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O que é nota fiscal eletrônica? Entenda e conheça os tipos

O que é nota fiscal eletrônica? Entenda e conheça os tipos

03.02.2021 por Daniela Borsoi em Fiscal e Tributação

Conheça o que é nota fiscal e sua importância para a empresa, além de conhecer os tipos e entender o que é necessário para emitir notas.

A nota fiscal é um documento obrigatório gerado nas operações comerciais, como a compra e venda de produtos. A nota fiscal eletrônica (NF-e) se tornou uma exigência do governo para todas as empresas, inclusive no e-commerce. Diversas são as obrigações impostas pela legislação, tornando o processo burocrático e complexo.

Existem diversos tipos de notas fiscais e é preciso entender qual nota fiscal é utilizada em cada situação. E o ideal é evitar qualquer erro na emissão das notas fiscais. Pensando nisso, criamos este conteúdo para que você possa entender sobre nota fiscal e esclarecer suas dúvidas.

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento que tem como objetivo registrar transações de uma empresa para uma pessoa física ou entre empresas. Estamos falando da compra e venda de produtos e serviços, devoluções de mercadorias, transferências de bens, doações e outras operações. Ela oficializa todas as transações, formando um histórico que pode ser consultado pelo Fisco, pelo cliente (destinatário) e controlado pelo emissor.

Antigamente, as notas fiscais eram geradas em um talão, e podiam ser preenchidas à mão. No entanto, esse procedimento se tornou digital e obrigatório em todo o país a partir de 2018. Com a nota fiscal 4.0, os documentos podem ser armazenados de forma virtual e validados por meio de uma assinatura digital, como certificado digital A1 ou A3.

Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal eletrônica é um documento que desempenha um papel relevante na rotina das empresas e gera diversas vantagens, tanto para companhias quanto para clientes e para o governo. Veja quais são as principais:

  • aumento da agilidade na emissão de notas fiscais;
  • diminuição dos gastos com papéis;
  • possibilidade de armazenamento digital;
  • redução dos gastos com funcionários envolvidos no procedimento, tendo em vista que se gasta menos tempo digitando as informações;
  • minimização de eventuais falhas na emissão do documento, considerando que é necessário digitar menos dados;
  • rapidez na entrega de mercadorias, tendo em vista que a fiscalização dos caminhões que fazem o transporte se torna mais acelerada;
  • satisfação dos consumidores pela segurança na compra;
  • facilidade em administrar as informações fiscais, financeiras, de vendas.

Todas as empresas precisam emitir algum tipo de nota fiscal, e a sua falta pode ser entendida como sonegação fiscal pelos órgãos fiscalizadores. Porém, existem algumas particularidades quando falamos de alguns tipos de empreendedores, como no caso de MEI, PME, autônomos e freelancers, as quais mostraremos a seguir.

MEI

Quem atua como Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais nos casos de vendas ou prestação de serviços para pessoas físicas, então poderão ser emitidos recibos que comprovem a operação realizada. Contudo, ao atuar por meio do atendimento a pessoas jurídicas, a emissão da nota fiscal passa a ser obrigatória. 

Uma dica para facilitar a emissão de notas fiscais para MEI é utilizar um sistema de gestão. Com o Tiny ERP, fica fácil autorizar as notas no Sefaz, e são apenas 3 os pré- requisitos:

  • ter Inscrição Estadual;
  • configurar um certificado digital no sistema (A1 ou A3);
  • estar habilitado para emissão de notas no SEFAZ de seu estado.  

Pequenas e Médias Empresas – PME

Diferentemente do MEI, as micro, pequenas e médias empresas devem emitir obrigatoriamente nota fiscal tanto nas vendas e outras operações de entrada e saída, quanto na prestação de serviços.

Essa é apenas uma forma de classificar o porte de uma empresa, sendo ela por faturamento ou número de funcionários. Assim, são consideradas empresas com tributação normal, sem diferenciação como o MEI.

Autônomos e freelancers

Os autônomos e freelancers não são obrigados a lançar nota fiscal, devendo atuar por meio do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI). Nessa situação, o profissional não pode ter vínculo empregatício com qualquer instituição.

Ao terminar a atividade, o autônomo ou freelancer deve gerar o RPCI. Esse tipo de recibo pode ser encontrado em papelarias ou então confeccionado em gráficas e precisa ser preenchido pelo prestador de serviço.

Do montante a receber, o trabalhador deve recolher a contribuição à Previdência Social (INSS) e, dependendo do caso, o Imposto de Renda (IRRF). Uma alternativa é emitir a nota fiscal avulsa, de modo que é preciso fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade. Para esse tipo, o município desconta o valor relativo ao tributo municipal (ISSQN).

Por que emitir notas fiscais?

Por ser uma exigência do governo. Não emitir notas fiscais pode gerar problemas para a empresa, por exemplo, a autuação do Fisco com a aplicação de multas e demais penalidades, prejudicando o crescimento saudável do negócio.

Dessa forma, ela assegura a relação entre consumidores e negócio, protegendo os direitos e deveres de cada uma das partes, como o pagamento dos impostos relativos à operação. A falta de emissão da nota fiscal é considerada sonegação fiscal.

Tipos de notas fiscais eletrônicas

Vários tipos de notas fiscais eletrônicas podem ser geradas, dependendo da necessidade de cada empresa. Conheça, a seguir, as mais utilizadas.

Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e) – Modelo 55

Esse tipo de nota serve para registrar apenas as transações de produtos e mercadorias. Geralmente, são bens tangíveis e físicos, de modo que existe uma comercialização entre as partes. Esse modelo eletrônico foi criado com o intuito de substituir as versões antigas 1 e 1A.

A NF-e também está ligada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), devendo ser emitido e validado junto às Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz).

Para quem vende produtos no e-commerce, este é o tipo de nota fiscal mais utilizada. Ela garante a segurança da compra, tanto para quem vende, quanto para quem está comprando.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) – Modelo 65

Foi criada com a finalidade de substituir as notas fiscais de venda ao consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por um emissor ECF. É usada em farmácias, supermercados, restaurantes, açougues, bares e outros locais. 

A emissão da NFC-e é digitalizada por meio da comunicação direta com a SEFAZ para cada venda, de maneira que o cliente final pode consultar todos os documentos gerados. Pode ser gerada a partir de um PDV, como o do Tiny.

A emissão desse modelo de nota fiscal é utilizado apenas para consumidor final, ou seja, pessoa física, que esteja localizada no mesmo município, assim a mercadoria não irá transitar. Caso seja realizada uma venda para outro município ou outro estado, mesmo o cliente sendo consumidor final, não é permitido a emissão desse modelo de nota fiscal, sendo a obrigatoriedade da emissão de uma NF-e (modelo 55).

Para este tipo de nota, não existe a obrigatoriedade do cliente final informar seus dados, como CPF, endereço, município. Esse modelo pode ser emitido com nome de cliente genérico, como por exemplo “Consumidor Final”. Caso o cliente queira informar os dados, poderá ser preenchido nessa NFC-e normalmente.

O arquivo do NFC-e precisa ser impresso para o cliente na hora da venda. Esse documento contém a chave de acesso e o QR Code para que o cliente final consulte a validade do cupom fiscal.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviço é necessária para a comprovação da prestação de serviços para uma empresa ou para uma pessoa física. Ele foi desenvolvido para substituir a antiga declaração de serviço, que era requisitada pelos municípios do Brasil.

Essa nota precisa ser emitida junto à prefeitura na qual está registrado o CNPJ do prestador de serviço (emitente da nota fiscal), independentemente de onde está localizado o tomador de serviço. No momento que ocorrer uma prestação de serviço, a mesma deverá ser emitida.

A emissão dessa nota fiscal está ligada, principalmente, ao imposto de âmbito municipal (ISSQN – Imposto de Serviço de Qualquer Natureza). A maioria das pequenas e médias empresas no Brasil se enquadra nos requisitos para emitir a NFS-e.

Essa é uma nota muito importante para o mercado de profissionais autônomos que prestam diferentes tipos de serviço, como médicos, advogados, publicitários, dentistas, entre outros.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – Modelo 57

O conhecimento de transporte é a nota fiscal para o transporte de cargas, que pode ser rodoviário, ferroviário, aéreo e fluvial. Tem o intuito de reduzir as divergências de bens transportados entre o ponto de origem e seu destino, elevando a eficiência e a legalidade de todo o processo.

Nota fiscal de entrada

A nota fiscal de entrada valida as movimentações de estoque de uma empresa. Neste caso, o fornecedor emite a nota fiscal e o destinatário apenas precisa fazer o lançamento desta nota no sistema, para comprovar a entrada da mercadoria no estoque da empresa. Não é necessário gerar uma nova nota.

São diversas as situações que uma empresa precisa lançar uma nota fiscal de entrada. Entre elas, citamos:

  • Compra de produtos importados, pois a nota fiscal estrangeira não tem validade no território nacional;
  • Devolução de mercadorias que foram vendidas aos clientes, que por algum motivo desistiram da compra;
  • Retorno de simples remessa, como conserto, bonificação e produtos consignados;
  • Retorno sobre industrialização.

Nota fiscal de remessa

Também é importante que você saiba que existe um documento especial para os itens que estão em transporte por algum motivo, sem objetivo de venda, assegurando a incidência de impostos, conhecido como Nota Fiscal de Remessa.

Por exemplo, quando um produto é enviado para o estabelecimento onde será comercializado. Nesse trajeto, a Nota Fiscal de Remessa deve ser emitida e estar em posse do transportador, fazendo com que ela seja vista como uma nota fiscal de transporte.

Nota Fiscal Complementar

Esta nota pode ser utilizada com o objetivo de acrescentar dados e valores a uma nota fiscal que já foi emitida. Por exemplo: foi registrada uma quantidade de mercadoria ou valor inferior ao da operação, então é gerada uma nota fiscal complementar

Para emitir esse tipo de nota, é necessário destacar o valor da tributação, bem como inserir todas as informações necessárias sobre a mercadoria no documento. É importante ressaltar que o CFOP precisa continuar com o da nota anterior para que seja válido.

Este tipo de nota deve ser utilizada apenas como um complemento, e não como uma Nota Fiscal propriamente dita. 

Nota fiscal de devolução

A nota fiscal de devolução tem como objetivo anular operações realizadas anteriormente, inclusive se tratando de impostos, e por isso, deve ser emitida conforme orientação contábil. 

Existe a possibilidade de incluir notas fiscais de devolução para compra e de venda de mercadorias. A nota de devolução de compra é feita quando a empresa está devolvendo uma compra para o seu fornecedor, dessa forma os produtos incluídos na nota vão sair do estoque da empresa.

Já a nota de devolução de venda é feita quando o cliente está devolvendo uma mercadoria, e assim os produtos da nota vão entrar no estoque da empresa.

Nota Fiscal de Importação e Exportação

A Nota fiscal de importação deve ser emitida pelo importador e é utilizada quando são adquiridas mercadorias de outros países. Ela é necessária para que a mercadoria importada seja nacionalizada e para que possa fazer parte do estoque da empresa. Esta nota deve ser emitida com os dados contidos na Declaração de Importação (DI).Já a nota fiscal de exportação é destinada ao envio de mercadorias para o exterior.

O que é o DANFE e para que ele serve?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, conhecido como DANFE, trata-se de um comprovante que representa a nota fiscal eletrônica de forma simplificada. É a nota fiscal impressa, onde conseguimos ver as informações da empresa, do produto comprado, dos impostos, e mais.

Entre as principais finalidades desse documento, podemos citar a possibilidade de tornar mais fácil o acesso e a conferência de informações presentes na NF-e, que acontecem por meio do código de barras e da chave numérica de acesso.

Além disso, o DANFE se torna obrigatório nos casos em que há a circulação de produtos e mercadorias. Todo veículo que transportar alguma mercadoria deve apresentar o DANFE, visto que o documento funciona como uma espécie de comprovação da operação. 

Pelo fato do DANFE ser apenas um documento auxiliar, não é passível de fiscalização, apenas de consulta rápida. Assim, sempre que o fisco solicitar as NF-e para análise e fiscalização, será solicitado o XML, que é a NF-e propriamente dita.

Com isso, é possível afirmar que o DANFE propicia uma melhor consulta em relação à regularidade dos comprovantes fiscais, o que é muito importante para quem faz a entrega e para quem recebe as mercadorias, oferecendo toda a segurança necessária na transação.

O que é a inscrição estadual e por que é necessária para emitir as notas fiscais?

A inscrição estadual é um número fornecido pela SEFAZ de cada estado no cadastro do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS).

Isso porque só podem comercializar mercadorias dentro do território nacional as companhias que pagam esse imposto, mas, para isso, antes, é preciso realizar a Inscrição Estadual. No cadastro, é fundamental calcular quanto de imposto será pago toda vez que uma venda for realizada.

Empresas de comércio, indústria, prestadora de serviços de comunicação e energia, ou de transportes, têm a obrigação de fazer essa inscrição.

As demais estão isentas, no entanto, deverão contribuir com o Imposto Sobre Serviços (ISS). Hospitais, bancos e laboratórios são alguns exemplos de organizações que não precisam fazer a inscrição. Porém, se prestarem serviços e também venderem produtos, deverão recolher os dois impostos.

Em grande parte dos estados, é possível emitir a inscrição estadual pela internet, por meio de um cadastro único. Mas, como existem variações, dependendo de onde a empresa será aberta, é necessário consultar sempre a SEFAZ do seu estado ou sua contabilidade.

Como escolher um sistema para emitir notas fiscais?

Uma das principais análises a serem feitas antes de escolher um sistema, é verificar se ele atende as demandas do negócio. Além de emitir o documento, esse programa pode oferecer a gestão das demais atividades da empresa, como controle de estoques e finanças. Dessa forma, mais atividades diárias são otimizadas e sua empresa ganha tempo.

Diversas opções podem ser encontradas no mercado, sendo muito importante realizar uma boa pesquisa para encontrar aquela que melhor se ajusta à organização e possui as funcionalidades necessárias.

Para saber como escolher o emissor ideal, reduzir as chances de erro, otimizar os processos e garantir toda a eficiência esperada por esse investimento, alguns pontos devem ser observados.

Simplicidade no uso

A simplicidade de uso é um dos critérios que mais pesam no médio e longo prazo. Isso porque nenhum gestor quer ter um emissor que dá trabalho para ser utilizado. Pelo contrário, o emissor precisa ser intuitivo e rápido, possibilitando que a empresa economize tempo com a emissão de notas fiscais.

Armazenamento de documentos

A SEFAZ exige que as empresas mantenham as cópias dos documentos armazenados por, pelo menos, cinco anos, além do ano corrente da geração. Por isso, averiguar como é feito esse arquivamento pelo sistema é essencial.

Alguns emissores oferecem a alternativa de armazenar e disponibilizar cada uma das notas já no formato XML, simplificando sua organização, sua procura e a consulta, caso seja preciso.

Funcionamento web

Um sistema web para emissão de NF-e pode propiciar uma série de vantagens quando comparado a um software que exige instalação no computador. A emissão das notas fiscais é mais rápida, pois a resposta do SEFAZ é imediata, mesmo ao acusar qualquer erro de emissão.

Suporte oferecido

Independentemente da opção, seja gratuita ou seja paga, sempre é necessário contar com um bom suporte e o atendimento da fornecedora do sistema emissor.

Caso encontre um software que não ofereça nenhum tipo de suporte, tenha bastante cuidado. Isso quer dizer que você não poderá tirar dúvidas ou consultar o desenvolvedor em caso de problemas com a sua utilização.

Funcionalidades extras

Existem sistemas que não tem um controle de cadastros de clientes, cadastro de produtos, controle de estoque, financeiro entre outras informações necessárias para o gerenciamento de uma empresa.

Escolha um sistema que ofereça outras funcionalidades além da emissão das notas. Assim, poderá centralizar os processos da empresa e ter mais assertividade e rapidez no dia a dia.

Emissão de notas fiscais com o Tiny ERP

Uma forma de facilitar a emissão das notas fiscais é contar com o Tiny ERP. Com ele, as informações de produtos e impostos podem ser configuradas antes, para que na hora da emissão, o processo seja simples e ágil.

Para utilizar o Tiny para fazer a emissão das notas fiscais, é necessário:

  • Estar habilitado para a emissão de Notas Fiscais no SEFAZ do seu estado;
  • Ter um Certificado Digital configurado em sua conta, que pode ser modelo A1 (arquivo) ou A3 (cartão ou token);
  • Ter inscrição estadual;
  • Realizar a configuração da Natureza de Operação;

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Como emitir a nota fiscal eletrônica no Tiny?

Para emitir as notas no Tiny, Acesse Menu → Vendas → Notas Fiscais e clique no botão Incluir Nota Fiscal. Preencha todas as informações necessárias, tais como:

  • natureza de operação;
  • destinatário;
  • itens que serão incluídos na venda;
  • transportador;
  • forma de pagamento.

Depois de ter preenchido os campos da nota fiscal, salve. Para emitir a nota, clique no Menu de contexto ao lado do número da nota fiscal salva e escolha Autorizar no SEFAZ. Você também pode selecionar várias notas e clicar em “autorizar selecionadas” ou então clicar em “autorizar pendentes” para otimizar o processo.

Dica:
Se você vende no e-commerce, ao receber os pedidos no Tiny, as informações necessárias já são preenchidas de forma automática. Assim, você tem menos trabalho manual. E o melhor, para os pedidos com situação “aprovado”, é possível configurar para que as notas fiscais sejam geradas automaticamente.

Veja no vídeo abaixo como é feito o processo de emissão das notas fiscais com o Tiny.

Emitir notas fiscais é importante para o seu negócio

Conseguiu entender a importância de emitir a nota fiscal eletrônica e ficar atento a todos os seus processos? Essa questão se trata de uma modernidade que transformou os procedimentos tributários e fiscais no Brasil, que são tão complexos e burocráticos.

Além disso, facilita o cumprimento dessa obrigação por parte dos empresários e propicia uma melhor fiscalização pelo governo, contribuindo de forma relevante para o combate à sonegação e à fraude fiscal.

Emitir notas fiscais se torna um processo simples a partir do momento que você conta com um sistema que ajude nesta tarefa. Com tudo cadastrado em um ERP, esta rotina é realizada de forma rápida e sem transtornos.

Escolha um emissor de nota fiscal para seu negócio. Com o Tiny, você poderá emitir diversos tipos de notas fiscais e tornar seu dia a dia mais eficiente.

Achou este post interessante e quer aprender um pouco mais sobre outros assuntos relacionados? Então, aproveite para ler o artigo “Erro ao emitir notas fiscais? Saiba como resolver”.