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Saiba como controlar os estoques de sua operação

Saiba como controlar os estoques de sua operação

11.09.2020 por Laika em ERP

Controlar os estoques é necessário para facilitar na hora de tomar decisões. Veja como fazer um controle de estoques eficiente em seu negócio.

Uma gestão de estoque eficiente é indispensável no varejo. Ela é útil tanto para lojas físicas quanto para o e-commerce, pois evita prejuízos, dificuldades de tomar decisões e perdas de oportunidades. Para aproveitar ao máximo, é preciso saber como controlar os estoques de uma empresa, e o uso de um ERP auxilia nesta rotina.

Mais que apenas registrar o que está armazenado, é necessário ter indicadores e dados estratégicos. Assim, é possível atender melhor ao público, manter a lucratividade e até se destacar da concorrência.

Para entender o que fazer, veja as dicas que separamos e tenha o máximo controle sobre as operações de estoque.

Relatórios para controle de estoque

O ideal é ter um relatório de controle de estoque que apresente os dados que são importantes para seu negócio. Por isso, antes mesmo de criar, é preciso ter um planejamento sobre quais são as informações fundamentais.

Vale a pena mapear os processos e entender quais são os indicadores mais relevantes, de acordo com a atuação da empresa. Em alguns empreendimentos, o relatório de estoque deve priorizar datas de entrada e saída e a validade dos itens, por exemplo. Em outros, é preciso focar no nível de estoque e nos giros para ter um abastecimento dinâmico.

Entenda que o objetivo é fornecer informações consolidadas que ajudem a tomada de decisão. Com as informações, é possível definir se é preciso fazer uma nova compra com os fornecedores e qual é a quantidade de certos produtos. Também fica fácil ter uma ideia sobre quais são os produtos com maior saída e quais estratégias de venda têm funcionamento melhor. Além disso, uma boa estrutura do documento é indispensável para que ocorra uma análise completa das operações.

Dica do Tiny

Utilize os relatórios disponíveis no Tiny ERP para te ajudar no controle de estoques

Com o Controle de estoques, você pode verificar as quantidades em estoque e também efetuar lançamentos de entrada, saída e balanço. Para utilizar, acesse Suprimentos → Controle de estoques

O Controle de lotes e validades, está disponível para os planos Essencial e Grande. Com ele, as empresas conseguem controlar as informações de lotes e validades dos seus produtos, principalmente as que comercializam produtos perecíveis.

O Giro do estoque é um indicador que informa quais produtos estão com baixa rotatividade ou encalhados. É um bom relatório para decidir quais itens colocar em promoção, por exemplo. Para ter acesso, instale a extensão Giro do Estoque, e, em seguida, acesse Menu → Suprimentos → Giro de Estoque. 

Integre as informações de estoque entre os setores

Os cuidados com o estoque não são apenas responsabilidade do setor de logística da empresa. A comunicação entre os setores de logística, compras e comercial merece atenção.

O setor de compras precisa estar atento para evitar ruptura do estoque, que é a falta de um ou vários produtos em estoque. Além disso, deve ter cuidado para não comprar produtos em excesso, originando custo de mercadoria parada. 

O comercial não pode vender itens sem quantidade disponível em estoque, por isso precisa ter em mãos as informações corretas sobre cada produto. Já imaginou vender um produto sem disponibilidade de estoque? É uma situação delicada e que prejudica a satisfação do cliente.

Já o setor de logística mantém as quantidades em estoque sempre controladas e atualizadas para que os outros dois setores possam tomar as melhores decisões. 

Quando a integração entre esses setores funciona da forma correta, a empresa é mais assertiva em suas decisões e o consumidor fica feliz com sua experiência de compra. 

Dica do Tiny 

O relatório de Necessidades de Compra auxilia a empresa a ter uma visão de quanto deve comprar para suprir a demanda de vendas. Assim fica mais fácil comprar as quantidades necessárias, além de evitar o custo de mercadoria sem giro.

Para gerar o relatório, é preciso instalar a extensão Necessidade de Compras. Após, é só acessar Suprimentos → Necessidades de Compra.

O inventário como solução para correções de estoque

O inventário do estoque também faz parte do controle. Essa etapa consiste na contagem das mercadorias disponíveis e permite fazer correções, caso tenham acontecidas entradas ou saídas de itens, mas que não foram contabilizadas.

O ideal é que essa contagem seja feita conforme a necessidade de cada empresa, como semanal ou mensal. Isso ajuda a manter os estoques sempre corretos e atualizados, o que é importante para a tomada de decisões. Todos os relatórios necessitam de dados corretos para que ofereçam informações precisas. 

Dica do Tiny

O Tiny oferece um inventário para que você controle as quantidades de mercadorias disponíveis em sua empresa. Para utilizar, acesse Menu → Suprimentos → Controle de estoques → Mais ações → Gerar inventário.

Defina limites para o estoque

No processo de controle de estoque, também é importante estabelecer certos limites para os itens. Isso é o chamado estoque de segurança, que deve ter uma quantidade mínima para atender à demanda e um valor máximo para evitar os desperdícios.

Uma maneira de chegar a esses valores é com a integração das informações comerciais. Ao entender o comportamento de vendas, há como fazer previsões de demanda e confrontar os dados com o relatório de controle de estoque.

Dica do Tiny

No Tiny, você pode informar qual o estoque mínimo e máximo de um produto. Assim, você recebe um e-mail sempre que estes limites forem atingidos. 

Evite perdas de informações

Controlar os estoques envolve ter informações que sejam consolidadas e confiáveis. Como dissemos, o estoque deve ser compartilhado entre alguns setores, e por isso, é preciso cuidar para que informações não fiquem perdidas e para que não ocorram ruídos na comunicação.

Um jeito adequado de se prevenir nesse sentido é com a ajuda da tecnologia, como no caso dos sistemas integrados. Com o Tiny ERP, é possível ter uma gestão mais organizada dos estoque.

O uso dessa ferramenta também é útil para obter a atualização em tempo real das informações. Assim, quando uma venda é consolidada, os estoques são atualizados. É uma ótima ajuda inclusive para quem vende online, em loja própria ou marketplaces, pois as quantidades no Tiny são espelhadas em todos esses canais de venda. 

Conclusão

O estoque é um dos elementos mais importantes para a logística do varejo. Para controlá-lo, é importante registrar informações de maneira completa, o que pode ser feito por meio dos relatórios de controle.

Além disso, é importante criar um bom fluxo de informação do armazenamento com outras áreas do negócio e fazer periodicamente o inventário. Para completar, é preciso estabelecer limites para os itens e tomar cuidado com a perda de informações.

Com o uso de um ERP, é possível integrar a tecnologia ao processo e torná-lo mais eficiente. Isso ajuda a tomar decisões efetivas e rápidas, além de favorecer a experiência do consumidor.

Já que falamos em métricas e dados, conheça 7 indicadores de estoque que merecem a sua atenção.