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O que é ERP e qual seu papel na gestão do e-commerce

O que é ERP e qual seu papel na gestão do e-commerce

24.04.2019 por Daniela Borsoi em ERP

Entenda o que é um sistema ERP e como ele pode te ajudar na organização de sua empresa, para que ela tenha melhores resultados.

O ERP é um sistema que organiza a rotina das empresas, mantendo o trabalho da equipe otimizado, as informações mais confiáveis e assegurando à gestão uma melhor tomada de decisão.

O ERP integra atividades e automatiza processos, eliminando a utilização de múltiplos sistemas, o que torna o dia a dia mais fluido.

“Num mercado cada vez mais competitivo, um dos principais desafios das empresas têm sido manter o controle de todos os seus processos e informações“.

Cláudia Augelli – Revista Exame

O controle das vendas, despesas e estoque, quando realizados por meio de um sistema ERP, permite que as etapas sejam concluídas em um ritmo mais ágil. Isso impacta positivamente na satisfação do cliente e nos resultados da empresa.

O objetivo deste post é falar o que é um ERP, sobre as facilidades na utilização deste sistema e como ele pode auxiliar a empresa a ter sucesso. Além da importância de um sistema vamos dar dicas de como escolher o melhor ERP para o seu negócio.

O que é um sistema ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja, o planejamento dos recursos de uma empresa. O sistema ERP é utilizado por empresas para auxiliar em controles gerais, descomplicando e organizando processos.

Entre suas principais funções, está a centralização das informações de diferentes setores das empresas, para que os dados sejam mais precisos e facilitem a tomada de decisão quando necessário. Ele simplifica, controla e otimiza a rotina.

A centralização envolve cadastro de produtos e seu anúncio em diversos canais de venda, a recepção dos pedidos feitos em apenas um lugar, emissão facilitada de notas fiscais, importação de XML de notas de compra, envio de pedidos aos clientes, controles financeiros, entre diversas funções.

O sistema ERP pode ser cloud, ou seja, não há necessidade de instalação e todos os dados inseridos ficam salvos na nuvem. Uma das maiores vantagem de utilizar um sistema ERP Cloud é sua disponibilidade, pois pode ser acessado em qualquer dispositivo com acesso a internet.

Todo esse conjunto de funcionalidades deve ser analisado antes de contratar um sistema ERP. Se a intenção da empresa é entregar um resultado mais eficiente, o sistema deve ser o responsável por automatizar os processos e torná-los ainda mais eficientes.

Gestão do e-commerce utilizando um sistema ERP

A organização deve estar presente em todos os setores e o sistema ERP é uma ferramenta essencial que mantém tudo em ordem, independentemente de qual segmento do mercado a empresa esteja inserida.

Entre as funcionalidades mais buscadas pelas empresa para que a rotina seja otimizada, podemos destacar:

Emissão de notas fiscais (NF)

A inclusão e a emissão de notas fiscais para e-commerce se torna mais prática ao utilizar um sistema ERP. Todas as informações de impostos, cadastros de clientes e produtos já estão disponíveis no sistema, permitindo agilidade e economia de tempo.

As notas fiscais são documentos importantes, que garantem a segurança das vendas, tanto para o vendedor quanto para quem está comprando. Além disso, mantém a credibilidade da loja.

Tela do Tiny ERP, onde são incluídas as notas fiscais.
Notas fiscais no Tiny ERP

Gestão de pedidos

Ao integrar o ERP aos diferentes canais de venda, como loja própria e marketplaces, os pedidos são recebidos no mesmo lugar, facilitando a gestão.

A gestão centralizada dos pedidos economiza tempo, desde o recebimento até a separação dos produtos e envio das mercadorias aos clientes. A padronização das etapas permite um melhor controle e acompanhamento da situação de cada pedido.

Sendo assim, a empresa consegue enviar os pedidos aos clientes com mais agilidade e garantindo o envio correto dos produtos. É uma etapa importante, que impacta na satisfação dos clientes.

Temos um webinar bacana em parceria com o Ideris, para que você venda com sucesso nos marketplaces.

Controle de estoques

Estoques incorretos podem causar problemas na hora das vendas, como fazer anúncio de produtos com estoque zerado. O controle dos estoques, mesmo em múltiplos canais de venda é necessário para o negócio.

Com um ERP, os estoques são atualizados automaticamente em todos os canais de venda, para que você não tenha problemas com a falta de produtos para o envio.

Integração com outros sistemas

Ao integrar o ERP com outros sistemas, como plataformas e marketplaces, o anúncio dos produtos é simplificado e todos os pedidos realizados nas lojas são centralizados no sistema ERP.

Além disso, é possível integrar com logística, meios de pagamento, entre outros, mesmo se você optar por ter loja física e loja online. Essa integração, inclusive, é uma oportunidade de utilizar a estratégia omnichannel.

Gestão financeira

O controle sobre as contas a pagar e a receber é necessário para entender a situação da empresa. A centralização das receitas e despesas faz com que os gestores tenham uma visão ampla dos negócios e critérios para decidir sobre investimentos ou lançamento de um novo produto.

Com um ERP, você tem acesso a relatórios como balancete, fluxo de caixa e DRE, necessários para entender qual a situação financeira da empresa. Sem estas informações, o gestor não sabe se está na hora de investir ou economizar.

Dicas para escolher um ERP para e-commerce

Escolher bem um sistema ERP é a chave de sucesso para a empresa que deseja implementar melhorias e se destacar no mercado. Com a automatização ela ganhará força e ampliará a visão de negócio pela capacidade de atender um maior volume de demandas.

Defina os objetivos

Quais são os objetivos da sua empresa? Sem essa resposta será difícil dimensionar a estrutura necessária para comportar as tarefas do dia a dia. Saber de onde partir e aonde quer chegar é fundamental para visualizar e escolher o melhor tipo de sistema.

Quando obter uma resposta, poderá procurar por um sistema que satisfaça as necessidades da empresa para alcançar o objetivo maior.

Observe as funcionalidades

O ideal é desenhar o passo a passo das etapas que a empresa deve concluir para analisar as funcionalidades que um sistema pode oferecer. Ele deve conter funções que atendam as necessidades da empresa e ainda ser de fácil uso.

Se a sua empresa for um e-commerce, por exemplo, o ERP escolhido precisa ter funcionalidades como:

  • integração com plataformas e marketplaces;
  • recebimento de pedidos;
  • envio de produtos para os canais de venda;
  • emissão de notas fiscais;
  • controle de estoques;
  • impressão das etiquetas de envio.

Estes são apenas alguns dos recursos. É preciso avaliar se as funcionalidades do ERP são compatíveis com as necessidades de cada ramo de negócio.

Verifique a facilidade de implantação

Toda mudança causa algum tipo de impacto e expectativa dentro da empresa, o que não será diferente com a implantação de um novo sistema. Por isso, a solução deve ser de fácil implantação, visualização e operacionalização de forma que o impacto seja positivo e agregador para toda a equipe.

Avalie o custo-benefício

Toda empresa precisa de solução e, embora o preço seja um critério de decisão em muitos negócios, o principal fator de escolha deve focar no custo-benefício. É importante atentar para as funcionalidades e se elas atenderão ao que sua empresa precisa.

Faça pesquisas, estude as ofertas no mercado, a disponibilidade de recursos dos fornecedores e ao final, o orçamento ideal e possível da sua empresa. Com essas informações em mãos será mais fácil chegar a um consenso sobre a aquisição de um sistema.

Conheça o know-how do fornecedor do sistema ERP

É muito fácil pesquisar sobre um fornecedor. A internet está repleta de informações sobre produtos e serviços, com percepções de usuários, inclusive. Além disso, é possível consultar quem já usa o sistema ERP para coletar relatos sobre o uso e a eficiência da ferramenta.

Há no mercado, inclusive, fornecedores com versões para teste gratuito — uma ótima oportunidade de conhecer a ferramenta, avaliar fatores importantes do relacionamento e do atendimento técnico, antes de tomar a decisão.

Queira saber sobre a capacidade de suporte da equipe técnica, assim como a periodicidade das atualizações previstas no sistema para adequar as novidades, tendo o cuidado de assegurar que seus custos não serão elevados pela adequação de novas soluções.

Quais as vantagens em utilizar um ERP?

Adotar um sistema padrão, vincular os processos às soluções inovadoras da tecnologia e automatizar a rotina, só pode trazer benefícios para o negócio.

Diminuição de custos

O custo operacional de um negócio pode ser bem alto se o empreendedor não souber otimizar e integrar os processos. Um sistema ERP ajuda a centralizar a operação, evitando informações desencontradas e erros nas vendas que possam acarretar prejuízos.

Segurança de informação

A informação é um dos elementos mais importantes para uma gestão, pois, através dela é possível analisar a performance da empresa e ver se os resultados estão satisfatórios.

Para isso, os dados precisam ser confiáveis e um sistema ERP pode proporcionar essa segurança, usando soluções como armazenamento em nuvem, que permite acesso em qualquer hora e lugar.

Integração com outros setores

A comunicação entre setores pode ter uma grande melhoria com a integração dos processos. A efetividade e agilidade das operações redizem o tempo de espera e de conclusão do atendimento.

Com a integração, os problemas são minimizando, e mesmo assim, quando acontecem, têm solução imediata, devido à identificação rápida.

Para cada setor um sistema oferece funcionalidades, que integradas facilitam o andamento dos processos, o que contribui para aumentar a motivação e a produtividade da equipe — sem o trabalho manual e a dificuldade de comunicação, a rotina de trabalho se tornará mais fluída.

Automatização de rotinas

Além do desgaste, o trabalho manual pode acarretar erros graves, difíceis de serem reparados. O tempo gasto na operacionalização pode ser destinado a outras tarefas, mais analíticas e otimizadas.

É mais fácil visualizar os processos em um ERP e, por isso, é mais fácil também de identificar qualquer ocorrência diferente do padrão rotineiro. É possível evitar um problema maior, com impacto no cliente, se medidas forem tomadas a tempo.

A automatização oferece a segurança para validar as ações executadas pelos setores. Com a maioria das atividades realizadas no automático, os usuários sentem confiança em si mesmos e nos outros.

Organização de múltiplos canais de venda

Para a empresa com mais de um canal de venda é imprescindível ter o controle sobre os dados e informações gerados. O sistema possibilita concentrar tudo em um mesmo ambiente para facilitar o acesso, a consulta e o acompanhamento das pessoas envolvidas.

É possível, por exemplo, verificar o estoque para evitar a venda de produtos que não estejam disponíveis. A comunicação direta e unificada entre os canais físico e online vai inspirar confiança no cliente interessado em comprar na sua loja.

Conclusão

Entender as necessidades de sua empresa é o primeiro passo para escolher um ERP. Faça uma lista de todas as funcionalidades que sua empresa precisa e sem seguida comece a busca por sistemas que possuem os recursos necessários. Entender as necessidades de sua empresa é o primeiro passo para escolher um ERP.

Como todo o processo de implantação de um novo sistema — investimento, o tempo de migração, treinamento da equipe — gera impacto e alterações na empresa. E como não é recomendado trocar de sistema com frequência, tenha o cuidado de conhecer o fornecedor, sua capacidade de suporte técnico e a expertise da equipe responsável pelo desenvolvimento, implantação e funcionamento do ERP.

Foque nos resultados que você almeja para o seu e-commerce e canalize sua decisão de aquisição de um software ERP para as funcionalidades que ele tem para fazer sua empresa chegar ao objetivo.

O Tiny ERP é um sistema que organiza a rotina das empresas, para que elas tenham mais tempo de focar nas estratégias organizacionais. Com ele, você centraliza os processos do backoffice do e-commerce, anunciando produtos, recebendo pedidos, emitindo notas fiscais, controlando estoques e mantendo tudo em ordem.

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