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Entenda sobre nota fiscal para e-commerce

Entenda sobre nota fiscal para e-commerce

02.09.2019 por Laika em Tributação

Saiba mais sobre notas fiscais para e-commerce e veja como escolher um emissor para o seu negócio.

Você tem dúvidas sobre a importância da emissão de nota fiscal para e-commerce? Bom, como você já deve saber, as notas deixaram de ser feitas em papéis e de serem preenchidas manualmente para serem eletrônicas.

A nota fiscal eletrônica é uma opção que tem facilitando significativamente a troca de documentos entre empresas e pessoas jurídicas. Esse tipo de nota faz parte de um projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) no Brasil, que tem como objetivo fazer com que os documentos oficiais passem a ser eletrônicos.

As notas fiscais são de grande relevância para o controle do governo, do negócio e do consumidor, permitindo, então, que haja uma segurança maior dos serviços de garantia, gerenciamento de estoques, controle de compra e venda e monitoramento dos dados sobre os rendimentos de pessoa jurídica e física.

Quer saber mais sobre a nota fiscal para e-commerce e entender a importância da gestão dela na empresa? Continue acompanhando e confira. Boa leitura.

Entenda a importância da gestão de nota fiscal para e-commerce

Emitir nota fiscal se tornou algo obrigatório, sendo exigido por lei — a Lei Federal n. 8.846/1994. De acordo com essa norma, o vendedor, independentemente do preço da mercadoria, terá que enviar uma nota comprovando que tal mercadoria foi adquirida pelo valor combinado.

A nota fiscal servirá como comprovante de que a empresa realmente vendeu determinado produto e de que o comprador o recebeu em sua residência. Tal comprovação garantirá uma segurança maior para o consumidor, afinal, a sua compra foi registrada, e, para a loja, servirá como documento a ser apresentado para a Receita Federal, além, é claro, de o consumidor ter uma nota fiscal para garantia ou troca do produto que adquiriu.

Mãos em cima de um computador, emitindo uma nota fiscal.

Além do quesito segurança, o seu e-commerce ganha destaque diante da concorrência que simplesmente não segue as obrigações apresentadas na lei, pois o seu negócio terá mais credibilidade no mercado.

Emitir nota fiscal na sua loja virtual pode ser mais um passo em busca de sucesso, já que alguns marketplaces, por exemplo, exigem que os sellers tenham o registro de pessoa jurídica e que faça a emissão de nota fiscal para os consumidores.

A emissão de notas fiscais não é somente mais um fator ao qual o empreendedor deve ficar atento, mas, sim, algo que trará comodidade e muita segurança para todas as partes envolvidas na negociação.

Conheça 12 tipos de nota fiscal

Vamos entender melhor sobre os tipos de notas fiscais que existem na legislação brasileira? Confira a seguir.

1. Nota Fiscal de Venda de Produto

A nota fiscal eletrônica de venda de produtos registra a operação de venda/faturamento de mercadorias do seu negócio. Por isso, a nota está ligada à cobrança do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços). A emissão da nota está vinculada à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de cada estado.

É preciso emiti-la e também assegurar que, na entrega, a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) seja enviado. Trata-se de uma representação gráfica simplificada da nota, devendo conter a chave de acesso ao documento, permitindo, então, ao consumidor a consulta das informações na web e o acompanhamento do produto em trânsito.

Ao emitir uma nota de venda de produto, é necessário informar os dados do destinatário e do emitente, detalhes de mercadorias/serviços e demais dados relevantes.

2. Nota Fiscal de Serviço

Esse tipo de nota é destinado a registrar as operações de serviço. Em uma assistência técnica de computadores, precisa ser emitida uma nota fiscal eletrônica quando os acessórios e peças são vendidos, por exemplo. Já consertos, ajustes ou revisões precisam ser registrados por meio de uma Nota Fiscal de Serviço (NFS-e).

No caso da NFS-e, o contribuinte transmite as informações para a prefeitura da cidade a qual está vinculado por meio do RPS (Recibo Provisório de Serviços). Esse tipo de nota deve conter a identificação dos serviços.

As leis municipais podem conter algumas mínimas diferenças entre si. Em alguns municípios, é possível descrever diversos serviços em uma mesma nota, desde que estejam ligadas ao mesmo tomador de serviço.

É importante lembrar de que cada tipo de prestação de serviço tem um código de serviço. Esse código é disponibilizado pela Receita Federal, onde irá identificar qual o exato tipo de prestação de serviço está sendo realizado na emissão da nota fiscal.

3. NF-e Complementar

Essa nota é emitida para acrescentar valores e dados que não foram informados no documento fiscal originalmente. A lei define essa possibilidade em algumas situações, tais como:

  • para o lançamento do imposto que não foi feito na época certa devido a erro de classificação fiscal ou de cálculo;
  • na regularização, devido à diferença no valor, em prestação ou operação, ou no número de produto;
  • na exportação, se o preço resultante do contrato de câmbio causar acréscimo no preço da operação constante na nota.

Ou seja, será preciso emitir a nota fiscal complementar assim que o documento fiscal original registrar um número de produto e/ou preço inferior ao da efetiva operação. Dessa forma, essa nota corresponderá à diferença de imposto, de valor ou de quantidade. Você terá que declarar o motivo da emissão e referenciar a nota original.

A emissão da nota complementar terá uma finalidade específica para a mesma, que é “NF-e complementar”. Apenas terá validade de complemento se for utilizada essa finalidade na emissão, visto que, para essa finalidade, você conseguirá vincular a nota fiscal de origem a esse complemento.

4. Compra

A nota fiscal de compra, conhecida ainda como nota fiscal de entrada, trata-se de um documento para comprovação fiscal da movimentação de produtos recebidos, ao contrário da nota de saída, que é emitida assim que você vende uma mercadoria.

Tanto o consumidor quanto o fornecedor são responsáveis por emitir a nota. No caso do consumidor, esse tipo de nota deve ser emitido quando:

  • ele compra uma mercadoria importada, pois a invoice não tem valor em território nacional, sendo uma NF-e de importação;
  • ele compra uma mercadoria em leilão ou concorrência do Poder Público;
  • o vendedor não é obrigado a emitir um documento fiscal (PF ou MEI);
  • a empresa compradora assume o compromisso de transportar ou de retirar o produto.

Todos os registros precisam ser feitos em ordem cronológica e sempre agrupados conforme o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Por isso, o auxílio de um contador é importante para compreender os processos e não cometer erros na hora da emissão das notas. Mesmo com a NF-e, a escrituração dos registros de entrada continua sendo obrigatória, uma vez que a Receita Federal pode cobrar os documentos em fiscalizações.

Ao receber uma nota fiscal emitida na venda do seu fornecedor, a mesma deverá ser escriturada e lançada no registro de entradas. Este lançamento é obrigatório para que seja comprovada a compra de mercadorias e o lançamento do estoque dos produtos adquiridos.

Compra de produtos de um fornecedor.

5. Devolução

Essa nota tem o propósito de anular as operações de venda ou compra, principalmente no que diz respeito aos impostos e o retorno de mercadorias para o estoque. Portanto, a nota de devolução precisa ser emitida do mesmo modo que a nota de origem foi emitida. Há duas formas de emitir a nota de devolução:

  • nota de devolução de compra: deve ser usada assim que o fornecedor encaminhar a mercadoria adquirida e o produto chegar com algum defeito de fábrica, por exemplo. Nesse caso, será, então, preciso fazer a devolução de compra. Esta será considerada uma nota de saída;
  • nota de devolução de venda: quando o destinatário de uma venda não aceita a mercadoria enviada, a empresa de envio da nota de venda fará a emissão da devolução de venda. Esta será uma nota de entrada;

6. Exportação

As notas de exportação são notas fiscais de saída, emitidas quando o cliente fica localizado no exterior. Entre os dados necessários na hora de emitir uma nota de exportação, estão o local de embarque e o endereço do cliente final.

Nas exportações, o CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações), nas exportações que identificam a natureza da circulação de produtos ou das prestações de serviços, precisa ter o número 7 (específico para exportações) como primeiro dígito. Lembrando que, aqui no país, a exportação tem incentivos fiscais.

7. Remessa

Esse tipo de nota de saída simplifica o controle de movimentação de produtos, permitindo a comprovação da procedência da carga em caso de fiscalização da Receita. Há vários exemplos dessas notas. Veja os principais:

  • amostra grátis;
  • doações;
  • conserto;
  • brindes;
  • consignação;
  • depósito externo;
  • demonstração;
  • industrialização;
  • transporte para feiras;
  • comodato;
  • armazém.

A tributação variará de acordo com a operação feita. Em muitos casos, a nota de remessa tem a suspensão ou é isenta de impostos. No entanto, esses casos precisam ser verificados em cada situação tributária específica.

8. Retorno

A nota de retorno é usada para acompanhamento de produtos ou bens. A tributação dependerá do tipo de operação que será feita. Essa nota pode ter o objetivo de chegada ou de saída do material da empresa.

Nesse caso, o empreendimento emitente deve retornar os produtos para o seu recinto e anular a operação anterior de venda do ponto de vista fiscal. Há diversos tipos de nota de retorno:

  • ativo imobilizado remetido para uso fora;
  • consignação;
  • conserto;
  • comodato;
  • demonstração;
  • industrialização;
  • depósito fechado ou armazém geral;
  • feira;
  • industrialização não aplicada;
  • simbólico depósito fechado ou armazém;
  • industrialização por conta e ordem;
  • venda fora do estabelecimento.

A nota de retorno é uma nota de entrada que deverá ser emitida conforme o retorno, caso seja necessário que essa operação se anule. É importante, na emissão do retorno, fazer referência a nota fiscal de remessa, para que as duas estejam vinculadas.

9. Venda consignada

A venda consignada acontece quando você deixa as suas mercadorias a cargo de outro empreendimento ou de outra pessoa para apresentá-las ao público consumidor. Mas, no caso de o representante não conseguir fazer a venda, ele não precisará pagar os valores das mercadorias.

Essa negociação permite que uma empresa distribua suas mercadorias para que outros façam mais vendas por ela. Se acontecer a venda efetiva do produto para o consignatário, o consignante emitirá uma nota fiscal de venda por consignação. Quando a venda não ocorre, o revendedor devolve os produtos em consignação com uma nota de devolução de produto recebido em consignação.

10. Venda a ordem

Estamos falando, aqui, de uma operação comercial triangular, envolvendo o adquirente originário, o fornecedor e o destinatário final. Mas como funciona? É simples, o fornecedor 1 vende a mercadoria para o adquirente originário 2, que solicita que a entrega seja realizada diretamente de 1 para o destinatário 3, que comprou o produto de 2.

Tal operação não exige, então, que o produto seja transportado até a empresa que fez a primeira compra, para, depois, ser remetido ao destinatário final. Você, que faz o produto, precisará emitir duas notas: uma de venda e ordem para o revendedor e outra de remessa para o comprador final, para que a mercadoria possa ser transportada.

Lembrando que a nota que você emitirá para o comprador final é totalmente isenta de tributação, e seu único objetivo é o deslocamento do produto. Quem arcará com os impostos ligados ao produto para o comprador final é o revendedor.

11. Venda para entrega futura

A venda para entrega futura acontece assim que você comercializa determinado produto e faz o faturamento antes da entrega. Nesse tipo de operação, as partes combinam para que a entrega aconteça posteriormente. Por isso, o pagamento do produto será feito antes.

Dessa forma, a operação é executada somente com o propósito de faturar, sem que haja o deslocamento das mercadorias. Em seguida, quando a mercadoria for enviada, você precisará emitir uma nota de remessa para o transporte dos produtos.

12. Venda de industrialização

O processo de industrialização compreende a transformação de uma mercadoria. Você transforma uma matéria-prima em uma mercadoria que pode ser comercializada ou consumida. Por não precisarem reduzir custos ou ter a expertise, alguns empreendimentos escolhem delegar a um terceiro uma parte desse processo de produção.

Então, existem dois personagens na operação: a indústria de um lado, que precisa terceirizar, e o terceiro de outro lado, que executará parte da produção de indústria. Para que a operação seja formalizada, a indústria deve enviar o insumo necessário para a transformação ao terceiro, estando acompanhado de uma nota fiscal de remessa para a industrialização.

Logo depois, o terceiro executará a transformação requerida, devolvendo a mercadoria e emitindo uma nota fiscal de retorno da industrialização junto a uma nota fiscal de venda de industrialização, a qual representa a cobrança pelo serviço feito e pelos insumos usados.

Confira 3 passos para emitir sua nota fiscal

Veja o que fazer para emitir as notas fiscais no seu e-commerce:

1. Tenha um certificado digital

O certificado digital funciona como uma senha que verifica a identidade do usuário, empresa ou computador. É utilizado principalmente para emitir notas fiscais, podendo ser usado para os mais diversos assuntos relacionados à Receita Federal.

Existem certificados no modelo A1 (arquivo digital) e A3 (cartão ou token).

O certificado tende a funcionar como um meio digital pelo qual um negócio faz a assinatura dos documentos digitais, como uma nota fiscal. No Brasil, diversos órgãos são determinados como autoridade certificadora pela ICP-Brasil (pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como a Serasa e os Correios.

2. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)

O site, de forma automática, habilitará o usuário para realizar os testes de integração com a sua ferramenta de emissão de nota fiscal. Após realizar os testes, o contribuinte selecionará “Credenciamento para emitir nota fiscal em produção”, estando, assim, pronto para fazer a emissão da nota. A autorização não precisa ser publicada e a emissão pode ser iniciada imediatamente.

3. Escolha um emissor de nota fiscal

Assim que a certificação digital for adquirida, e o registro na Secretaria da Fazenda for feito, será preciso somente escolher um emissor de nota fiscal para fazer a emissão. Não tem ideia de como escolher um bom emissor? Fique tranquilo, pois, no próximo tópico, abordaremos tudo sobre como fazer essa escolha da forma certa.

Saiba como escolher um emissor de nota fiscal para seu e-commerce

Veja alguns fatores que devem ser considerados para escolher um emissor de notas fiscais para a sua loja virtual.

Pesquise e compare as opções

O passo inicial para escolher um bom emissor é fazer uma pesquisa completa e buscar autoridades no assunto para conseguir dicas relevantes a respeito de cada software. Em seguida, procure guias, tutoriais e dicas sobre cada sistema e faça uma comparação entre os benefícios ofertados por cada um.

Não sabe o que levar em conta para escolher uma opção? Os empreendedores que já concordaram com os benefícios de aderir a um sistema de gestão integrada têm dúvidas sobre qual é a melhor alternativa para o seu empreendimento. Para acabar com esse questionamento, a dica é conhecer o seu negócio a fundo.

É fundamental mapear os processos, envolvendo administração de pessoas e de recursos, vendas e produção. Isso aproximará o gestor de um passo relevante: ficar ciente das oportunidades de melhorias, das dificuldades e dos gargalos que caracterizam a sua empresa.

Escolha para certificado digital.
Pesquise e escolha um certificado digital para emitir as notas fiscais

Faça a integração com sistemas já existentes

Migrar os processos de uma empresa para determinada plataforma a fim de tornar centralizada a rotina, é uma oportunidade para organizar a empresa e tornar o dia a dia das atividades otimizado.

Por isso, busque um emissor que permita a integração com os sistemas que já estão presentes no negócio, para o bom aproveitamento das informações já armazenadas e das rotinas e atividades que suportam a esteira da empresa.

Além disso, a ferramenta deve conectar vários setores, permitindo o gerenciamento centralizado das áreas de vendas, finanças, contabilidade e outras, incluindo, obviamente, a emissão eletrônica de nota fiscal.

Busque uma relação custo-benefício favorável

Pagar por um produto ou por um serviço é totalmente normal. Pagar por uma mercadoria ou por um serviço que não atenderão às necessidades da gestão da empresa não é aceitável. É fundamental, portanto, estudar bem as funcionalidades que as soluções do mercado oferecem e identificar as que entregam recursos e módulos alinhados com a realidade da sua empresa.

Ao encontrar ferramentas que consigam fazê-lo, basta estabelecer a comparação dos preços e escolher a que oferece um favorável custo-benefício, lembrando que a capacitação para o uso certo, a facilidade no pagamento e o suporte técnico estão envolvidos.

Não se esqueça da formalização

Não adiantará muito instalar um excelente sistema quanto aos assuntos de inteligência para a empresa e não pensar na legitimação da solução diante do governo. É imprescindível que você credencie o negócio junto à SEFAZ para que a emissão de nota fiscal seja reconhecida. Cada estado apresenta as suas próprias regras para esse credenciamento, mas, geralmente, o procedimento é bem rápido e simples.

Uma ótima opção de emissor para as suas notas fiscais é o sistema para emissão da Tiny ERP. Estamos falando de um software integrado de gestão totalmente direcionado para os pequenos e médios empreendimentos das áreas: e-commerces, serviços, comércios e indústrias. O Tiny ERP conta com funcionalidades que acabam por transformar o complexo em simples, sendo que elas são desenvolvidas por uma equipe sempre disposta a ouvir e a interagir de modo transparente com os usuários.

Além disso, há integração com diversas plataformas de e-commerce, marketplaces, plataformas de logísticas, hub conectores etc. O ERP permite que algumas funções sejam ativadas de outro plano, sem ser preciso mudar de plano. E claro, não podemos deixar de falar da facilidade de operacionalizar, da usabilidade, do layout clean e da oportunidade de ter todas as informações em diversos dispositivos de modo organizado e fácil.

Quero emitir notas com o Tiny ERP

Ao usar um emissor de nota fiscal integrado a um sistema de gestão, que consiga solucionar outros problemas corporativos além da emissão dos documentos fiscais, você acaba automatizando as etapas e simplificando as operações e pode se dedicar ao que mais importa no negócio: o atendimento aos clientes, a captação de novos consumidores e o foco total na estratégia de crescimento.

Como você pôde ver, a emissão de nota fiscal para e-commerce vai muito além de uma obrigação prevista em lei, uma vez que auxilia a empresa no controle fiscal sobre as operações e no aumento das vendas, além de contribuir para aumentar a credibilidade junto ao cliente. Por isso, fique atento aos detalhes que envolvem o procedimento de emissão das notas e coloque as nossas dicas em prática.