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O que é ERP e qual seu papel na gestão do e-commerce

O que é ERP e qual seu papel na gestão do e-commerce

22.01.2021 por Daniela Borsoi em ERP

Entenda o que é um sistema ERP e como ele pode te ajudar na organização de sua empresa, para que ela tenha melhores resultados.

O ERP é um sistema integrado de gestão que centraliza atividades de uma empresa e que organiza a rotina, mantendo o trabalho da equipe otimizado, as informações mais confiáveis e melhorando a qualidade em cada processo.

Duas das funções do ERP são integrar e automatizar atividades, eliminando a utilização de múltiplos sistemas e tornando o dia a dia mais fluido. O controle das vendas, despesas e estoques, quando realizados por meio de um sistema ERP, permite que as etapas sejam concluídas em um ritmo mais ágil. Isso impacta positivamente na satisfação do cliente e nos resultados da empresa.

Ao cuidar de uma empresa, o gestor sabe o quanto é importante contar com as ferramentas certas para ter bons resultados. O objetivo deste post é explicar o que é um ERP, quais empresas podem utilizar o sistema, quais as vantagens, como o ERP otimiza a gestão do e-commerce e ainda vamos oferecer dicas para escolher um ERP. Boa leitura.

O que é sistema ERP e para que serve?

O Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou sistema de gestão integrado, é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para melhorar os processos internos e facilitar a comunicação entre setores como vendas, compras e logística. É utilizado para auxiliar na gestão e em controles gerais, descomplicando e organizando processos. Ele simplifica, controla e otimiza rotinas.

Entre suas principais funções está a centralização das informações de diferentes setores das empresas. Com isso, é possível ter acesso a dados mais precisos para realizar diagnósticos da empresa a fim de tomar melhores decisões sempre que necessário.

Quando tratamos de e-commerce, a centralização é ainda mais importante, pois envolve rotinas como:

  • cadastro de produtos e criação de anúncios em diversos canais de venda;
  • recepção dos pedidos de clientes em apenas um lugar;\
  • emissão facilitada de notas fiscais em massa;
  • importação de XML de notas de compra;
  • envio de pedidos aos clientes;
  • controles financeiros;
  • atualização automática de estoques;
  • entre diversas funções.

Esse conjunto de funcionalidades deve ser analisado antes da empresa contratar um sistema ERP. Se a intenção é entregar melhores resultados, o sistema deve ser o responsável por automatizar os processos e torná-los ainda mais eficientes. Ainda neste conteúdo, teremos dicas de como escolher um ERP. 

Que empresas podem utilizar um sistema ERP?

O uso de um ERP é recomendado para empresas de qualquer porte, desde a pequena até a grande. Isso porque ele é um dos responsáveis por ajudar as empresas a crescer, devido a organização e aumento da produtividade.

Se você tem uma loja física ou anuncia produtos em diferentes canais, vai precisar controlar os estoques, emitir as notas fiscais, verificar a saúde financeira do negócio, entre outras informações. 

Controlando tudo via planilha, algumas informações podem ser perdidas, o que compromete o crescimento da empresa. Mesmo com 1 pedido ou venda diária, sem ter controle podem haver problemas, o que compromete o andamento do negócio.

Utilizar um ERP desde o início da empresa é uma ótima opção, pois assim, as informações sempre estarão reunidas, atualizadas e disponíveis quando precisar tomar qualquer decisão.

Como saber se a empresa precisa de um ERP? 

Se na sua empresa, você já se deparou com alguma das situações abaixo, é sinal que está precisando de um ERP para otimização:

  • a empresa utiliza diversos sistemas para controle, o que gera alto custo e/ou informações duplicadas;
  • muito tempo é destinado para execução pequenas tarefas;
  • o gestor não tem acesso a todas as informações do negócio sempre que precisar;
  • a loja virtual ficou sem estoque e você perdeu vendas;
  • vendeu duas vezes o mesmo produto por falta de atualização de estoque;
  • deixou de enviar um pedido, pois a informação foi perdida em meio a anotações;
  • é difícil tomar decisões, pois o financeiro não é organizado e preciso;
  • precisa emitir uma nota por vez, o que ocupa muito tempo no dia.

Caso tenha percebido essas ou outras situações que merecem atenção, faça o teste com o uso de um ERP e aproveite a oportunidade para otimizar seu negócio e ter mais tempo para pensar em questões estratégicas. 

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Vantagens ao utilizar um ERP

As empresas têm um grande fluxo de informações para ser controlado, e utilizar apenas planilhas pode não ser suficiente para uma boa gestão. Adotar um sistema ERP é uma solução que padroniza processos e diminui os riscos relacionados à falhas na manutenção de dados, como duplicidade ou falta de informações, por exemplo.

A padronização das informações é apenas uma das vantagens de se utilizar um ERP. Selecionamos mais algumas para que você possa conhecer e analisar se faz sentido para seu negócio:

Economia de tempo e dinheiro

O custo operacional de um negócio pode ser bem alto se o empreendedor não souber otimizar e integrar os processos e recursos disponíveis. Utilizar diversos sistemas para controlar uma empresa pode gerar um custo alto para o caixa. Um sistema ERP ajuda a centralizar a operação, evitando o uso de múltiplas plataformas, com informações desencontradas e erros que possam acarretar prejuízos.

O ERP também oferece mais produtividade para o negócio. Seguindo uma rotina de ações, fica claro para o usuário qual é o próximo passo a ser seguido, otimizando seu tempo. Dessa forma, ele consegue realizar atividades que podem gerar mais retorno financeiro para a empresa, como campanhas para aumentar as vendas.

Informação concretas e seguras

A informação é um dos elementos mais importantes para a gestão, pois, através dela, é possível analisar a performance da empresa e ver se os resultados estão satisfatórios.

Com dados precisos sobre as compras, vendas, impostos pagos, entre outros, o responsável se sente mais seguro em realizar análises e tomar decisões.

Além de centralizadas, as informações da empresa precisam estar seguras. Para que a empresa cresça, é preciso contar com um sistema que garanta a proteção das informações inseridas. Portanto, escolha um ERP que tenha comprometimento com a segurança das informações no banco de dados. 

Integração com outros setores

A comunicação entre setores pode ter uma grande melhoria com a integração dos processos. A efetividade e agilidade das operações reduzem o tempo de espera e de conclusão das tarefas. Com todos os processos da empresa centralizados, fica mais fácil o compartilhamento de informações entre os setores, a fim de melhorar o fluxo de trabalho.

Para cada setor, o sistema ERP oferece funcionalidades específicas, que integradas facilitam o andamento dos processos. Sem necessidade de realizar trabalhos manuais e com facilidade de comunicação, a rotina de trabalho se tornará mais fluida, o que contribui para aumentar a produtividade da equipe.

Automatização de rotinas

Utilizar um ERP faz com que diversas rotinas sejam otimizadas, em especial, ao se tratar de um e-commerce. Em poucos cliques, o responsável consegue importar os pedidos de múltiplos canais de venda, gerar as notas fiscais e realizar a emissão, todas de uma só vez.  

Além disso, os estoques ficam atualizados, sem que seja necessário acessar cada produto para verificar e alterar o estoque. Tudo acontece em sintonia, evitando retrabalho e fazendo com que as informações estejam sempre atualizadas.

Sistema ERP para gestão de e-commerce

A organização deve estar presente em todos os setores e o sistema ERP é uma ferramenta essencial que mantém tudo em ordem, independentemente de qual segmento do mercado a empresa esteja inserida.

Entre as funcionalidades mais buscadas por empresas que atuam no e-commerce, ou seja, que vendem seus produtos online, podemos destacar:

Emissão de notas fiscais (NF)

Uma das rotinas mais comuns de quem vende produtos, seja online ou em loja física, é a emissão de notas fiscais. As notas fiscais são documentos importantes, que garantem a segurança das vendas, tanto para o vendedor quanto para quem está comprando. 

Tela de Notas Fiscais no Tiny ERP
Tela de Notas Fiscais no Tiny ERP

A inclusão e a emissão de notas fiscais para e-commerce se torna mais prática ao utilizar um sistema ERP. Todas as informações de impostos e cadastros de produtos já estão disponíveis no sistema, permitindo agilidade e economia de tempo.

No e-commerce, ao importar os pedidos recebidos da loja própria ou de marketplaces, todas as informações sobre o cliente, produtos comprados, preços que foram pagos, entre outras são automaticamente importados para o ERP. Sendo assim, com poucos cliques, o usuário gera as notas fiscais e já pode realizar a emissão junto à Sefaz (Secretaria da Fazenda).

Com um sistema ERP, não é preciso digitar dados manualmente, o que otimiza a rotina e evita erros nesse processo. 

Gestão de pedidos

Conseguir organizar os pedidos recebidos é uma das maiores dificuldades de quem anuncia em diversos canais de venda, como uma loja própria criada via plataforma de e-commerce e nos marketplaces. 

Tela de Pedidos de Venda no Tiny ERP
Tela de Pedidos de Venda no Tiny ERP

Ao integrar o ERP aos diferentes canais de venda, os pedidos são recebidos no mesmo lugar, facilitando a gestão. Dessa forma, não é necessário acessar diferentes sistemas para verificar os pedidos que foram recebidos. Tudo é centralizado no ERP. Sendo assim, a empresa consegue enviar os pedidos aos clientes com mais agilidade e também garantindo o envio correto dos produtos. É uma etapa importante, que impacta diretamente na satisfação dos clientes com a compra e com a empresa.

A gestão centralizada dos pedidos economiza tempo e evita erros, desde o recebimento até a separação dos produtos e envio das mercadorias aos clientes. A padronização das etapas permite um melhor controle e acompanhamento da situação de cada pedido, facilitando a gestão.

Controle de estoques

Estoques incorretos podem causar problemas na hora das vendas, como fazer anúncio de produtos sem quantidade suficiente disponível. O controle dos estoques, mesmo em múltiplos canais de venda, é necessário para o negócio.

Controle de estoques no Tiny ERP
Controle de estoques no Tiny ERP

Com um ERP, os estoques são atualizados automaticamente em todos os canais de venda, para que você não tenha problemas com a falta de produtos para o envio. Ao incluir uma nota fiscal de compra, os estoques são enviados para as lojas, sem que você tenha que enviar um a um. O processo é eficiente e você não perde tempo com esta rotina.

Da mesma forma, ao vender um produto e realizar a baixa do estoque no ERP, os canais são atualizados para que um mesmo produto não seja vendido duas vezes. Já imaginou perder uma venda por falta de estoque disponibilizado na loja, sendo que você recebeu os produtos e apenas não teve tempo de atualizar o site? Ou então, vender um produto que está com estoque zerado?

São pequenas ações que tornam o dia a dia mais eficiente e com menor possibilidade de erros, o que melhora a experiência do cliente ao comprar em sua loja. 

Integração com outros sistemas

A integração é outro grande benefício de um sistema ERP, pois faz com que alguns processos se tornem mais simples de serem realizados.

Ao integrar o ERP com outros sistemas, como plataformas e marketplaces, a criação de anúncios dos produtos é simplificada, permitindo que o item seja enviado para diferentes canais ao mesmo tempo. Ainda, todos os pedidos realizados nas lojas são centralizados no sistema ERP.

Além disso, existem outras opções de integração para facilitar o dia a dia. Ao conectar soluções de logística, o usuário consegue analisar as melhores opções de frete para enviar os pedidos. Integrando com gateways de pagamento ou intermediários, fica fácil verificar quais pedidos estão com pagamento aprovado, a fim de seguir com o processo de envio das mercadorias. 

Integrar soluções faz com que as rotinas de backoffice do e-commerce sejam facilitadas, garantindo eficiência nos processos e evitando possíveis erros.

Gestão financeira

O controle sobre as contas a pagar e a receber é necessário para entender a situação da empresa. A centralização das receitas e despesas faz com que os gestores tenham uma visão ampla dos negócios e critérios para decidir sobre investimentos, lançamento de um novo produto, compras, entre outras possibilidades.

Controle de contas no Tiny ERP
Controle de contas no Tiny ERP

Com um ERP, fica mais fácil reunir todas as informações para que a análise seja completa. Ao incluir vendas parceladas, é possível saber quanto a empresa tem para receber no futuro. A partir das compras, é feita a análise de quanto dinheiro a empresa vai precisar para pagar as contas nos meses seguintes, e assim por diante. 

Os dados reunidos fazem com que o gestor tenha uma melhor visão sobre a saúde financeira da empresa. Com o ERP, a empresa tem acesso a relatórios de contas a pagar e a receber, balancete, fluxo de caixa e DRE, necessários para entender qual a situação financeira da empresa. Sem estas informações, o gestor não tem uma base sólida, portanto não sabe se está na hora de investir ou economizar.

Dicas para escolher um ERP para e-commerce

Escolher bem um sistema ERP é a chave de sucesso para a empresa que deseja implementar melhorias e se destacar no mercado. Com a automatização, ela ganhará força e ampliará a visão de negócio pela capacidade de atender um maior volume de demandas.

Separamos algumas dicas para que você tenha um norte ao escolher o ERP para seu negócio. Veja.

Defina os objetivos

Quais são os objetivos da sua empresa? Sem essa resposta será difícil dimensionar a estrutura necessária para comportar as tarefas do dia a dia. Saber de onde partir e aonde quer chegar é fundamental para visualizar e escolher o melhor sistema.

Quando obter uma resposta, poderá procurar por um sistema que contenha os recursos necessários e satisfaça as necessidades da empresa para alcançar o objetivo maior.

Observe as funcionalidades

Existem muitas opções de ERP no mercado, e cada um possui suas funcionalidades específicas. O ideal é desenhar o passo a passo das etapas que a empresa precisa realizar para analisar as funcionalidades que o sistema oferece. 

Se a sua empresa for um e-commerce, por exemplo, o ERP escolhido precisa ter funcionalidades como:

  • integração com plataformas e marketplaces;
  • recebimento de pedidos;
  • envio de produtos para os canais de venda;
  • emissão de notas fiscais;
  • controle de estoques;
  • impressão das etiquetas de envio.

Estes são apenas alguns dos recursos que podem estar disponíveis. É preciso avaliar se as funcionalidades do ERP são compatíveis com as necessidades de cada ramo de negócio.

Verifique a facilidade de implantação

Toda mudança causa algum tipo de impacto e expectativa dentro da empresa, o que não será diferente com a implantação de um sistema. Por isso, a solução deve ser de fácil implantação, visualização e operacionalização, de forma que o impacto seja positivo e agregador para toda a equipe.

Ao escolher um ERP, existem duas opções: local ou na nuvem. O local necessita de instalação no computador, de servidores na empresa para que possa operar e, geralmente, tem custo mais alto. Já o sistema ERP Cloud, ou na nuvem, é uma opção mais econômica e com mais flexibilidade, pois pode ser acessado em qualquer dispositivo com acesso à internet, sem necessidade de instalação. 

Avalie o custo-benefício

Toda empresa precisa de soluções e, embora o preço possa ser um critério de decisão em muitos negócios, o principal fator de escolha deve ser no custo-benefício. É importante atentar para as funcionalidades e se elas atenderão ao que sua empresa precisa.

Faça pesquisas, estude as ofertas no mercado, a disponibilidade de recursos dos fornecedores e, ao final, o orçamento ideal e possível da sua empresa. Com essas informações em mãos será mais fácil chegar a um consenso sobre a contratação de um sistema.

Conheça o know-how do fornecedor do sistema ERP

É muito fácil pesquisar sobre um fornecedor. A internet está repleta de informações sobre produtos e serviços, com percepções de usuários, inclusive. Além disso, é possível consultar quem já usa o sistema ERP para coletar relatos sobre o uso e a eficiência da ferramenta.

Há no mercado, inclusive, fornecedores com versões para teste gratuito — uma ótima oportunidade de conhecer a ferramenta, avaliar fatores importantes do relacionamento e do atendimento técnico, antes mesmo de tomar a decisão.

Investigue sobre a capacidade de suporte da equipe técnica, assim como a periodicidade das atualizações previstas no sistema para adequar as novidades, tendo o cuidado de assegurar que seus custos não serão elevados pela adequação de novas soluções.

O ERP otimiza a rotina das empresas

O ERP é um sistema de gestão que visa organizar e facilitar a comunicação entre os setores de uma empresa. Com ele, os processos são otimizados, o que economiza tempo na realização de tarefas.

Entender as necessidades de sua empresa é o primeiro passo para escolher um ERP. Faça uma lista de todas as funcionalidades que sua empresa precisa e, em seguida, comece a busca por sistemas que possuem os recursos necessários. 

Todo o processo de implantação de um novo sistema, incluindo investimento, o tempo de migração e treinamento da equipe, gera impacto e alterações na empresa. E como não é recomendado trocar de sistema com frequência, tenha o cuidado de conhecer o fornecedor, sua capacidade de suporte técnico e a expertise da equipe responsável pelo desenvolvimento, implantação e funcionamento do ERP.

O Tiny ERP é um sistema que organiza a rotina das empresas, para que elas tenham mais tempo de focar nas estratégias organizacionais. Com ele, você centraliza os processos do backoffice do e-commerce, anunciando produtos, recebendo pedidos, emitindo notas fiscais, controlando estoques e mantendo tudo em ordem.

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