número de rastreamento é o código que identifica as encomendas. Com ele, o cliente e a empresa sabem em qual lugar do caminho de entrega se encontra a mercadoria. É composto de 13 dígitos, sendo 2 letras para identificar o serviço + 9 números + Sigla do país de origem. Exemplo: SL123456789BR.

Uma dica é utilizar a ferramenta Rastreamento de Correios para consultar informações oficiais do trajeto das suas encomendas.

Siglas dos serviços adicionais contratados

Os rótulos de endereçamento devem conter as siglas dos serviços contratados, sendo elas AR (Aviso de Recebimento), MP (Mão Própria), DD (Devolução de Documentos) e VD (Valor Declarado).

Formulário para registro dos dados do recebedor

Os Correios recomendam que as etiquetas tenham campos para identificação do recebedor, que deve preencher no momento da entrega. Esses campos são recebedor, assinatura e documento.

Endereços do destinatário e do remetente 

Vale ter um cuidado a mais com os endereços. Eles precisam estar corretos para que não ocorram problemas na hora da entrega. Se por algum motivo você não colocar o número do apartamento do cliente, por exemplo, a mercadoria volta para sua empresa e será necessário o reenvio, com o endereço correto.

CEP do destinatário em código de barras

Permite que a encomenda seja encaminhada de forma automática.

4. Modelos de rótulo

Recomenda-se utilizar os padrões dos Correios para o rótulo nas encomendas. Independentemente do modelo utilizado, ele deve ser colocado em um canto, na área com maior dimensão da caixa e no sentido da maior face. Evite colocar a etiqueta no centro da embalagem.

Endereçamento manuscrito

Etiquetas recomendadas para pessoas físicas. São autocolantes e contém todos os campos que devem ser preenchidos para que a entrega seja realizada.

Endereçamento automatizado

Recomenda-se a utilização dos padrões dos Correios, e a resolução das etiquetas deve ser de, no mínimo, 300dpi, sem utilizar economia de tonner ou rascunho, a fim de manter a qualidade e evitar problemas de leitura. Caso imprimir em folha comum não colante e utilizar fita adesiva, não cole por cima do código de barras ou do código data matrix, pois pode comprometer a leitura das informações.

5. Embalagem e acondicionamento

Assim como o endereçamento correto, é importante enviar os produtos de forma adequada, para evitar avarias durante o transporte.

Quanto à embalagem, você pode optar por uma caixa padrão na cor parda, ou até criar uma caixa personalizada de acordo com a sua marca. O importante é que a personalização não atrapalhe a visualização do endereço de entrega, o que pode prejudicar o trabalho do carteiro.

Além disso, é preciso ficar atento ao tamanho máximo das embalagens.

Caixa

Caixa nos Correios

Envelope

Envelope nos Correios

Rolos e cilindros

Rolos e cilindros nos Correios

As embalagens devem ser resistentes e o conteúdo precisa estar devidamente acomodado, para que haja segurança durante o envio.

Você pode utilizar alguns materiais que auxiliam na acomodação das mercadorias, como:

  • plástico bolha;
  • papelão;
  • papel pardo;
  • isopor.

Esses são apenas alguns exemplos. Você pode escolher o material ideal para o produto vendido, a depender da fragilidade do conteúdo. Se você vende objetos de vidro, o cuidado é maior do que ao vender roupas, por exemplo.

Uma dica importante é ficar de olho no feedback dos clientes. Muitas pessoas retornam elogiando o recebimento da encomenda e também existem as críticas. Caso aconteça, utilize essas informações a seu favor e melhore a embalagem dos produtos para os próximos envios.

Contrato entre correios e e-commerces

Uma opção interessante para donos de e-commerces é fechar um contrato com os Correios. Com essa parceria, é possível ter acesso a um sistema exclusivo de gestão de mercadorias, além de benefícios como reduções nas tarifas, por exemplo.

Entre as facilidades, podemos citar:

  • pagamento dos envios por fatura, que pode ser quinzenal ou mensal. Isso ajuda a controlar o fluxo de caixa e a centralizar os custos com envio, facilitando também a contabilidade;
  • isenção de cota mínima de envio nos dois primeiros ciclos de faturamento;
  • redução de tarifas em 12% sobre os valores praticados normalmente;
  • envio de documento com todas as mercadorias postadas no período, que pode ser usado para conferência interna.

Como funciona o contrato com os Correios?

Essa facilidade é exclusiva para quem tem uma loja cadastrada com CNPJ e que apresentem um valor mínimo de postagens por mês.

O cadastro é bem simples: basta se dirigir à agência mais próxima e entregar os documentos necessários. A empresa realizará alguns testes de navegabilidade da sua loja, para ter certeza de que ela realmente existe e funciona, além de conferir o crédito e todas as informações sobre o e-commerce.

Após esse período, que leva entre 20 e 60 dias, o contrato poderá ser firmado.

Serviços adicionais dos Correios

Os correios oferecem uma série de serviços que vão ajudar ainda mais na gestão de envios de mercadorias.

Clique e retire

Uma ótima escolha para que o empreendedor não precise ir à agência dos Correios todas as vezes, ou consiga garantir o envio em um dia de maior movimento, quando não pode deixar o local de trabalho.

Essa retirada pode ser solicitada em qualquer dia e horário da semana, mas realizada sempre em dias úteis, e também podem ser canceladas ou reagendadas, caso o sistema apresente o status “a coletar”.

É importante lembrar que esse serviço requer alguns pré-requisitos, como faturamento mínimo, e deve ser contratado à parte — também conta com uma área de cobertura restrita. Para saber se ele está disponível na sua região, você pode fazer uma consulta pelo CEP diretamente na ferramenta própria dos Correios.

Rastreador de objetos

O rastreador é muito importante, não só para os lojistas acompanharem o status dos pedidos, como para o cliente que aguarda a entrega. Com esse serviço, fica muito mais fácil localizar a encomenda e identificar algum problema na entrega, além de passar mais segurança ao comprador.

Vale ressaltar que o rastreador traz mais transparência ao processo de compra e evita que a loja precise informar todas as vezes o status do pedido, promovendo uma otimização de tempo importante para cuidar de outros aspectos do negócio.

Logística reversa

Fazer a troca de produtos quebrados ou enviados incorretamente pode ser um problema para o e-commerce. Na logística reversa, é possível gerar um código de postagem para que o cliente consiga postar o objeto na agência sem pagar nada por isso.

Aliás, esse benefício também faz parte do cumprimento do Código de Defesa do Consumidor, que prevê o prazo de 7 dias úteis para devolução de mercadoria por qualquer outro motivo para compras pela internet.

Cálculo de preços e prazos de frete

O valor e o tempo previsto para a entrega do produto podem ser fatores de decisão do cliente em relação à compra. Por isso, é muito importante que o seu e-commerce disponibilize as informações de preço de frete e prazo de entrega de forma clara no momento da finalização da compra.

SIGEP WEB

O Sistema de Gerenciamento de Postagens também ajuda o empreendedor a ganhar tempo com o envio, principalmente por lidar com um grande volume de encomendas.

Essa solução só está disponível para quem fechar contrato com a estatal e permite que você não perca tempo na fila. Você faz a preparação das encomendas e informa uma lista de destinatários, dimensões e pesos de cada envio, indicando também o tipo de entrega.

Essa lista é processada pelo SIGEP, que gerará lotes de etiquetas e informará os números de rastreio. Esses dados são disponibilizados em um arquivo, como uma pré-lista de postagens, também chamada de PLP.

Ao chegar na agência dos Correios, como os atendentes terão acesso à PLP pelo sistema, basta deixar as caixas direto no balcão de atendimento. O SIGEP WEB também funciona com a opção de coleta pela estatal, quando os carteiros se deslocam até o seu estabelecimento para retirar as mercadorias.

O aplicativo é muito utilizado por empresas de e-commerce e conta com integração via API para cálculo de prazos e preços, consultas de rastreamento e localização de agências. Confira no vídeo como ele pode ser configurado no Tiny ERP.

Correios LOG+

Esse serviço é uma solução completa de logística integrada, englobando boa parte das necessidades de uma loja online. Além das entregas, os Correios se responsabilizam por outros detalhes necessários para o envio e que consomem tempo e preocupação do lojista.

São eles:

  • armazenagem de produtos;
  • separação de pedidos;
  • uso de embalagens dos próprios Correios, sem a cobrança de um valor extra por isso;
  • preços convidativos para envios por SEDEX e PAC.

Além disso, o Correios LOG+ conta com uma condição exclusiva de escalabilidade, importante para períodos de aumento nas vendas como datas comemorativas e Black Friday.

Quando não é possível fazer o envio pelos Correios

Os Correios contam com parâmetros para a postagem de mercadorias, que envolvem limites de tamanho e de peso, além das exigências quanto à identificação e embalagem que citamos acima.

Para encomendas muito grandes ou pesadas, é necessário buscar outras alternativas de envio, como transportadoras, por exemplo.,

Se você quer conferir as limitações dos Correios e ter a certeza de que é uma boa opção fechar um contrato com a empresa, todas as restrições podem ser consultadas no site dos Correios.

Impressão de etiquetas no Tiny ERP

O processo de envio de encomendas pode ser mais simples se sua empresa utilizar um sistema que gere as etiquetas de envio, como o Tiny ERP.

Após criar uma conta no Tiny, poderá realizar a integração com os Correios e otimizar os processos. Dessa forma, o envio de encomendas torna-se mais simples e o processo otimizado faz com que os produtos cheguem mais rápido nas mãos dos clientes.

Tela do Módulo de Expedição do Tiny ERP
Módulo de Expedição do Tiny ERP

Módulo de Expedição do Tiny ERP

O módulo de expedição permite o gerenciamento dos pedidos que serão enviados, sendo eles por transportadora ou Correios. Cada expedição pode conter um grupo de pedidos, a fim de formar a PLP.

A integração permite diversas funcionalidades, como:

  • cotação de fretes e prazos;
  • tipos de embalagem;
  • geração de PLP;
  • impressão da etiqueta de envio;
  • código de rastreamento.

Para imprimir as etiquetas de envio, basta gerar uma expedição escolhendo os Correios como forma de envio. Ao concluir a PLP, são exibidos os dados da postagem e os objetos presentes na lista. Com a PLP finalizada, poderá imprimir a mesma e as etiquetas de envio.

Concluindo

Seguindo as dicas deste post, é possível enviar encomendas pelos Correios da maneira correta, diminuindo a chance de problemas e aumentando o nível de satisfação dos clientes, o que consequentemente, reforça uma imagem positiva do e-commerce.

Aproveite as ferramentas do Tiny ERP para facilitar a impressão das etiquetas e da PLP. Com isso, você terá mais tempo livre para pensar em embalagens criativas e caprichar no envio dos produtos. Faça com que o momento de chegada da mercadoria seja especial e fidelize o seu cliente.

E você como trabalha a gestão de envio de produtos do seu negócio? Tem alguma dica a acrescentar? Deixe seu comentário.