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Confira o guia completo sobre notas fiscais para usar na sua empresa

Confira o guia completo sobre notas fiscais para usar na sua empresa

27.12.2019 por Daniela Borsoi em Fiscal e Tributação

Conheça mais sobre notas fiscais e sua importância para a empresa, além de entender o que é necessário para emitir notas.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) se tornou uma exigência do governo para todas as empresas. Trata-se de um documento obrigatório que é gerado nas operações comerciais, como a compra e venda de produtos. Diversas são as obrigações impostas pela legislação, tornando o processo burocrático e complexo.

Qualquer erro na emissão das notas fiscais pode gerar problemas para a empresa emitente, por exemplo, a autuação do Fisco com a aplicação de multas pesadas e demais penalidades, prejudicando o seu crescimento saudável.

Pensando nisso, elaboramos este post para explicar os principais pontos sobre a nota fiscal e esclarecer suas dúvidas.

O que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emiti-la?

A nota fiscal é um documento que tem como finalidade registrar todas as transações comerciais e prestações de serviços realizadas por uma empresa para outra organização ou pessoa física.

Antigamente, as notas fiscais eram elaboradas e preenchidas à mão. No entanto, esse procedimento foi se tornando digitalizado em todo o país, com a nota fiscal 4.0, podendo ser armazenada de forma virtual e validada por meio de uma assinatura digital.

Todas as empresas precisam emitir algum tipo de nota fiscal, e a sua falta pode ser entendida como sonegação fiscal pelos órgãos fiscalizadores. Porém, existem algumas particularidades quando falamos de alguns tipos de empreendedores, como no caso de MEI, PME, autônomos e freelancers, as quais mostraremos a seguir.

MEI

Quem atua como Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais nos casos de vendas ou prestação de serviços para pessoas físicas, então poderão ser emitidos recibos que comprovem a operação realizada. Contudo, ao atuar por meio do atendimento a pessoas jurídicas, a emissão da nota fiscal passa a ser obrigatória.

PME

Diferentemente do MEI, as micro, pequenas e médias empresas devem emitir obrigatoriamente nota fiscal tanto nas vendas e outras operações de entrada e saída, quanto na prestação de serviços, já que essa é apenas uma forma de classificar o porte de uma empresa, sendo ela por faturamento ou número de funcionários. Assim, são consideradas empresas com tributação normal, sem diferenciação como o MEI.

Autônomos e freelancers

Os autônomos e freelancers não são obrigados a gerar a nota fiscal, devendo atuar por meio do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI). Nessa situação, o profissional não pode ter vínculo empregatício com qualquer instituição.

Ao terminar a atividade, o autônomo ou freelancer deve gerar o RPCI, podendo receber a quantia da função desenvolvida. Esse tipo de recibo pode ser encontrado em papelarias ou então confeccionado em gráficas e precisa ser preenchido pelo prestador de serviço.

Do montante a receber, o trabalhador deve recolher a contribuição à Previdência Social (INSS) e, dependendo do caso, o Imposto de Renda (IRRF). Uma alternativa é emitir a nota fiscal avulsa, de modo que é preciso fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade. Para esse tipo, o município desconta o valor relativo ao tributo municipal (ISSQN).

Qual é a importância de fazer a emissão de notas fiscais?

A nota fiscal tem como objetivo registrar a compra e venda de produtos e serviços, devoluções de mercadorias, transferências de bens, doações, entre outras operações. Ela oficializa todas as transações de uma empresa, formando um histórico que pode ser consultado pelo Fisco, pelo cliente (destinatário) e controlado pelo emissor.

Assim, assegura a relação entre consumidores e negócio, protegendo os direitos e deveres de cada uma das partes, como o pagamento dos impostos relativos à operação. A falta de emissão da nota fiscal é considerada sonegação fiscal.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes?

Vários tipos de notas fiscais eletrônicas podem ser encontrados, a depender de cada caso. Conheça, a seguir, os mais usados.

Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e) – Modelo 55

Esse tipo de nota serve para registrar apenas as transações de produtos e mercadorias. Geralmente, são bens tangíveis e físicos, de modo que existe uma comercialização entre as partes. Esse modelo eletrônico foi criado com o intuito de substituir as versões antigas 1 e 1A.

Também está ligado à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), devendo ser emitido e validado junto às Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz).

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) – Modelo 65

Foi criada com a finalidade de substituir as notas fiscais de venda ao consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por um emissor ECF. É usada em farmácias, supermercados, restaurantes, açougues, bares e demais locais. A emissão da NFC-e é digitalizada por meio da comunicação direta com a SEFAZ para cada venda, de maneira que o cliente final pode consultar todos os documentos gerados.

A emissão desse modelo de nota fiscal é utilizado apenas para consumidor final, ou seja, pessoa física, que esteja localizada no mesmo município, assim a mercadoria não irá transitar. Caso seja realizada uma venda para outro município ou outro estado, mesmo o cliente sendo consumidor final, não é permitido a emissão desse modelo de nota fiscal, sendo a obrigatoriedade da emissão de uma NF-e (modelo 55).

Também não existe a obrigatoriedade do cliente final informar seus dados, como CPF, endereço, município. Esse modelo pode ser emitido com nome de cliente genérico, como por exemplo “Consumidor Final”. Caso o cliente queira informar os dados, poderá ser preenchido nessa NFC-e normalmente.

O arquivo do NFC-e, o DANFE, precisa ser impresso para o cliente na hora da venda, como o cupom fiscal. Esse documento contém a chave de acesso e o famoso QR Code para que o cliente final consulte a validade do cupom fiscal.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Esse tipo de nota fiscal é necessário para a comprovação da prestação de serviços para uma empresa ou para uma pessoa física. Ele foi desenvolvido para substituir a antiga declaração de serviço, que era requisitada pelos municípios do Brasil.

Essa nota precisa ser emitida junto à prefeitura na qual está registrado o CNPJ do prestador de serviço (emitente da nota fiscal), independentemente de onde está localizado o tomador de serviço, no momento que ocorrer uma prestação de serviço, a mesma deverá ser emitida.

A emissão dessa nota fiscal está ligada, principalmente, ao imposto de âmbito municipal (ISSQN – Imposto de Serviço de Qualquer Natureza). A maioria das pequenas e médias empresas no Brasil se enquadra nos requisitos para emitir a NFS-e.

Essa é uma nota muito importante para o mercado de profissionais autônomos que prestam diferentes tipos de serviço, como médicos, advogados, publicitários, dentistas, entre outros.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – Modelo 57

É a nota fiscal para o transporte de cargas, que pode ser rodoviário, ferroviário aéreo e fluvial. Tem o intuito de reduzir as divergências de bens transportados entre o ponto de origem e seu destino, elevando a eficiência e a legalidade de todo o processo.

Também é importante que você saiba que existe um documento especial para os itens que estão em transporte por algum motivo, sem objetivo de venda, assegurando a incidência de impostos, conhecido como Nota Fiscal de Remessa.

Por exemplo, quando um produto é enviado para o estabelecimento onde será comercializado. Nesse trajeto, a Nota Fiscal de Remessa deve ser emitida e estar em posse do transportador, fazendo com que ela seja vista como uma nota fiscal de transporte.

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

Para saber se a empresa deve emitir a NF-e ou outro modelo de nota fiscal, é necessário consultar o portal da SEFAZ do seu município ou estado, conforme a categoria/atividade de cada negócio. Também é necessário ter uma assinatura digital, por meio do uso de certificado digital, sendo que essa é a forma estabelecida para que o documento tenha validade jurídica.

Depois de ter realizado o que é necessário para emitir a NF-e, é preciso fazer o passo a passo a seguir:

  • fazer a venda ou prestação de serviço normalmente;
  • autenticar as operações;
  • preencher os dados necessários para a emissão da NF-e;
  • enviar o documento para o sistema da SEFAZ;
  • autenticar a transação;
  • encaminhar a NF-e, que corresponde ao XML por e-mail e a DANFE impressa para o cliente ou fornecer ou entregar o cupom fiscal;
  • garantir que, quando o produto for transportado, até chegar ao consumidor final, estará acompanhado do DANFE.

Para facilitar o processo de emissão de nota fiscal, você pode contar com o Tiny ERP. Com os dados das naturezas de operação cadastrados no sistema, a emissão é rápida e fácil.

O que é o certificado digital?

Por meio do certificado digital, é possível assinar a NF-e digitalmente, garantindo sua validade como documento fiscal. Além disso, ele confirma sua autenticidade assegurando que foi realmente a companhia que emitiu o documento.

Sem ele, não há como garantir uma nota fiscal válida, por isso, o certificado se tornou fundamental. A validade do certificado digital é assegurada por um órgão chamado Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).

O certificado digital pode ser obtido em qualquer Autoridade Certificadora que esteja credenciada ao ICP. Para isso, é necessário fazer uma pesquisa sobre instituições que oferecem o certificado digital e optar pelo modelo e-CNPJ, caso seja para empresas, que funciona como um CNPJ virtual.

Além de fazer a assinatura e a transmissão das notas fiscais, o certificado digital poderá ser utilizado para a transmissão de escrituração fiscal digital e para as obrigações acessórias, como a entrega de arquivos digitais tais como Sped e demais declarações exigidas pela Receita Federal.

O valor dependerá do fornecedor do certificado digital. Após escolher o mais adequado para o seu negócio, basta fazer a solicitação e realizar o pagamento.

Quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento que desempenha um papel relevante na rotina das empresas e gera diversas vantagens, tanto para companhias quanto para clientes e para o governo. Veja quais são as principais:

  • aumento da agilidade na emissão de notas fiscais;
  • diminuição dos gastos com papéis;
  • possibilidade de armazenamento digital;
  • redução dos gastos com funcionários envolvidos no procedimento, tendo em vista que se gasta menos tempo digitando as informações;
  • minimização de eventuais falhas na emissão do documento, considerando que é necessário digitar menos dados;
  • aumento da rapidez na entrega de mercadorias, tendo em vista que a fiscalização dos caminhões que fazem o transporte se torna mais acelerada;
  • satisfação dos consumidores, que passam por um processo de compra mais prático e seguro;
  • facilidade em administrar as informações fiscais, financeiras, de vendas;
  • possibilidade de controlar o estoque, o setor de vendas, o departamento financeiro e outros setores com maior eficácia, nos casos em que o sistema for integrado a outros departamentos da instituição.

O que é o DANFE online e para que ele serve?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, conhecido como DANFE, trata-se de um comprovante que representa a nota fiscal eletrônica de forma simplificada. Entre as principais finalidades desse documento, podemos citar a possibilidade de tornar mais fáceis o acesso e a conferência de informações presentes na NF-e, que acontecem por meio do código de barras e da chave numérica de acesso.

Além disso, o DANFE se torna obrigatório nos casos em que há a circulação de produtos e mercadorias. Ele auxilia na escrituração dos dados registrados na NF-e, nas situações em que os destinatários não são contribuintes credenciados para a emissão de nota fiscal. Isso significa que o DANFE funciona como uma espécie de comprovação da operação.

É necessário ressaltar que esse arquivo precisa ser armazenado por um prazo de até cinco anos e no formato XML. Caso não seja guardado e haja uma solicitação pelo Fisco, pode ocorrer a aplicação de multas, nas quais o valor será determinado considerando cada documento, gerando sérios prejuízos ao negócio. Por a DANFE ser apenas um documento auxiliar, não é passível de fiscalização. Assim sempre que o fisco solicitar as NF-e para análise de fiscalização, será solicitado o XML, que é a NF-e propriamente dita.

Ou seja, é um documento desenvolvido com a finalidade de agilizar o processo de conferência de produtos ao longo da fiscalização de cargas. Assim, todo veículo que transportar alguma mercadoria deve apresentar o DANFE.

Ele comprova a origem e o destino de cada produto. Caso falte algum dado relevante nele, todo o material constante será apreendido, e a empresa provavelmente será penalizada.

Com isso, é possível afirmar que o DANFE propicia uma melhor consulta em relação à regularidade dos comprovantes fiscais, o que é muito importante para quem faz a entrega e para quem recebe as mercadorias, oferecendo toda a segurança necessária na transação.

O que é a inscrição estadual e por que é necessária para emitir as notas fiscais?

A inscrição estadual é um número fornecido pela SEFAZ de cada estado no cadastro do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS). Ou seja, trata-se do registro formal do negócio junto à Receita Estadual. Como está ligada ao ICMS, tem algo a ver com a comercialização de produtos e a prestação de serviços.

Isso porque só podem comercializar mercadorias dentro do território nacional as companhias que pagam o imposto, mas, para isso, antes, é preciso realizar a Inscrição Estadual, tendo em vista que, no cadastro, é fundamental calcular quanto de imposto será pago toda vez que uma venda for realizada.

Caso a instituição seja de comércio, indústria, prestadora de serviços de comunicação e energia, ou de transportes, será obrigada a fazer essa inscrição.

As demais estão isentas, no entanto, deverão contribuir com o Imposto Sobre Serviços (ISS). Hospitais, bancos e laboratórios são alguns exemplos de organizações que não precisam fazer a inscrição. Porém, se prestarem serviços e também venderem produtos, deverão recolher os dois impostos.

Em grande parte dos estados, é possível emitir a inscrição estadual junto ao CNP, pela internet, por meio de um cadastro único. Mas, como existem variações, dependendo de onde a empresa será aberta, é necessário consultar sempre a SEFAZ do seu estado.

Como escolher um sistema para emitir notas fiscais?

Os empresários já estão preferindo investir em emissores próprios e integrados ao sistema da companhia a usar os sistemas oferecidos pela Receita Federal. O principal objetivo é tornar o processo mais prático e fácil.

Contudo, antes de fazer o investimento, é necessário que você escolha uma ferramenta de emissão de NF-e que realmente supra as demandas do negócio. Além de emitir o documento, esse programa precisa fazer uma boa gestão das demais atividades da empresa. Assim, será possível identificar ainda mais benefícios em emitir a nota fiscal de forma digital.

Diversas opções podem ser encontradas no mercado, sendo muito importante realizar uma boa pesquisa para encontrar aquela que melhor se ajusta à organização e que tem as funcionalidades na medida certa, conforme o que é necessário.

Para saber como escolher o emissor ideal, reduzir as chances de erro, otimizar os processos e garantir toda a eficiência esperada por esse investimento, alguns pontos devem ser observados. Quer saber quais são os principais?

Simplicidade no uso

A simplicidade de uso é um dos critérios que mais pesam no médio e longo prazo. Isso porque nenhum gestor quer ter um emissor que dá trabalho para ser utilizado. Pelo contrário, o emissor precisa ser intuitivo e rápido, possibilitando que a empresa economize tempo com a emissão de nota fiscal.

Arquivamento dos documentos

A SEFAZ exige que as companhias mantenham as cópias dos documentos armazenados por, pelo menos, cinco anos, além do ano corrente da geração. Por isso, averiguar como é feito esse arquivamento pelo sistema é essencial.

Alguns emissores oferecem a alternativa de armazenar e disponibilizar cada uma das notas já no formato XML, simplificando sua organização, sua procura e a consulta, caso seja preciso.

Funcionamento online

Um sistema online para emissão de NF-e pode propiciar uma série de vantagens quando comparado a um software, como o disponibilizado pela SEFAZ, que exigia a instalação no computador. A emissão das notas fiscais é mais rápida, pois a resposta do SEFAZ é imediata, mesmo ao acusar qualquer erro de emissão.

Suporte oferecido

Independentemente da opção, seja gratuita ou seja paga, sempre é necessário contar com um bom suporte e o atendimento da fornecedora do sistema emissor. Normalmente, as versões gratuitas propiciam esse suporte via e-mail, enquanto as versões pagas oferecem o apoio por meio de outros canais de atendimento, como chat, telefone, WhatsApp ou chamados de suporte.

Caso encontre um software gratuito que não ofereça nenhum tipo de suporte, tenha bastante cuidado. Isso quer dizer que você não poderá tirar dúvidas ou consultar o desenvolvedor em caso de problemas com a sua utilização.

Também alguns sistemas gratuitos não tem um controle de cadastros de clientes, cadastro de produtos, controle de estoque, financeiro entre outros controles. A emissão as notas é sempre única, por exemplo, como não existe um cadastro de produtos e clientes, a cada emissão das notas deverá ser preenchido manualmente os itens, pois não existe uma forma de cadastrar.

Conclusão

Conseguiu entender a importância de emitir a nota fiscal eletrônica e ficar atento a todos os seus processos? Essa questão se trata de uma modernidade que transformou os procedimentos tributários e fiscais no Brasil, que são tão complexos e burocráticos. Além disso, facilita o cumprimento dessa obrigação por parte dos empresários e propicia uma melhor fiscalização pelo governo, contribuindo de forma relevante para o combate à sonegação e à fraude fiscal.

Emitir notas fiscais se torna um processo simples a partir do momento que você conta com um sistema que ajude nesta tarefa. Com tudo cadastrado em um ERP, esta rotina é realizada de forma rápida e sem transtornos. Caso você ainda não tenha uma conta no Tiny, clique no botão abaixo e experimente. Você poderá emitir diversos tipos de notas fiscais e tornar seu dia a dia mais eficiente.

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